Настоящий Регламент устанавливает единый порядок получения, распределения и контроля за использованием топливных карт для личного и арендованного автотранспорта, задействованного в операционной деятельности ООО. Документ призван оптимизировать расходы на топливо, минимизировать риски нецелевого использования ресурсов и повысить прозрачность управленческих процессов. Внедрение Регламента позволит руководителям обеспечить эффективное управление автопарком и снизить операционные издержки, что положительно скажется на финансовых показателях компании.
Систематизировать процесс выдачи и контроля использования топливных карт, обеспечив прозрачность и экономическую эффективность операций с топливом для личного и арендованного автотранспорта.
Данный Регламент представляет собой набор утвержденных процедур и правил, описывающих полный цикл работы с топливными картами, от подачи заявки до отчетности. Он является инструментом для стандартизации и контроля бизнес-процессов, связанных с обеспечением транспортных средств топливом.
Неконтролируемое использование топливных карт и отсутствие четких регламентов приводит к нецелевым расходам, сложностям в учете и потенциальным злоупотреблениям. Это снижает эффективность управления автопарком и увеличивает операционные затраты.
Актуальность данного Регламента обусловлена необходимостью оптимизации расходов на топливо в условиях текущей экономической ситуации. Он предоставляет руководителям действенный механизм для контроля и снижения затрат, связанных с эксплуатацией автотранспорта.
Основная цель Регламента – установление прозрачного и контролируемого порядка выдачи и использования топливных карт, направленного на предотвращение нецелевых расходов и повышение эффективности использования корпоративных и привлеченных транспортных средств.
Руководители подразделений, ответственные за эксплуатацию автотранспорта, сотрудники отдела снабжения, бухгалтерии, водители и лица, ответственные за распределение и контроль топливных карт.
Регламент распространяется на все подразделения ООО, использующие личные или арендованные автомобили для выполнения служебных задач, включая всех сотрудников, допущенных к использованию топливных карт.
Регламент вступает в силу с даты его утверждения и обязателен для исполнения всеми сотрудниками ООО, чья деятельность связана с использованием или распределением топливных карт.
Цель: Не менее 10% за квартал
Цель: Не более 1% от общего числа операций
Цель: 100% в установленные сроки
Цель: Соответствие утвержденным лимитам
При возникновении спорных ситуаций или нарушений порядка использования топливных карт, вопросы решаются путем эскалации через непосредственного руководителя к начальнику отдела снабжения или финансовому директору.
Регламент соответствует Политике ООО по управлению автопарком и внутренним правилам финансового контроля.
Регламент подлежит пересмотру не реже одного раза в год ответственным лицом – руководителем отдела снабжения.
Получает, использует топливную карту согласно установленному порядку, своевременно предоставляет отчетность и соблюдает лимиты и правила компании.
Рассматривает и утверждает заявки на выдачу топливных карт своим подчиненным, контролирует целевое использование и соблюдение лимитов.
Осуществляет выдачу, блокировку и учет топливных карт, ведет реестр, проводит первичный контроль использования.
Обрабатывает отчеты по топливным картам, осуществляет сверку и списание расходов, контролирует финансовые потоки.
Внедрение и поддержка Регламента требуют наличия программного обеспечения для учета топливных карт, обученного персонала и выделения времени руководителей на утверждение заявок и контроль.
Выполнил: ФИО
