§ 26. Оформление документа

Определения и обозначения

Форматирование символов — изменение внешнего вида выделенного текста: гарнитуры, размера, начертания и цвета. Гарнитура — это вид шрифта, а начертание может быть, например, полужирным или курсивным. Такие настройки нужны, чтобы выделить важное слово или придать выбранному фрагменту нужный вид, не меняя соседний текст.

Форматирование абзаца — настройка параметров всего абзаца: выравнивания, отступов, интервалов и межстрочного расстояния. Абзац — часть текста от одного нажатия Enter до следующего. Его параметры помогают расположить строки и отделить один смысловой фрагмент от другого, поэтому они действуют на абзац целиком.

Стиль — именованный набор параметров оформления, который можно применять к тексту и изменять целиком. Например, для заголовка можно задать размер, начертание и интервалы, а затем сохранить эти настройки как стиль. Он нужен, чтобы одинаковые элементы документа выглядели согласованно и обновлялись вместе.

Колонтитул — область у верхнего или нижнего края страницы для повторяющихся сведений, например номера страницы или названия документа. Текст в этой области обычно автоматически повторяется на страницах документа. Колонтитулы помогают разместить служебную информацию, не вставляя её вручную в основной текст каждой страницы.

Как это устроено

Оформление документа складывается из параметров символов, абзацев и страниц, поэтому сначала нужно определить, что именно требуется изменить. Если поменять шрифт слова, затронется его внешний вид; если настроить поля страницы, изменится расположение текста на листе. Правильный выбор уровня позволяет получить нужный результат и не испортить оформление других частей документа.

Параметры символов применяются к выделенному фрагменту, потому что редактор должен понимать, к каким буквам относится команда. Абзацные настройки устроены иначе: они связаны с абзацем, а не с отдельными символами. Поэтому настройка выравнивания затронет весь абзац, даже если курсор стоит внутри одного слова или выделена только часть текста.

Выравнивание, отступы и интервалы помогают сделать текст упорядоченным и удобным для чтения. Отступ первой строки сдвигает только первую строку абзаца, а отступ всего абзаца сдвигает все его строки относительно края страницы. Промежуток до или после абзаца отделяет его от соседних, тогда как межстрочное расстояние задаёт интервал между строками внутри него.

Стили позволяют единообразно оформлять заголовки и основной текст, потому что объединяют набор настроек под одним именем. Если каждому заголовку назначить один и тот же стиль, их оформление будет согласованным, а не зависимым от случайных ручных настроек. При изменении стиля обновятся все фрагменты, которым он назначен, поэтому не придётся по одному исправлять десятки заголовков.

Параметры страницы относятся ко всему листу: например, задают его поля или ориентацию. Колонтитулы предназначены для повторяющихся сведений и располагаются отдельно от основного текста у края страницы. Такое разделение позволяет управлять видом страницы и постоянными элементами, не форматируя каждую строку документа вручную.

Уровни и параметры оформления документа

Чтобы пользоваться таблицей, сначала определите, какой объект нужно изменить: слово, абзац, однотипные элементы или страницу. Затем выберите соответствующий уровень и параметр из третьего столбца. Если настройка должна повторяться во многих местах, удобнее применить стиль или колонтитул, а не вводить её заново.

Разбор задач

Задача 1. В тексте нужно выделить одно слово полужирным и изменить его цвет, не затрагивая соседние слова. Здесь требуется изменить только внешний вид выбранного фрагмента, а не параметры абзаца. Поэтому нужно работать с форматированием символов.

1. Выделите нужное слово мышью или клавиатурой.
2. Включите полужирное начертание для выделенного фрагмента.
3. Выберите цвет текста и убедитесь, что выделено только нужное слово.

Ответ. Слово получит полужирное начертание и новый цвет, а соседние слова сохранят прежний вид. Если изменился весь абзац, проверьте границы выделения и отмените лишнее действие. Для этой задачи не нужно менять выравнивание или отступы.

