Во вступлении необходимо обозначить актуальность проблемы неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств поставщиком. Кратко описать ситуацию, приведшую к необходимости составления претензии. Указать правовую основу, регулирующую отношения между поставщиком и потребителем/организацией (Гражданский кодекс РФ, Закон о защите прав потребителей и т.д.). Сформулировать цель написания претензии – добиться устранения недостатков, возмещения убытков или расторжения договора.

В основной части необходимо подробно изложить обстоятельства дела: когда, что и как было нарушено. Четко сформулировать суть предъявляемых требований – возврат денежных средств, устранение недостатков товара/услуги, выплата неустойки (пени), возмещение убытков. Обязательно указать ссылки на конкретные пункты договора, подтверждающие наличие нарушений со стороны поставщика. Приложить копии документов, подтверждающих факт нарушения (договор, накладные, акты, фотографии, заключения экспертизы и т.д.). Указать срок для ответа на претензию и устранения нарушений.

В заключении необходимо еще раз кратко напомнить о предъявляемых требованиях и последствиях их неисполнения. Указать, что в случае отказа в удовлетворении претензии, информация будет использована для обращения в суд. Подчеркнуть готовность к мирному разрешению спора, но в то же время, заявить о намерении защищать свои права законными способами. Проставить дату составления претензии и подпись претендента (с расшифровкой).