Предварительный просмотр

Определения и обозначения

Предварительный просмотр — режим, показывающий, как документ будет выглядеть на печатных страницах. Он нужен, чтобы до печати увидеть расположение текста и объектов и заранее заметить проблемы. В отличие от обычного редактирования, здесь легче оценить документ как набор отдельных листов. Поэтому этот режим используют для проверки результата перед печатью.

Печатная страница — область документа, которая выводится на один лист бумаги с учётом заданных параметров. Она помогает понять, какая часть текста или таблицы окажется на конкретном листе. Границы страницы важны, потому что содержимое может переноситься на следующий лист. Просмотр страниц позволяет увидеть это распределение целиком.

Разрыв страницы — граница, с которой начинается следующая печатная страница. Разрыв может быть установлен намеренно или возникнуть из-за того, что содержимое не поместилось на листе. Его положение влияет на то, где заканчивается один фрагмент текста и начинается другой. Проверка разрывов помогает избежать случайного разделения содержимого.

Масштаб просмотра — размер отображения страницы на экране; он меняет только представление, а не содержимое документа. При увеличении масштаба лист удобнее рассматривать, но сам по себе он не становится крупнее на бумаге. Это понятие нужно, чтобы не спутать удобство экранного просмотра с настройками печати. Для изменения результата на листе проверяют параметры печати.

Как это устроено

Предварительный просмотр показывает предполагаемый результат печати, поэтому в нём можно проверить документ до отправки на принтер. При обычном редактировании внимание сосредоточено на тексте и его изменении, а проблемы с границами листа легко не заметить. Просмотр помогает обнаружить такие несоответствия заранее. Если исправить их до печати, не придётся тратить бумагу и время на неудачный экземпляр.

В режиме просмотра документ отображается постранично, потому что печать тоже происходит на отдельных листах. Так можно оценить, где заканчивается одна страница, а где начинается следующая. Это особенно полезно, когда текст или объект расположены близко к краю листа. Постраничное представление помогает заметить, что часть содержимого перенеслась или оказалась отдельно от связанного с ней фрагмента.

На вид страниц влияют размер бумаги, её ориентация, поля и масштаб печати. Эти параметры определяют доступное пространство: например, широкие поля оставляют меньше места для текста, а альбомная ориентация даёт больше ширины. Поэтому изменение настроек может привести к тому, что содержимое перераспределится и займёт другое количество листов. После изменения параметров нужно проверить страницы заново, а не полагаться на прежний просмотр.

Просмотр помогает находить пустые страницы, неудачные разрывы и фрагменты, отделившиеся от основного текста. Такие недостатки возникают, когда содержимое не помещается на листе или граница страницы установлена в неудобном месте. Например, заголовок может остаться внизу страницы, а относящийся к нему текст перейти на следующую. Проверка всего документа позволяет заметить подобные случаи, даже если они находятся не в начале.

Если обнаружена проблема, можно изменить сам документ или настройки страницы, а затем снова открыть предварительный просмотр. Изменение текста или расположения объектов влияет на содержимое, а настройка полей, ориентации и печатного масштаба — на то, как оно распределится по листам. Повторная проверка нужна, потому что исправление одной страницы может повлиять на следующие. Цель — убедиться, что после изменений весь документ выглядит приемлемо.

Что проверяют перед печатью

Пользуйтесь таблицей как списком проверки: просмотрите документ и для каждой строки сравните страницы с указанными признаками. Если нашли проблему, выберите настройку, которая связана именно с ней, и внесите изменение. Затем снова проверьте весь документ, поскольку исправление может повлиять и на другие страницы.

Разбор задач

Перед печатью документа из двух страниц выяснилось, что последняя строка текста перенесена на третью страницу. Нужно понять, почему содержимое не поместилось, и выбрать настройку, которая поможет сохранить удобное распределение текста. Важно не менять масштаб просмотра: он не исправляет перенос на бумаге. Проверка начинается с просмотра всех страниц и параметров печати.

1. Откройте предварительный просмотр и сравните вторую и третью страницы. Убедитесь, что на третьей действительно находится только последняя строка, а не другая часть документа.
2. Проверьте поля: слишком большие поля уменьшают пространство для текста на странице. Если это подходит для оформления документа, уменьшите их и снова посмотрите, поместилась ли строка.
3. Проверьте масштаб печати. Если допустимо немного уменьшить печатаемое содержимое, настройте масштаб и оцените результат. Не путайте эту настройку с увеличением страницы на экране.
4. После каждого изменения снова просмотрите страницы, чтобы убедиться, что текст распределён ожидаемым образом и не появились новые неудобные переносы.

