"Информатика (базовый уровень)", Угринович Н.Д.
Отчёт — объект базы данных, который представляет записи и поля в удобном для просмотра и печати виде. Его создают на основе таблицы или запроса, выбирая нужные данные, порядок их расположения, группировку и оформление. Мастер отчётов помогает выполнить основные настройки последовательно, а режим конструктора позволяет доработать макет. Перед печатью результат обязательно проверяют в предварительном просмотре.
Текст подготовлен нейронной сетью по теме параграфа и не заменяет учебник — важные факты и формулировки сверяйте с ним.
Отчёт — объект базы данных, предназначенный для представления данных в удобном для просмотра и печати виде. Он не заменяет исходную таблицу и обычно не служит для ввода данных. Отчёт нужен, чтобы получить аккуратный список, ведомость или сводный документ.
Макет отчёта — расположение полей, подписей и других элементов на странице. От макета зависит, что будет находиться в заголовке, основной части и нижней области документа. Удачный макет помогает вместить сведения и сохранить их читаемость.
Группировка записей — объединение записей с одинаковым значением выбранного поля в отдельные группы. Например, заказы можно разделить по клиентам, а учеников — по классам. Это нужно, чтобы внутри одного отчёта было удобно рассматривать данные по категориям.
Предварительный просмотр — режим проверки внешнего вида отчёта перед печатью. В нём видны границы страниц, переносы и размещение элементов. Такой просмотр позволяет исправить ошибки до расходования бумаги.
Отчёт строится на основе таблицы или запроса, потому что именно источник определяет доступные записи и поля. Если выбрать таблицу, отчёт получает её данные, а запрос может заранее отфильтровать записи или подготовить вычисления. Поэтому до создания отчёта нужно решить, какие сведения должны попасть в печатный документ.
Мастер отчётов ведёт пользователя по последовательным шагам: выбор источника, полей, сортировки, группировки, макета и оформления. Такой порядок уменьшает вероятность пропустить важную настройку. В результате можно быстро получить готовый вариант, не размещая каждый элемент вручную.
Группировка собирает записи с одинаковым значением поля под общими заголовками, чтобы категории не смешивались друг с другом. Сортировка задаёт порядок записей или самих групп, например от ранней даты к поздней. Эти настройки работают вместе: сначала определяется порядок, а затем данные удобно разделяются на смысловые части.
В режиме конструктора можно изменить расположение элементов отчёта и его оформление. Это требуется, когда подпись закрывает поле, столбец не помещается по ширине или сведения выглядят слишком мелко. Настройка макета делает документ пригодным не только для просмотра на экране, но и для печати.
Перед печатью отчёт проверяют в режиме предварительного просмотра, поскольку рабочее окно не всегда показывает границы страниц. В просмотре можно заметить лишние пустые листы, обрезанные поля и неудачные разрывы. После исправлений отчёт просматривают ещё раз и только затем отправляют на принтер.
| Этап или настройка | Что задаётся | Зачем это нужно |
|---|---|---|
| Источник данных — таблица или запрос | Набор записей для отчёта | Определяет, какие сведения доступны |
| Выбор полей для отображения | Нужные столбцы и подписи | Убирает лишние данные |
| Группировка записей по значению поля | Правило объединения записей | Разделяет сведения по категориям |
| Сортировка записей или групп | Порядок вывода | Делает поиск и чтение удобнее |
| Макет и оформление отчёта | Расположение, размеры и вид элементов | Обеспечивает читаемость документа |
| Предварительный просмотр и печать | Вид страниц и параметры вывода | Помогает получить корректный бумажный отчёт |
Таблицу удобно использовать как краткий маршрут подготовки отчёта. Сначала определяют источник и поля, затем настраивают порядок и группы, после чего проверяют оформление. Последняя строка напоминает, что печать выполняют только после предварительного просмотра.
Условие: нужно создать и распечатать список учеников с фамилиями и классами из таблицы базы данных. В документе не требуются другие сведения, поэтому их не следует включать. Главная цель — получить короткий и читаемый список.
Ответ: получится отчёт только с фамилиями и классами учеников. Проверка перед печатью подтвердит, что все строки и заголовки видны.
Условие: требуется подготовить отчёт о заказах, упорядоченный по дате, с отдельными группами для каждого клиента. Здесь нужно одновременно применить сортировку и группировку. Эти действия нельзя заменять друг другом.
Ответ: отчёт будет разделён по клиентам, а заказы внутри него расположатся по датам. Если заголовки групп повторяются правильно, настройка выполнена верно.
Условие: нужно создать отчёт по запросу с итогами продаж по каждому отделу и подготовить его к печати на страницах заданного формата. Запрос выбран потому, что он уже может содержать отобранные данные и вычисленные суммы. Дополнительно нужно проверить, не разрываются ли группы неудобным образом.
Ответ: получится сводный отчёт с отдельным разделом и итогом для каждого отдела. После исправления разрывов и проверки страниц его можно печатать.
Считать отчёт способом изменения исходных данных. Так ошибаются, потому что отчёт похож на таблицу по внешнему виду. Проверка проста: если требуется изменить запись, нужно работать с таблицей, а не только с отчётом.
Выбрать неподходящий источник данных. Пользователь иногда начинает оформление, не убедившись, что в источнике есть нужные поля. Сначала следует просмотреть структуру таблицы или запроса и сопоставить её с задачей.
Перепутать группировку и сортировку. Сортировка меняет порядок записей, а группировка объединяет записи с одинаковым значением поля. Для самопроверки спросите себя: появились ли отдельные разделы или изменился только порядок строк?
Печатать без предварительного просмотра. Ошибка возникает из-за уверенности, что экранный вид совпадёт с бумажным. Перед печатью нужно проверить страницы, границы полей, заголовки и отсутствие лишних листов.
Создание отчёта опирается на знания о таблицах и запросах: нужно понимать структуру источника и уметь выбирать поля. Сортировка и группировка помогают строить документы по категориям и в нужном порядке.
Отчёты связывают работу с базой данных с практической подготовкой печатных списков, ведомостей и сводных документов. Поэтому навык полезен там, где данные требуется не только хранить, но и представить другим людям.
Чем отчёт отличается от таблицы?
Таблица предназначена для хранения и редактирования данных, а отчёт — для их представления и печати. В отчёте можно выбрать поля, задать сортировку, группировку и удобное оформление.
Можно ли создать отчёт на основе запроса?
Да, источником отчёта может быть не только таблица, но и запрос. Это удобно, если сначала нужно отобрать записи или вычислить дополнительные значения.
Зачем группировать записи в отчёте?
Группировка объединяет записи с одинаковым значением выбранного поля. Так можно отдельно показать заказы каждого клиента, учеников каждого класса или продажи каждого отдела.
Можно ли изменить внешний вид отчёта после создания?
Да, внешний вид изменяют в режиме конструктора. В нём можно перемещать поля и подписи, менять размеры элементов и настраивать оформление.
Почему перед печатью нужно просмотреть отчёт?
Предварительный просмотр показывает, как отчёт разместится на страницах. С его помощью можно обнаружить обрезанные поля, лишние страницы и неудачные разрывы.
3.2.5. Печать данных с помощью отчётов
