Настоящее техническое задание (ТЗ) определяет требования к внедрению системы электронного кадрового документооборота (ЭКДО) Контур КЭДО в компании. Цель внедрения – автоматизация HR-процессов, повышение эффективности работы с персоналом, снижение административной нагрузки и минимизация рисков, связанных с бумажным документооборотом. Реализация данного ТЗ позволит перейти на юридически значимый электронный документооборот в соответствии с требованиями 63-ФЗ, оптимизировать кадровые бизнес-процессы и повысить прозрачность работы с кадровыми данными. В рамках внедрения предполагается настройка, интеграция с существующими системами, обучение персонала и поддержка в период адаптации к новой системе.
Внедрение системы Контур КЭДО позволит автоматизировать процессы кадрового делопроизводства и обеспечить юридическую значимость электронных документов. Оптимизация документооборота сократит трудозатраты отдела кадров и минимизирует риски, связанные с ошибками в бумажных документах.
В рамках данного ТЗ предусмотрено внедрение функционала ЭКДО Контур КЭДО, включая настройку шаблонов документов, интеграцию с системами учета кадров (при необходимости), формирование и подписание электронных документов, а также обучение сотрудников. Не входит в объем работ: разработка дополнительных модулей, не предусмотренных стандартной функциональностью Контур КЭДО, а также интеграция с системами, не определенными в данном ТЗ.
Система должна обеспечивать возможность создания, ведения и хранения штатного расписания в электронном виде.
Система должна позволять формировать приказы о приеме, переводе, увольнении и других кадровых действиях.
Обеспечение возможности электронной подписи кадровых документов с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Система должна поддерживать ведение электронных личных дел сотрудников с хранением необходимых документов.
Возможность формирования различных отчетов по кадровому учету (например, отчет по текущей численности, отчет по увольнениям).
Настройка автоматических уведомлений о важных событиях (например, окончание сроков трудовых договоров).
Обеспечение интеграции с используемой в компании версией 1С:Зарплата и Управление Персоналом.
Система должна обеспечивать разграничение прав доступа к информации для различных категорий пользователей.
Подготовка серверов и сетевой инфраструктуры для развертывания системы.
Настройка шаблонов документов, прав доступа и интеграции с 1С.
Проведение обучения для сотрудников отдела кадров.
Проведение итогового тестирования и запуск системы в промышленную эксплуатацию.
Общее время реализации проекта оценивается в 8-12 недель. Ключевые этапы: подготовка инфраструктуры, настройка системы, обучение пользователей, тестирование и ввод в эксплуатацию.
Оценочный бюджет проекта составляет от 300 000 до 500 000 рублей, включая стоимость лицензий, внедрения и обучения.
Снижение: Заблаговременный заказ оборудования у надежных поставщиков.
Снижение: Проведение дополнительных обучающих мероприятий.
Снижение: Привлечение квалифицированных специалистов по интеграции.
Снижение: Проведение разъяснительной работы и вовлечение сотрудников в процесс внедрения.
Определение требований к системе, утверждение результатов внедрения.
Тестирование системы, предоставление обратной связи.
Обеспечение технической поддержки, интеграция с другими системами.
Проверка корректности передачи данных в учетную систему.
Отвечает за общее управление проектом, взаимодействие с заказчиком, контроль выполнения задач и соблюдение сроков. Осуществляет координацию работы команды проекта и обеспечивает успешную реализацию проекта.
Собирает и анализирует требования заказчика, разрабатывает спецификации, участвует в проектировании системы, проводит тестирование и валидацию результатов работы.
Осуществляет интеграцию системы Контур КЭДО с другими системами компании (например, 1С), настраивает параметры системы, решает технические проблемы и обеспечивает работоспособность системы.
Разрабатывает тестовые сценарии, проводит функциональное и интеграционное тестирование системы, выявляет и документирует ошибки, контролирует исправление ошибок и обеспечивает качество системы.
Система должна интегрироваться с 1С:Зарплата и управление персоналом, а также, при необходимости, с другими учетными системами компании (например, ERP). API для интеграции с другими сервисами рассматривается по запросу.
Система должна соответствовать требованиям законодательства РФ по защите персональных данных, обеспечивать шифрование данных и контроль доступа. Серверы должны быть размещены в защищенном дата-центре.
Проведение функционального тестирования, интеграционного тестирования и приемочного тестирования с участием представителей заказчика. Критерием приемки является соответствие системы требованиям, описанным в ТЗ.
Гарантийный период поддержки составляет 12 месяцев с момента ввода системы в эксплуатацию. Предлагается SLA с гарантированным временем реакции на заявки.
Для реализации ТЗ потребуются ресурсы IT-отдела компании, специалисты по внедрению Контур КЭДО, а также опытный тестировщик.
Выполнил: ФИО
