"Информатика (базовый уровень)", Угринович Н.Д.
СУБД использует разные объекты, чтобы хранить данные и работать с ними: таблицы содержат сведения, формы помогают вводить и просматривать их, запросы находят и обрабатывают нужные записи, а отчёты оформляют результат для просмотра и печати. Понимание различий между этими объектами помогает выбрать подходящий инструмент для каждой задачи. Обычно они работают вместе: от хранения данных в таблицах до подготовки готового отчёта.
Текст подготовлен нейронной сетью по теме параграфа и не заменяет учебник — важные факты и формулировки сверяйте с ним.
Таблица — объект базы данных, в котором сведения хранятся в строках-записях и столбцах-полях. Поле задаёт, какие именно сведения будут указаны, например название книги или год издания. Записи содержат значения этих полей для отдельных объектов, поэтому таблица позволяет организованно хранить и находить информацию.
Форма — объект, предназначенный для удобного ввода, просмотра и изменения данных из таблиц. На форме размещают нужные поля в понятном для пользователя порядке. Она нужна, чтобы работать с данными через подготовленный экран, не разбираясь каждый раз в устройстве таблицы.
Запрос — объект, с помощью которого задают условия отбора и обработки данных из одной или нескольких таблиц. Например, запрос может показать только книги определённого автора или выбрать несколько нужных полей. Он помогает быстро получать именно те сведения, которые требуются для задачи.
Отчёт — объект для представления и оформления данных в виде, удобном для просмотра и печати. В нём можно упорядочить сведения, сгруппировать записи и показать итоги. Отчёт нужен, когда результат работы с базой требуется представить в готовом и наглядном виде.
Таблица организует данные по полям и записям: поле задаёт вид сведений, а запись объединяет значения полей об одном объекте. Такое разделение помогает хранить однотипные сведения в единой структуре: в столбце «Автор» указываются авторы, а в каждой строке — данные отдельной книги. Благодаря этому записи можно сравнивать, сортировать и искать по выбранному признаку. Если смешать в одной ячейке разные сведения, их будет труднее обрабатывать.
Форму связывают с таблицей или запросом, чтобы работать с данными через подготовленный экран, не обращаясь напрямую к структуре таблицы. На форме можно расположить подписи и поля ввода так, чтобы было ясно, куда вносить каждое значение. Это уменьшает вероятность ошибки, например когда пользователь вводит год в поле для названия. При необходимости форму настраивают так, чтобы показывать только нужную часть данных.
В запросе задают источник данных и условия отбора; СУБД выполняет запрос и показывает результат, содержащий только подходящие записи или выбранные поля. Например, условие по полю «Год издания» оставит книги, выпущенные позже указанного года. Отбор нужен, потому что в большой базе вручную искать каждую подходящую строку долго и неудобно. В запросе можно обращаться и к нескольким таблицам, если сведения связаны между собой.
Отчёт получает данные из таблицы или запроса и размещает их в упорядоченном виде, например с группировкой и итогами. Группировка собирает рядом записи с общим признаком, а итоговые значения помогают быстро оценить результат. Такое оформление особенно полезно для печати: читателю проще воспринимать структурированный список, чем необработанные строки таблицы. Если нужны только отобранные сведения, источником отчёта удобно сделать запрос.
Объекты СУБД дополняют друг друга: таблицы хранят данные, формы помогают вводить их, запросы находят и обрабатывают нужное, а отчёты представляют результат. Такая последовательность разделяет задачи и помогает не смешивать хранение, поиск и оформление информации. Например, библиотекарь может внести сведения через форму, отобрать выданные книги запросом и подготовить список для печати в отчёте. Каждый объект при этом использует данные, созданные или подготовленные на предыдущем этапе.
| Объект | Назначение | С чем работает | Результат использования |
|---|---|---|---|
| Таблица | Хранение сведений в полях и записях | С данными об объектах | Структурированная база записей |
| Форма | Удобный ввод, просмотр и изменение данных | С таблицей или запросом | Данные, введённые или просмотренные через экранную форму |
| Запрос | Отбор и обработка данных по условиям | С одной или несколькими таблицами | Подходящие записи и выбранные поля |
| Отчёт | Представление и оформление данных | С таблицей или запросом | Упорядоченный материал для просмотра и печати |
Сначала определите, что требуется сделать: сохранить сведения, ввести их, отобрать или представить. Затем выберите объект, назначение которого соответствует задаче. Если нужны отбор и печатное оформление, используйте запрос для подготовки данных, а отчёт — для их представления.
