8 e letter of application (formal style)

Определения и обозначения

Письмо-заявление (letter of application) — формальное письмо, в котором автор откликается на вакансию или подаёт заявку и сообщает, почему подходит. Иными словами, это не рассказ о себе вообще, а ответ на конкретное предложение. Определение помогает сразу отобрать факты, которые имеют отношение к цели письма.

Формальный стиль (formal style) — нейтральный и вежливый способ изложения без разговорных выражений и сокращённых форм. В таком письме выбирают полные формы слов и спокойные формулировки. Это нужно, чтобы обращение к работодателю или организации звучало уважительно и профессионально.

Обращение (salutation) — начальная формула письма, выбранная с учётом того, известно ли имя адресата. Например, при известном имени можно обратиться к конкретному человеку, а если оно неизвестно — использовать общую формулу. Правильное обращение показывает, что автор учитывает адресата и соблюдает деловой тон.

Заключительная формула (sign-off) — вежливое завершение письма, которое зависит от формы обращения. Она отделяет основной текст от подписи и помогает закончить письмо корректно. Согласованная пара обращения и завершения делает письмо цельным, а не похожим на набор случайных фраз.

Как это устроено

Задача письма-заявления — заинтересовать адресата и показать соответствие кандидата требованиям. Поэтому письмо связывают с конкретной вакансией или заявкой: работодателю нужно понять, почему автор откликается именно на это предложение. Если написать общие слова, адресат не увидит, чем кандидат может быть полезен.

Письмо выстраивают в логичном порядке: обращение, причина написания, сведения о себе и подходящем опыте, заключительная просьба или готовность предоставить дополнительные сведения, затем прощальная формула. Такой порядок помогает читателю сначала понять цель сообщения, потом оценить аргументы и в конце увидеть, как связаться с автором. Если начать с подробностей о себе, не объяснив причину письма, адресату будет сложнее понять их значение.

Каждый абзац раскрывает отдельную мысль: сначала автор объясняет, на что откликается, затем приводит относящиеся к заявке факты и навыки. Разделение нужно не только для аккуратного вида: оно помогает читателю быстро найти причину обращения, опыт и аргументы кандидата. Перед написанием полезно решить, какую одну мысль будет раскрывать каждый абзац.

Формальный стиль проявляется в вежливых формулировках, нейтральной лексике и полных формах слов. Разговорные выражения и сокращения могут звучать так, будто автор пишет знакомому, поэтому они не подходят деловому адресату. Проверяя текст, замените непринуждённые слова нейтральными и раскрывайте сокращения, например пишите I am вместо I’m.

Обращение и заключительная формула должны соответствовать друг другу. Их выбор зависит от того, известно ли имя адресата и как к нему обращаются: письмо конкретному человеку и письмо с общим обращением требуют разных завершающих формул. Поэтому сначала определите адресата и обращение, а затем проверьте, подходит ли к нему прощальная фраза.

Части письма-заявления и их назначение

Пользуйтесь таблицей как планом: перед написанием проверьте, что каждая часть на своём месте и выполняет свою задачу. В колонке «Что включить» указаны ориентиры, а не готовые фразы, поэтому подбирайте содержание под конкретное объявление. Если часть не помогает объяснить цель или соответствие требованиям, её стоит уточнить.

Разбор задач

Задача 1. Два варианта обращения

Условие: составьте обращение к работодателю, если имя адресата известно и если оно неизвестно. Нужно выбрать формальную формулу, а не разговорное приветствие. Также проверьте, чтобы завершение письма соответствовало обращению.

1. Если имя известно, используйте обращение к конкретному адресату: Dear Mr Brown или Dear Ms Brown. Вариант Mr или Ms выбирают с учётом того, как адресат представлен; не следует угадывать неизвестные сведения.
2. Если имя неизвестно, выберите общую формулу Dear Sir or Madam. Она остаётся вежливой и не требует выдумывать имя.
3. Подберите завершение согласно принятой паре обращения и заключительной формулы. Не выбирайте приветствие и прощание независимо друг от друга.

Ответ: при известном имени подойдёт Dear Mr Brown (или Dear Ms Brown), при неизвестном — Dear Sir or Madam. В первом случае имя адресата названо, во втором использована общая формула. В обоих вариантах письмо сохраняет формальный тон.

