§ 20. Отчёты

Определения и обозначения

Отчёт — объект базы данных, предназначенный для оформления и представления данных в удобном для просмотра и печати виде. Он помогает превратить набор записей в документ с понятным расположением сведений. Отчёт используют, когда информацию нужно читать, сравнивать или передавать в печатной форме.

Источник данных отчёта — таблица или запрос, из которого отчёт получает записи и поля. Именно источник определяет, какие сведения можно вывести, поэтому его выбирают под задачу. Если нужного поля в источнике нет, добавить его в макет отчёта не получится.

Группировка записей — объединение записей с одинаковым значением выбранного поля в отдельные разделы отчёта. Например, продажи можно распределить по категориям товаров. Разделы помогают рассматривать данные по частям и при необходимости показывать итог для каждой группы.

Элемент управления отчёта — объект, размещаемый в макете для вывода данных, подписей, заголовков или итогов. Поле данных показывает значение из источника, а подпись поясняет, что именно отображается. Такие элементы нужны, чтобы читатель мог различать записи и понимать назначение каждого значения.

Как это устроено

Отчёт строится на основе таблицы или запроса: выбранный источник определяет, какие записи и поля могут попасть в документ. Поэтому перед оформлением важно понять, какие данные нужны читателю. Если требуется объединить сведения из нескольких связанных таблиц или оставить записи только за определённый период, удобнее подготовить запрос и использовать его как источник.

Макет отчёта задаёт расположение заголовков, подписей и полей данных; его выбирают так, чтобы записи было легко читать и сопоставлять. Например, сведения об одной записи можно разместить в строке, а длинный текст — в отдельной области. Если поля расположены беспорядочно или подписи неясны, читателю сложнее понять, к каким данным они относятся.

Сортировка задаёт порядок записей в отчёте, а группировка разделяет их по значениям поля и помогает увидеть данные по категориям. Сначала определяют, как читателю удобнее просматривать записи: по алфавиту, дате или другому признаку. Затем при необходимости выбирают поле группировки, чтобы одинаковые значения оказались в одном разделе, а внутри него задают подходящий порядок.

Заголовок, область данных, заголовки и примечания групп позволяют разнести название отчёта, записи и промежуточные или общие итоги. Такое разделение нужно, чтобы название не повторялось у каждой записи, а итог относился именно к своей группе или ко всему документу. В заголовке группы можно обозначить категорию, а в примечании той же группы — сумму её записей.

Мастер отчётов автоматизирует выбор источника, полей, порядка сортировки и группировки, а затем создаёт макет, который при необходимости можно изменить. Мастер полезен, когда нужно быстро получить основу отчёта без ручного размещения каждого элемента. После создания стоит проверить результат: автоматический макет может потребовать настройки ширины полей, подписей и расположения итогов.

Области отчёта и их назначение

Чтобы выбрать область, сначала определи, к чему относится информация: ко всему отчёту, одной группе или отдельной записи. Название размещай в заголовке отчёта, а значения полей записей — в области данных. Так итоги не будут выглядеть как обычные записи и окажутся рядом с теми данными, которые обобщают.

Разбор задач

Задача 1. Нужно создать отчёт со списком учеников, указав фамилию, имя и класс, и расположить записи по фамилии. Сначала важно проверить, где хранятся все три поля. Затем можно выбрать источник и порядок, который позволит быстро найти ученика по алфавиту.

1. Выбери таблицу или запрос, в котором есть сведения об учениках. Если нужные сведения находятся в разных таблицах, подготовь запрос, объединяющий их. Проверь, что источник содержит фамилию, имя и класс.

2. Добавь в отчёт только поля «Фамилия», «Имя» и «Класс». Это делает список компактным и не отвлекает на сведения, не требующиеся по условию. Расположи поля так, чтобы данные одного ученика читались в одной строке.

3. Задай сортировку по полю «Фамилия» по возрастанию. Тогда записи будут расположены по алфавиту, а поиск конкретной фамилии станет проще. Проверь несколько соседних строк, чтобы убедиться, что порядок действительно задан по фамилии.

Ответ. Отчёт строится на выбранной таблице или запросе, содержит фамилию, имя и класс и сортируется по фамилии по возрастанию. Если в источнике нет одного из нужных полей, сначала измени источник, а не пытайся добавить отсутствующее поле в макет.

Задача 2. Нужно подготовить отчёт о продажах, разделив записи по категориям товаров и упорядочив их внутри каждой категории по дате. Здесь недостаточно просто отсортировать весь список: читатель должен видеть отдельные разделы категорий. Для этого применяются группировка и сортировка вместе.