Ответ: в предварительном просмотре нужно проверить распределение текста на второй и третьей страницах, а также поля и масштаб печати. Можно уменьшить поля или, если это подходит, масштаб печати. Затем следует повторно проверить все страницы.

Вторая ситуация: в предварительном просмотре таблица выходит за правую границу листа. Нужно разместить её целиком, не предполагая, что сдвиг таблицы мышью обязательно решит проблему. Сначала проверьте параметры страницы, которые определяют ширину доступной области. После каждого изменения оцените результат в просмотре.

1. Откройте страницу с таблицей и проверьте, действительно ли её правая часть выходит за границу печатной страницы.
2. Проверьте ориентацию листа. Если лист книжный, попробуйте альбомную ориентацию: более широкая область может вместить таблицу.
3. Если таблица по-прежнему не помещается, проверьте масштаб печати. Уменьшите его, если это допустимо, чтобы таблица целиком попала на страницу.
4. Снова откройте просмотр и оцените не только правый край, но и всю таблицу: её содержимое должно оставаться читаемым и полностью видимым.

Ответ: сначала проверьте ориентацию страницы и при необходимости выберите альбомную, затем настройте масштаб печати. После этого снова просмотрите страницу и убедитесь, что таблица помещается целиком и не стала слишком мелкой.

В третьей ситуации в многостраничном документе обнаружены пустая страница и заголовок, оставшийся внизу предыдущей. Причины могут быть разными: лишний разрыв страницы, особенности расположения содержимого или перенос текста на соседний лист. Исправление должно учитывать оба недостатка, поэтому проверяют не один лист, а весь документ. Затем результат оценивают повторно.

1. Просмотрите страницы до и после пустой. Проверьте, не начинается ли новая страница из-за установленного разрыва или из-за того, что содержимое не помещается.
2. Найдите место, после которого появляется пустой лист. Исправьте ненужный разрыв или расположение содержимого, если это причина, и снова проверьте соседние страницы.
3. Посмотрите, где находится заголовок и где начинается относящийся к нему текст. Измените разрыв или расположение элементов так, чтобы заголовок не оставался отдельно внизу страницы.
4. Повторно просмотрите весь документ, проверяя пустые листы, положение заголовка и распределение следующих фрагментов. Убедитесь, что исправления не создали новых проблем.

Ответ: возможные причины — лишний разрыв или такое распределение содержимого, при котором часть страницы остаётся пустой, а заголовок отделяется от текста. Нужно проверить разрывы и расположение элементов, внести подходящие изменения и снова просмотреть весь документ.

Типичные ошибки

Ошибка — считать, что увеличение масштаба просмотра увеличит текст на бумаге. Так думают, потому что при увеличении страница действительно выглядит крупнее на экране. Но масштаб просмотра меняет представление документа, а не обязательно параметры печати. Проверьте себя: изменился ли печатный масштаб в настройках, а не только размер отображения страницы?

Ошибка — отправлять документ на печать, проверив только первую страницу. На первых листах всё может выглядеть правильно, а лишняя страница или неудачный разрыв появиться дальше. Так происходит, когда просмотр считают проверкой лишь начала документа. Чтобы проверить себя, пролистайте все страницы и обратите внимание на последнюю.

Ошибка — исправлять переполнение страницы только перемещением содержимого на экране, не проверяя поля, ориентацию и масштаб печати. Такой способ кажется быстрым, но причина может быть в недостаточной ширине или высоте области печати. Проверьте параметры страницы и убедитесь, что проблема исчезла именно в режиме просмотра. Не считайте изменение положения на экране достаточным доказательством.

Ошибка — считать предварительный просмотр гарантией точного совпадения с отпечатком. Режим показывает предполагаемый результат, но на фактическую печать влияют настройки и возможности принтера. Это легко упустить, если воспринимать изображение на экране как точную копию листа. Для проверки сопоставьте настройки принтера с параметрами документа, а для важных материалов при необходимости выполните пробную печать.

Связь с другими темами

Чтобы пользоваться предварительным просмотром, нужно уметь сохранять и редактировать документ, а также ориентироваться в его страницах. Эти навыки позволяют внести исправления, если содержимое распределилось неудачно. Просмотр особенно пригодится при подготовке к печати текстовых документов и таблиц. В обоих случаях важно оценить не только содержание, но и то, как оно размещено на листах.

Что запомнить

• Предварительный просмотр показывает предполагаемый вид документа на печатных страницах.
• Проверять нужно все страницы, а не только первую.
• Распределение содержимого зависит от параметров страницы и документа.
• Масштаб просмотра на экране не обязательно меняет масштаб печати.
• После исправлений результат следует просмотреть повторно.