Настоящее Техническое задание (ТЗ) определяет требования к процессу и результатам централизованной закупки канцелярских товаров для нужд компании. Цель ТЗ — обеспечить бесперебойное снабжение всех подразделений качественными расходными материалами, оптимизировать затраты за счет стандартизации ассортимента и консолидации закупок. Ожидаемый бизнес-результат: сокращение операционных расходов, повышение эффективности работы сотрудников за счет своевременного обеспечения всем необходимым, минимизация рисков дефицита продукции и унификация номенклатуры канцтоваров для улучшения учета и контроля.
Обеспечить эффективное и экономически целесообразное снабжение сотрудников компании канцелярскими товарами, минимизируя операционные издержки и временные затраты на закупки. Достичь прозрачного и контролируемого процесса обеспечения офисным имуществом, что напрямую повлияет на производительность труда и общую операционную эффективность.
В объем данного ТЗ входит описание процесса выбора поставщика (или поставщиков), формирования ассортиментной матрицы, определения условий поставки и оплаты, а также контроля качества поставляемых канцелярских товаров. Вне рамок данного ТЗ находятся закупка мебели, офисной техники, расходных материалов для оргтехники (за исключением бумаги) и любых других товаров, не относящихся к категории "канцелярские товары".
Разработать стандартизированный перечень необходимых канцелярских товаров с указанием характеристик и допустимых производителей/брендов.
Определить критерии отбора поставщиков, провести тендерные процедуры или переговоры для получения лучших условий.
Разработать удобный механизм формирования заявок на канцтовары для подразделений.
Определить требования к срокам, периодичности и условиям доставки товаров на склад или напрямую в подразделения.
Внедрить процедуру проверки соответствия поставляемых товаров заявленным характеристикам и стандартам.
Предложить решение для оптимизации складских запасов канцтоваров.
Разработать порядок согласования и оплаты счетов от поставщиков.
Сбор и анализ данных о текущем потреблении канцтоваров.
Формирование и утверждение перечня необходимых товаров.
Проведение тендерных процедур или переговоров, заключение договоров.
Создание регламентов, форм заявок и отчетности.
Согласование и утверждение итогового ТЗ.
Общая продолжительность проекта составит около 6 недель. Основные этапы включают анализ потребностей, формирование ассортимента, выбор поставщика(ов) и разработку регламентов.
Ориентировочный бюджет на закупку канцелярских товаров будет определен после формирования ассортиментной матрицы и выбора поставщика, но ожидается в рамках существующих операционных расходов.
Снижение: Тщательная проверка репутации, финансовой устойчивости и документации потенциальных поставщиков.
Снижение: Вовлечение руководителей подразделений в процесс формирования ассортиментной матрицы.
Снижение: Формулирование четких условий поставки в договоре, наличие резервных поставщиков.
Снижение: Проведение конкурентных процедур закупки, регулярный мониторинг рыночных цен.
Утверждение бюджета, контроль расходов, утверждение поставщиков.
Организация тендерных процедур, выбор поставщиков, заключение договоров.
Формирование заявок, предоставление информации о потребностях, приемка товаров.
Проверка договоров с поставщиками, контроль соответствия законодательству.
Отвечает за общее руководство проектом, координацию работы команды, соблюдение сроков и бюджета, а также за финальное формирование и согласование ТЗ.
Отвечает за сбор информации о потребностях, анализ рынка поставщиков, разработку ассортиментной матрицы и оценку предложений.
Отвечает за юридическую экспертизу договоров с поставщиками, проверку соответствия законодательству и защиту интересов компании.
Отвечает за контроль бюджета закупок, проверку счетов и проведение оплат в соответствии с установленными процедурами.
Предполагается интеграция с существующей системой учета товарно-материальных ценностей (при наличии) для автоматизации контроля запасов и отчетности. Также возможно взаимодействие с корпоративным порталом для формирования заявок.
Все данные о закупках и поставщиках должны обрабатываться с соблюдением политики конфиденциальности компании. Документы, содержащие коммерческую тайну, должны храниться в защищенном доступе.
Проверка соответствия поставленных товаров утвержденной ассортиментной матрице и спецификациям. Валидация процесса закупки на соответствие разработанным регламентам.
Гарантийный период на канцелярские товары устанавливается в соответствии с применимыми нормами законодательства и условиями производителей. Требуется оперативное решение рекламаций.
Для реализации проекта потребуются сотрудники отдела закупок, финансового отдела, руководители подразделений, а также, при необходимости, специалисты IT-отдела для интеграции систем.
Выполнил: ФИО