1. Выбери источник, содержащий категорию товара и дату продажи, а также остальные нужные сведения о продаже. Если таких полей вместе нет в одной таблице, используй подходящий запрос. Это обеспечит отчёту все данные, необходимые для вывода и упорядочивания.

2. Задай группировку по категории товара. Каждое значение категории станет началом отдельного раздела, поэтому продажи разных категорий не смешаются. Убедись, что в заголовке группы отображается категория, иначе читателю будет трудно понять, к какому разделу относятся записи.

3. Добавь сортировку по дате внутри группировки. Так записи одной категории будут идти в хронологическом порядке, а границы разделов сохранятся. Если нужно подвести итог по каждой категории, размести вычисляемое значение в примечании группы.

Ответ. Отчёт использует источник с данными о продажах, группирует записи по категории и упорядочивает их по дате внутри раздела. При необходимости промежуточный итог для каждой категории выводится в примечании группы.

Задача 3. Нужно сформировать печатный отчёт по заказам за заданный период, показать сведения о заказе и клиенте, сгруппировать заказы по клиентам, вывести сумму по каждому клиенту и общий итог. Условия периода и связи между таблицами лучше обработать до оформления документа. Тогда отчёт получит только подходящие записи и сможет вывести нужные поля.

1. Подготовь запрос, который отбирает заказы за заданный период и соединяет сведения о заказе со сведениями о клиенте. Включи в него поля, необходимые для печати, и сумму заказа. Проверь, что отбор по датам не исключает заказы, которые должны попасть в отчёт.

2. Выбери запрос как источник и добавь поля заказа и клиента в макет. Настрой группировку по клиенту, чтобы заказы каждого клиента образовали отдельный раздел. Если у одного клиента несколько заказов, все они должны оказаться внутри одной группы.

3. В примечании группы размести вычисление суммы заказов этого клиента. В примечании отчёта размести общий итог по всем заказам, попавшим в выборку. После создания проверь, что промежуточные значения относятся к клиентам, а общий итог расположен в конце отчёта.

Ответ. Запрос отбирает заказы за период и предоставляет сведения из связанных таблиц, а отчёт группирует их по клиентам. Сумма для каждого клиента выводится в примечании группы, общий итог — в примечании отчёта.

Типичные ошибки

Ошибка — считать, что отчёт хранит отдельную копию данных. Обычно он получает записи из указанной таблицы или запроса, поэтому изменения источника могут отразиться и при просмотре отчёта. Такое представление возникает из-за того, что оформленный документ выглядит самостоятельным. Проверь себя: найди источник отчёта и сравни его записи с тем, что отображается.

Ошибка — выбрать неподходящий источник и обнаружить, что нужных полей нет. Это случается, когда источник выбирают по названию, не проверяя его состав. Доступные поля определяются источником, поэтому проверь список полей до настройки макета. Если нужного поля нет, найди подходящую таблицу или подготовь запрос.

Ошибка — путать сортировку с группировкой. Сортировка меняет порядок записей, но сама по себе не создаёт разделы; группировка дополнительно делит записи по значениям поля. Путаница возникает, потому что обе настройки связаны с выбранным полем. Проверь результат: если отдельные категории не выделены в разделы, одной сортировки недостаточно.

Ошибка — размещать итог не в той области. Промежуточный итог относится к одной группе и помещается в её примечание, а общий итог относится ко всему отчёту и выводится в примечании отчёта. Ошибку допускают, если выбирают область по удобству, а не по смыслу итога. Проверь, должен ли результат повторяться для каждой группы или появляться один раз в конце документа.

Связь с другими темами

Для работы с отчётами нужно знать, как устроены таблицы и запросы базы данных, а также как выбирать поля и записи. Отчёт использует результаты сортировки, отбора и группировки запросов, поэтому понимание этих операций помогает правильно подготовить источник. Связи таблиц позволяют включать в документ сведения, хранящиеся в разных местах базы данных.

Эта тема пригодится, когда результаты работы с базой данных нужно представить для просмотра, анализа или печати. Отчёт превращает выбранные данные в организованный документ, например список, сводку или печатную форму заказов. Поэтому сначала определяют содержание и получателей документа, а затем подбирают источник и макет.

Что запомнить

• Отчёт предназначен для наглядного представления и печати данных.
• Источник отчёта определяет доступные записи и поля.
• Сортировка задаёт порядок записей.
• Группировка объединяет записи по значению выбранного поля.
• Итоги можно размещать для отдельной группы и для всего отчёта.
• Созданный мастером макет можно доработать.