Задача 1. В таблице «Книги» есть поля «Название», «Автор» и «Год издания». Укажите, что будет записью, а что — полем.
Ответ: поля — «Название», «Автор» и «Год издания»; запись — строка с данными об одной конкретной книге. Важно учитывать, что запись включает значения нескольких полей, а поле задаёт один общий признак для всех книг.
Задача 2. В базе школьной библиотеки найдите все книги, изданные после 2015 года. Какой объект СУБД использовать и какое условие задать?
Ответ: используйте запрос к таблице «Книги» и задайте условие «Год издания > 2015». В результат попадут записи о книгах, выпущенных в 2016 году или позже, а остальные не будут показаны.
Задача 3. Подготовьте для печати список выданных книг с фамилиями читателей, сгруппированный по классам. Определите, какие объекты нужны и в каком порядке с ними работать.
Ответ: нужны таблицы, запрос и отчёт именно в таком порядке. Таблицы предоставляют исходные сведения, запрос отбирает и объединяет их, а отчёт оформляет список для просмотра и печати.
Поле и запись иногда считают одним и тем же, потому что оба элемента содержат сведения. Однако поле задаёт вид данных для всех объектов, а запись объединяет сведения об одном объекте. Ошибку можно проверить по расположению: поле — столбец, запись — строка. Например, «Автор» — поле, а строка с данными об одной книге — запись.
Таблицу путают с формой, поскольку через оба объекта можно видеть данные. Но таблица хранит их в строках и столбцах, а форма предоставляет удобный способ ввода, просмотра и изменения. Если спросить себя, где сохраняются сами записи, ответом будет таблица. Форма лишь помогает взаимодействовать с ними.
Иногда думают, что запрос обязательно создаёт новую таблицу, так как после его выполнения появляется результат. Обычно запрос задаёт отбор или обработку и показывает подходящие данные, не создавая постоянную таблицу. Чтобы проверить себя, уточните, изменились ли исходные данные или только сформировался результат поиска. Наличие списка на экране само по себе не означает, что создана новая таблица.
Отчёт принимают за средство ввода данных, потому что он может содержать таблицы и поля. Но его основная задача — представить подготовленную информацию, в том числе для печати, а не вводить новые значения. Проверьте назначение объекта: если нужно изменить данные, воспользуйтесь таблицей или формой. Если нужно упорядочить и оформить готовый результат, выбирайте отчёт.
Для изучения объектов СУБД нужно знать устройство реляционной базы данных: таблицы, поля, записи и связи между таблицами. Эти понятия объясняют, где хранятся сведения и как связать, например, книги с читателями. Запросы и отчёты используют эту структуру, поэтому понимание связей помогает правильно выбирать источник данных. Тема пригодится при создании и использовании баз данных, а также при изучении запросов, фильтрации, сортировки и обработки данных.
Чем поле отличается от записи?
Поле — это столбец таблицы, который задаёт вид сведений, например фамилию или год рождения. Запись — строка со значениями полей, относящимися к одному объекту.
Можно ли вводить данные через форму?
Да, форма предназначена, в частности, для ввода и изменения данных. Она показывает нужные поля в подготовленном виде, а введённые значения сохраняются в связанной таблице.
Чем запрос отличается от фильтра?
Фильтр отбирает записи по условиям, обычно в уже открытой таблице или форме. Запрос может задавать источник данных, условия, нужные поля и обработку сведений, в том числе из нескольких таблиц.
Всегда ли запрос использует только одну таблицу?
Нет, запрос может получать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Это позволяет, например, объединить сведения о книгах и читателях.
Можно ли создать отчёт на основе запроса?
Да, отчёт можно строить на основе запроса. Так в него попадут уже отобранные или подготовленные данные, которые останется упорядочить и оформить.
3.2.1. Основные объекты СУБД: таблицы, формы, запросы, отчёты