Задача 2. Несколько абзацев нужно оформить одинаково: задать отступ первой строки и выравнивание по ширине. Поскольку оба параметра относятся к абзацам, их следует настраивать на соответствующем уровне. Чтобы результат был одинаковым, необходимо применить настройки ко всем нужным абзацам.

1. Выделите все абзацы, которые требуется оформить.
2. Задайте отступ первой строки средствами форматирования абзаца, а не пробелами в начале строк.
3. Установите выравнивание по ширине и проверьте каждый абзац.

Ответ. У всех выбранных абзацев первая строка будет иметь заданный отступ, а строки выровняются по ширине. Проверка нужна, чтобы убедиться, что ни один абзац не остался без настройки. Если отступ появился только у одной строки или его величина нарушается, проверьте абзацные параметры и удалите добавленные пробелы.

Задача 3. В большой работе нужно одинаково оформить заголовки одного уровня, добавить номера страниц и затем изменить вид заголовков во всём документе. Ручное оформление каждого заголовка усложнит массовую правку, а номера страниц не следует набирать в тексте страниц по отдельности. Значит, для заголовков нужен общий стиль, а для номеров — колонтитул.

1. Назначьте всем заголовкам одного уровня один и тот же стиль заголовка.
2. Добавьте номера страниц в нижний или верхний колонтитул средствами редактора.
3. Измените параметры общего стиля и проверьте несколько заголовков в разных местах документа.

Ответ. Заголовки будут оформлены одинаково, а номера страниц появятся в повторяющейся области. Изменение стиля обновит оформление всех заголовков, которым он назначен. Если какой-то заголовок не изменился, проверьте, действительно ли ему назначен этот стиль.

Типичные ошибки

Ошибка: менять параметры абзаца, ожидая изменить только выделенные слова. Её допускают, когда путают выделенный фрагмент с объектом, к которому относится команда; выравнивание и отступы задаются для абзаца целиком. Проверьте себя: измените настройку и посмотрите, затронула ли она строки за пределами выделения; если да, верните значение и примените форматирование символов.

Ошибка: создавать отступы пробелами. Так делают, потому что пробелы легко набрать, но после изменения шрифта или ширины строки они могут сдвинуть текст непредсказуемо. Проверьте себя, включив отображение знаков форматирования или изменив размер окна: если отступ составлен из пробелов, задайте его параметром абзаца.

Ошибка: вручную оформлять каждый заголовок вместо применения стиля. При ручной настройке легко забыть один заголовок или случайно задать ему другой размер, а массовое изменение потребует повторной работы. Проверьте единообразие заголовков и назначьте им общий стиль, если их оформление должно быть одинаковым.

Ошибка: путать интервал между абзацами с межстрочным интервалом. Первый задаёт расстояние между соседними абзацами, второй — между строками внутри одного абзаца; их названия легко перепутать. Проверьте результат на абзаце из нескольких строк: межстрочный интервал изменит расстояние внутри него, а интервал между абзацами — промежуток до соседнего блока.

Связь с другими темами

Для работы с оформлением нужно уметь выделять фрагменты текста и пользоваться командами текстового редактора. Эти действия пригодятся при создании структурированных отчётов и документов, где есть заголовки, списки и таблицы. Такие документы проще читать, если их элементы оформлены последовательно и понятно.

Стили заголовков связаны с автоматическим оглавлением и навигацией по большому документу. Редактор может использовать назначенные заголовкам стили, чтобы построить структуру документа и быстро переходить между разделами. Поэтому единообразное оформление помогает не только внешнему виду, но и работе с содержанием.

Что запомнить

• Форматирование символов меняет вид выделенного текста.
• Параметры абзаца действуют на абзац целиком.
• Отступы следует задавать средствами форматирования, а не пробелами.
• Стиль объединяет набор параметров оформления.
• Изменение стиля позволяет согласованно изменить все связанные с ним фрагменты.
• Колонтитулы предназначены для повторяющихся сведений на страницах.