Во вступлении необходимо указать адресата служебной записки (кому она направлена), должность и ФИО составителя. Далее кратко формулируется суть проблемы – невозможность исполнения должностных обязанностей. Важно обозначить, какие именно обязанности не могут быть выполнены и, возможно, указать сроки, в течение которых возникли сложности. Необходимо соблюдать официально-деловой стиль, избегая эмоциональных оценок. Краткость и четкость изложения – ключевые характеристики данного раздела.

В основной части необходимо максимально подробно и аргументированно описать причины, препятствующие выполнению работы. Причины могут быть различными: отсутствие необходимых ресурсов (материальных, технических, финансовых), некомпетентность сотрудников, организационные проблемы, несоответствие квалификации, внешние факторы (форс-мажорные обстоятельства) и т.д. Каждую причину следует излагать четко, подтверждая ее фактами и, при необходимости, ссылками на нормативные документы. Следует оценить потенциальные последствия невыполнения работы и возможные риски. Укажите, предпринимались ли какие-либо действия для решения проблемы и с какими результатами.

В заключении необходимо кратко резюмировать изложенную проблему и ее последствия. Затем следует представить конкретные предложения по решению проблемы: например, запрос на выделение дополнительных ресурсов, перераспределение обязанностей, привлечение специалистов, изменение сроков выполнения работы и т.п. Важно также указать, какие действия необходимо предпринять руководству для решения проблемы. В конце необходимо выразить готовность к сотрудничеству и содействию в решении возникшей ситуации. Завершите служебную записку датой и подписью.