8 e a formal email based on written input

Определения и обозначения

Формальное электронное письмо — сообщение по электронной почте адресату, с которым общаются официально или малознакомы. Его цель — вежливо запросить сведения, ответить на вопросы или сообщить нужную информацию. В отличие от неформального письма другу, в нём неуместны фамильярность и разговорный тон.

Письменная опора — исходный текст с фактами, вопросами или пунктами, которые необходимо учесть в ответном письме. Она задаёт содержание задания, но не всегда предлагает готовые предложения. Благодаря ей можно понять, что именно ждёт адресат, и не забыть обязательные сведения.

Формальный стиль — выбор вежливых нейтральных выражений и полных форм слов вместо разговорных сокращений и сленга. Например, в таком письме предпочтительнее написать I am, а не I'm. Это помогает показать уважение к адресату и делает сообщение подходящим для официальной ситуации.

Связующие слова — слова и выражения, которые последовательно соединяют идеи и части письма. Например, first of all вводит первый пункт, also добавляет мысль, а finally обозначает завершение. С ними текст выглядит цельным, а не набором отдельных ответов.

Как это устроено

Сначала определи, кому адресовано письмо и зачем его нужно написать. Посмотри на ситуацию и формулировку задания: обращение в организацию требует более официального тона, чем ответ знакомому. Это важно, потому что от адресата и цели зависят выбор слов, обращение и сведения, которые следует включить.

Затем прочитай письменную опору и выдели все обязательные пункты: вопросы, факты, просьбы или ограничения по объёму. Можно превратить каждый пункт в короткую заметку или вопрос к себе, на который нужно ответить в письме. Такая проверка нужна, чтобы не потерять важную часть задания, даже если письмо в целом звучит грамотно.

После этого распредели содержание по частям письма. Во вступлении обычно называют причину обращения, а в основном тексте раскрывают пункты опоры; в конце используют вежливую заключительную фразу и подпись. Структура помогает адресату быстро понять, почему ему пишут, и облегчает чтение сообщения.

Выбирай выражения, соответствующие формальному стилю: вежливое обращение, полные формы слов и нейтральную лексику. Не используй сленг, шутливые обращения и сокращения вроде can't, если задание требует официального письма. Такой выбор нужен не ради сложных слов, а чтобы тон соответствовал ситуации и не казался фамильярным.

Соедини абзацы и идеи подходящими связующими словами: например, firstly, moreover, however, finally. Затем прочитай письмо целиком и проверь, легко ли проследить ход мысли от причины обращения до заключения. Последняя проверка должна охватить пункты опоры, грамматику, орфографию и заданный объём: это помогает заметить и пропуск, и языковую ошибку.

Части формального электронного письма

Пользуйся таблицей как планом: перед письмом реши, что поместить в каждую часть. Сверь структуру с заданием и убедись, что пункты опоры находятся в основном тексте, а не потерялись во вступлении. Обращение и подпись тоже нужны: они помогают оформить письмо как завершённое сообщение.

Разбор задач

Задача 1. Формальное письмо-запрос

Условие: по краткой опоре нужно составить формальный запрос и использовать каждый указанный пункт. Сначала выясняем, кому и зачем пишем, затем располагаем информацию в подходящих частях. Так можно выполнить требования, не превращая письмо в перечень заметок.

1. Определяем адресата и цель: например, спрашиваем организацию о возможностях участия в мероприятии.
2. Отмечаем каждый пункт опоры и превращаем его в вопрос или просьбу. Проверяем, что ни один пункт не повторяет другой и ни один не забыт.
3. Пишем обращение, кратко объясняем причину письма, затем задаём вопросы в основном тексте. Добавляем вежливое завершение и подпись.
4. Проверяем полноту, тон, грамматику и объём; заменяем разговорные слова нейтральными.

Ответ: готовое письмо должно ясно сообщать цель запроса и содержать все вопросы из опоры. Конкретные сведения нельзя придумывать, если их нет в задании; лучше оставить запрос точным и понятным. Структура и вежливый тон помогают адресату быстро определить, что от него требуется.

