2.1. Текстовые документы и текстовые процессоры

Определения и обозначения

Текстовый документ — электронный документ, содержащий текст, его структуру, оформление и, при необходимости, встроенные объекты. Поэтому в нём хранятся не только буквы и цифры, но также заголовки, абзацы, таблицы и сведения о расположении элементов. Это нужно, чтобы документ выглядел организованно и его можно было изменять без повторного набора.

Текстовый процессор — программа для создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати текстовых документов. Она объединяет операции, которые в обычной записи пришлось бы выполнять разными средствами. Благодаря процессору можно быстро подготовить связный отчёт, оформить его и получить бумажную или электронную копию.

Редактирование текста — изменение содержания документа: ввод, удаление, перемещение, копирование и исправление фрагментов. При этом меняются сами символы, слова или их порядок. Редактирование необходимо, когда нужно исправить ошибку, уточнить мысль или перестроить текст.

Форматирование текста — изменение внешнего вида символов, абзацев и страниц без изменения их содержания. К нему относятся выбор шрифта, выравнивание, отступы, интервалы, поля и оформление списков. Форматирование помогает выделить главное и сделать документ удобным для чтения.

Как это устроено

Текстовый документ включает не только последовательность символов, потому что читателю нужно видеть смысловую организацию материала. Заголовок, абзац, список и таблица выполняют разные функции, хотя все они могут содержать текст. Сведения об оформлении позволяют программе восстановить вид документа при открытии, печати или передаче другому человеку.

Документ строится из нескольких уровней: символов, слов, строк, абзацев, разделов и страниц. Символы образуют слова и фрагменты, фрагменты входят в абзацы, а абзацы объединяются в разделы и страницы. Такое устройство позволяет применять операцию к нужному уровню: заменить одну букву, выровнять абзац или изменить поля страницы.

Текстовый процессор выполняет ввод и исправление текста, поиск и замену, форматирование, вставку объектов, сохранение и печать. Эти функции связаны между собой: сначала создают содержание, затем приводят его к нужной структуре и добавляют иллюстрации. Поиск и замена особенно полезны в больших документах, где ручная проверка каждого совпадения заняла бы много времени.

Редактирование отличается от форматирования тем, что первое меняет смысловую или знаковую часть документа, а второе — её представление. Если заменить слово «лето» на «зима», содержание изменится, а если сделать слово полужирным, изменится только его вид. Разделение этих действий помогает понять, почему оформление можно изменить, не переписывая текст.

Процессор хранит документ в файле определённого формата, то есть по установленным правилам записывает текст, оформление и объекты. Если другая программа не поддерживает эти правила, файл может открыться с потерей разметки или не открыться вообще. Поэтому при обмене документами выбирают совместимый формат и после сохранения проверяют результат.

Элементы текстового документа и операции текстового процессора

Таблица показывает, с каким элементом работает пользователь и к чему приводит выбранная операция. Сначала определите нужный уровень: символ, фрагмент, абзац, страницу или объект. Затем проверьте, изменилось ли содержание или только оформление.

Например, для изменения отступа не нужно выделять каждую букву: достаточно выбрать нужный абзац. А для замены одного слова следует работать с фрагментом и проверить найденные совпадения.

Разбор задач

Поиск и замена слова

Условие: в документе нужно заменить все вхождения слова «информатика» на слово «программирование». Требуется использовать поиск и замену, но не допустить случайной замены части другого слова.

1. Откройте окно поиска и замены, чтобы программа просматривала документ автоматически.
2. В поле поиска введите «информатика», а в поле замены — «программирование».
3. Просмотрите найденные фрагменты, проверьте регистр и границы слова, затем выполните замену всех подходящих вхождений.
4. Перечитайте несколько мест документа и сохраните файл.

Ответ: нужная последовательность — поиск, проверка найденных фрагментов, замена и контроль результата. Такой порядок уменьшает риск изменить неподходящее сочетание букв.

Оформление текста

Условие: заголовок нужно разместить по центру, основной текст выровнять по ширине, задать абзацный отступ, а термины выделить полужирным шрифтом. Здесь одновременно используются параметры символов и абзацев.

1. Выделите заголовок и примените к его абзацу выравнивание по центру.
2. Выделите основной текст или нужные абзацы и установите выравнивание по ширине.
3. Задайте абзацный отступ через параметры абзаца, а не пробелами в начале строк.
4. По очереди выделите термины и включите полужирное начертание.

Ответ: сначала настраиваются абзацы, затем символы внутри них. Содержание не меняется: меняется только расположение текста и начертание выбранных терминов.

Создание сложного документа

Условие: нужно создать одностраничный документ с заголовком, нумерованным списком, таблицей, рисунком и колонтитулом, а затем сохранить его в двух форматах. Главная трудность состоит в согласовании структуры, объектов и совместимости файлов.

1. Создайте документ, задайте заголовок и расположите его в верхней части страницы.
2. Добавьте нумерованный список, таблицу и рисунок, проверяя размер и положение каждого объекта.
3. Вставьте колонтитул и при необходимости номер страницы, затем проверьте, что всё помещается на одной странице.
4. Сохраните исходный файл, выберите второй формат через команду сохранения или экспорта и сравните открытые копии.

Ответ: документ следует строить от общей структуры к отдельным объектам, а после сохранения проверить обе версии. Если рисунок, таблица или колонтитул изменились, нужно выбрать более подходящий формат или исправить оформление.

Типичные ошибки

Смешивать редактирование и форматирование. Ошибку допускают, потому что оба действия выполняются в одном окне. Проверьте себя: если изменились слова или их порядок, это редактирование, а если только шрифт или расположение — форматирование.

Форматировать не тот абзац. Это происходит, когда курсор стоит в другом месте или выделен лишний фрагмент. Перед командой проверьте подсветку и положение курсора, а после неё убедитесь, что изменился именно нужный участок.

Выравнивать пробелами и пустыми строками. Такой способ кажется быстрым, но при изменении шрифта или ширины страницы текст «съезжает». Удалите лишние пробелы и используйте выравнивание, отступы, интервалы и параметры страницы.

Закрывать файл без сохранения или выбирать неподходящий формат. Изменения могут исчезнуть, а оформление — нарушиться в другой программе. Перед закрытием сохраните документ, а после выбора формата откройте копию и проверьте текст, объекты и разметку.

Связь с другими темами

До изучения темы нужны навыки работы с файлами и папками, ввода текста с клавиатуры, выделения, копирования и перемещения фрагментов. Без них трудно управлять содержанием документа.

Текстовые процессоры пригодятся при подготовке рефератов, отчётов, презентационных материалов, таблиц и других электронных документов. Эти умения нужны и в учёбе, и в повседневной работе с информацией.

Дальше тема связана со стилями, автоматическим оглавлением, шаблонами, проверкой правописания и совместной работой. Эти средства ускоряют оформление больших документов и помогают поддерживать единый вид текста.

Что запомнить

• Текстовый документ содержит текст, структуру и сведения об оформлении.
• Текстовый процессор предназначен для создания и обработки текстовых документов.
• Редактирование изменяет содержание документа.
• Форматирование изменяет внешний вид документа.
• Абзац является структурной единицей текста и имеет собственные параметры оформления.
• Текстовый процессор позволяет работать не только с текстом, но и с таблицами, рисунками и другими объектами.
• Перед закрытием документа необходимо сохранить изменения и учитывать формат файла.