Задача 2. Причина отклика и подходящий навык

Условие: объявление предлагает работу помощника в летнем лагере и указывает, что важно уметь работать с детьми. Кандидату нужно написать абзац, объясняющий причину заявки и назвать подходящий навык. Нельзя ограничиться фразой «я хороший кандидат»: мысль должна опираться на требование объявления.

1. Найдите ключевое требование: опыт или умение общаться с детьми. Оно станет связью между вакансией и сведениями о кандидате.
2. Назовите причину письма, например отклик на объявление о вакансии помощника. Затем добавьте конкретный относящийся к ней навык.
3. Используйте полные формы и нейтральную лексику. Не добавляйте неподтверждённые достижения: достаточно честно обозначить подходящее умение.

Ответ: “I am writing to apply for the position of summer camp assistant. I have experience working with children and can communicate with them patiently.” Первая фраза сообщает цель, вторая связывает навык с вакансией. При выполнении задания такого типа замените примерные сведения на реальные и подходящие объявлению.

Задача 3. Собрать письмо по объявлению

Условие: составьте письмо-заявление по вакансии, включите подходящий опыт и выберите обращение с завершением. Для примера возьмём объявление о работе в школьной библиотеке, где пригодятся организованность и внимательность. Сначала распределим содержание по частям, а затем проверим общий тон.

1. Начните с обращения, выбранного по данным об адресате. Если имя не указано, не придумывайте его и используйте общую формулу.
2. В первом абзаце объясните, на какую вакансию откликаетесь. Далее укажите релевантный опыт и свяжите организованность с задачами библиотеки.
3. В заключении выразите готовность предоставить дополнительные сведения. Завершите письмо формулой, которая сочетается с обращением, и подпишите его.
4. Перечитайте текст: каждому абзацу нужна отдельная мысль, а каждый названный навык должен относиться к требованиям вакансии.

Ответ: Dear Sir or Madam; далее — причина отклика, подходящий опыт и навыки, заключительная готовность сообщить подробности, формальное завершение и подпись. Такая схема показывает работодателю, почему автор обратился и чем его опыт полезен. Конкретные сведения следует заменить фактами о реальном кандидате.

Типичные ошибки

Разговорное приветствие в начале письма может появиться по привычке: так мы обращаемся к друзьям и знакомым. Работодателю оно не подходит, потому что не соблюдает формальную дистанцию. Проверьте первую строку: обращение должно быть вежливым и учитывать, известно ли имя адресата.

Сокращённые формы и сленг делают текст непринуждённым, но ослабляют официальный тон. Их используют потому, что в повседневной переписке они привычны и короче. При проверке замените сокращения полными формами, а разговорные слова — нейтральными; например, пишите I am, а не I’m.

Перечень качеств без связи с вакансией не объясняет, почему кандидат подходит. Так происходит, когда автор старается назвать побольше достоинств, не сверяясь с объявлением. Для самопроверки задайте вопрос к каждому навыку: какое требование вакансии он подтверждает? Если ответа нет, удалите пункт или поясните связь.

Несогласованные обращение и заключительная формула создают впечатление, что письмо собрано из случайных частей. Ошибку допускают, когда выбирают приветствие и прощание отдельно, не учитывая адресата. Сначала определите, известно ли имя, затем подберите подходящее завершение и проверьте обе формулы вместе.

Связь с другими темами

Для письма-заявления нужны навыки построения простых и сложных предложений на английском языке. Они помогают ясно изложить причину обращения и объяснить связь между опытом и требованиями. Также понадобится лексика о личных качествах, навыках и опыте.

Формальный стиль пригодится не только при отклике на вакансию. По тем же принципам пишут электронные письма учителям, организациям и работодателям: учитывают адресата, выбирают вежливые выражения и избегают разговорных сокращений. Поэтому умение распознавать формальный тон полезно в разных ситуациях общения.

Составление письма-заявления связано с дальнейшим изучением деловой переписки. Оно также готовит к практической задаче — отклику на вакансию. Умение отбирать относящиеся к предложению сведения поможет представить себя понятно и по делу.

Что запомнить

• Письмо-заявление пишут с конкретной целью и с учётом адресата.
• Содержание письма связывают с требованиями вакансии или заявки.
• Каждый абзац раскрывает отдельную мысль.
• В формальном письме избегают сленга и разговорных сокращений.
• Обращение и заключительная формула должны сочетаться.
• Перед отправкой проверяют порядок частей, грамматику и орфографию.