Задача 2. Ответ на письмо с несколькими вопросами

Условие: нужно ответить на несколько вопросов и добавить сведения, о которых попросил отправитель. Здесь важно не только сообщить факты, но и показать, к какому вопросу относится каждый ответ. Последовательность делает письмо понятнее и не даёт случайно пропустить часть задания.

1. Выписываем вопросы и просьбы в том порядке, в котором они даны. Для каждого пункта отмечаем, какая информация должна быть в ответе.
2. Располагаем ответы в основном тексте, сохраняя порядок или объединяя близкие темы. Для перехода используем связующие слова, например also или in addition.
3. Начинаем с обращения и краткого вступления, а после ответов добавляем заключительную фразу и подпись. Проверяем, что каждое сведение относится к нужному пункту.
4. Перечитываем текст как единое письмо: проверяем, что ответы полные, вежливые и грамматически связные.

Ответ: письмо должно содержать отдельный понятный ответ на каждый вопрос и все запрошенные сведения. Если опора не даёт конкретного факта, его нельзя додумывать: нужно использовать только доступные данные. Связующие слова помогают связать ответы в единый текст.

Задача 3. Развёрнутая письменная опора

Условие: в опоре указаны требования к содержанию, тону и объёму письма. Когда пунктов много, можно сосредоточиться на одном требовании и забыть остальные. Поэтому сначала удобнее составить план, а уже потом писать полный текст.

1. Разделяем требования на три группы: что сообщить, каким должен быть тон и какой объём нужно соблюсти.
2. Распределяем сведения по частям письма и отмечаем, где будет раскрыт каждый пункт содержания. Для основного текста задаём порядок идей.
3. Пишем черновик полными предложениями, используя вежливые формулировки и связующие слова. Не копируем пункты опоры механически: превращаем их в связный текст.
4. Сверяем письмо с планом, затем проверяем объём, структуру, язык и соответствие формальному стилю.

Ответ: готовое письмо считается выполненным, если в нём раскрыты все требования опоры, соблюдены тон и объём, а идеи расположены последовательно. План позволяет проверить содержание отдельно от грамматики. После такой сверки легче заметить, что нужно исправить до сдачи.

Типичные ошибки

Пропуск пункта опоры. Письмо может быть грамматически правильным, но не выполнить задание, если в нём нет одного обязательного ответа или сведения. Часто это происходит, когда пишущий начинает сразу составлять текст и полагается на память. Проверь себя по списку: каждому пункту опоры должна соответствовать часть письма.

Сокращения, сленг и разговорные выражения. Такие слова делают письмо фамильярным и не подходят официальной ситуации. Их легко использовать по привычке, особенно если чаще пишешь сообщения друзьям. Перечитай текст и замени разговорные формы полными, а слишком непринуждённые слова — нейтральными и вежливыми.

Смешение частей письма или отсутствие обращения и подписи. Если сразу перейти к вопросам, адресату может быть неясно, почему ему пишут; без подписи сообщение выглядит незавершённым. Ошибка возникает, когда внимание сосредоточено только на ответах по опоре. Сверь готовый текст с последовательностью частей: обращение, вступление, основной текст, заключительная фраза, подпись.

Дословное копирование опоры. Отдельные фразы при копировании могут не подходить по грамматике или плохо соединяться друг с другом. Это случается, когда пункты опоры принимают за готовые предложения. Проверь, что каждый пункт превращён в грамматически верную мысль и связан с соседними предложениями.

Связь с другими темами

Чтобы написать письмо, нужно уметь строить простые предложения и задавать вопросы: эти навыки помогают сформулировать запрос и дать понятный ответ. Также необходима лексика по ситуации письма, например о мероприятии, услуге или учёбе. Формат пригодится не только для учебных заданий, но и при написании заявлений, запросов и ответов на официальные письма. Умение учитывать адресата и цель помогает выбрать подходящий тон и в других письменных работах на английском языке.

Что запомнить

• Определяй адресата и цель письма до начала работы.
• Учитывай каждый пункт письменной опоры.
• Соблюдай принятую структуру письма.
• Поддерживай вежливый формальный стиль.
• Используй связующие слова для последовательности.
• Перед сдачей проверь содержание, язык и объём.