Настоящее Техническое задание (ТЗ) определяет требования и объём работ по внедрению системы электронного кадрового документооборота (КЭДО) "Контур КЭДО". Цель ТЗ – обеспечить основу для успешной миграции существующих кадровых процессов в цифровой формат, повысить эффективность управления персоналом, снизить бумажный документооборот и минимизировать операционные расходы. Ожидаемый бизнес-результат включает ускорение процессов согласования и подписания документов, повышение исполнительской дисциплины, улучшение архивации и снижение рисков, связанных с ошибками и потерей бумажных документов. Реализация данного ТЗ позволит повысить прозрачность и управляемость кадровых процессов.
Основная цель данного ТЗ – обеспечить внедрение и настройку системы "Контур КЭДО" для автоматизации кадрового документооборота. Внедрение призвано повысить операционную эффективность HR-процессов, сократить издержки и минимизировать риски, связанные с ручным управлением документами.
В объём работ входит установка, настройка и первичная конфигурация системы "Контур КЭДО" под нужды компании, обучение ключевых пользователей и разработка руководств. Вне рамок ТЗ остаются доработка функционала сверх заявленного, интеграция с системами, не указанными в приложении, а также миграция исторических данных, требующая отдельного согласования.
Автоматизация создания, согласования и электронного подписания кадровых приказов.
Электронное заключение, изменение и расторжение трудовых договоров и договоров ГПХ.
Обработка заявлений сотрудников (отпуск, командировка, увольнение) в электронном виде.
Электронное ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами и приказами.
Надежное электронное хранение подписанных кадровых документов в соответствии с законодательством.
Настройка двусторонней интеграции для обмена данными о сотрудниках и кадровых событиях.
Настройка ролей и прав доступа для различных категорий пользователей системы.
Официальный старт работ, формирование команды, утверждение ТЗ.
Развертывание системы, базовая конфигурация, интеграция с 1С:ЗУП.
Проведение функционального и пользовательского тестирования.
Проведение обучения ключевых пользователей и администраторов.
Перевод системы в промышленную эксплуатацию, подписание акта.
Ориентировочный срок реализации проекта составляет 6 недель с момента подписания договора. Ключевые этапы включают установку, настройку, интеграцию, тестирование, обучение и ввод в эксплуатацию.
Оценочный бюджет на внедрение системы "Контур КЭДО" составляет от 300 000 до 500 000 рублей, включая лицензии и услуги внедрения.
Снижение: Проведение разъяснительной работы, демонстрация преимуществ, обучение и поддержка пользователей.
Снижение: Детальное предварительное обследование, привлечение высококвалифицированных специалистов, резерв времени.
Снижение: Четкое распределение ролей, регулярные встречи, мотивация со стороны руководства.
Снижение: Постоянный мониторинг изменений, оперативная адаптация системы при необходимости.
Курирование проекта, определение бизнес-требований, принятие финальных решений.
Обеспечение технической инфраструктуры, контроль интеграции, вопросы безопасности.
Координация работ, управление ресурсами, контроль сроков и бюджета.
Тестирование системы, предоставление обратной связи, обучение.
Отвечает за планирование, координацию и контроль выполнения всего проекта. Обеспечивает взаимодействие между командой заказчика и исполнителя, следит за сроками, бюджетом и качеством.
Проводит сбор, анализ и формализацию требований к системе. Разрабатывает архитектуру решения, проектирует интеграции, составляет ТЗ и пользовательскую документацию.
Участвует в тестировании системы, проводит обучение конечных пользователей, обеспечивает обратную связь от бизнеса, помогает в адаптации HR-процессов под новую систему.
Отвечает за техническую подготовку инфраструктуры, установку, настройку и поддержку работоспособности системы. Обеспечивает выполнение требований по безопасности и интеграции.
Предполагается интеграция с учётной системой "1С:Зарплата и управление персоналом" (1С:ЗУП) для синхронизации справочников сотрудников и кадровых событий. Дополнительные интеграции могут быть рассмотрены в рамках отдельного проекта.
Система должна соответствовать требованиям законодательства РФ о защите персональных данных (ФЗ-152). Доступ к конфиденциальной информации должен быть строго регламентирован матрицей доступа. Передача данных должна осуществляться по защищенным каналам (HTTPS).
Будет проведен комплексный тест, включающий функциональное тестирование разработчиком, приемочное тестирование ключевыми пользователями и тестирование производительности. Валидация будет осуществляться по соответствию критериям приемки.
Гарантийный период на внедренные доработки составит 3 месяца. Последующее сопровождение осуществляется по договору SLA с поддержкой 24/7.
Для успешной реализации проекта потребуются следующие ресурсы: команда внедрения от поставщика "Контур КЭДО", команда HR-специалистов, IT-специалисты заказчика, облачная или локальная инфраструктура.
Выполнил: ФИО
