5.2. Сортировка и поиск данных в электронных таблицах

Определения и обозначения

Сортировка данных — упорядочивание строк таблицы по значениям одного или нескольких столбцов. Например, список фамилий можно расположить по алфавиту, а список результатов — от меньшего значения к большему. Сортировка нужна, чтобы быстрее сравнивать записи и находить нужную среди множества строк.

Ключ сортировки — столбец или набор столбцов, по значениям которых определяется порядок строк. Если ключом выбраны фамилии, строки располагаются в соответствии с фамилиями, а если даты — с датами. Ключ помогает задать понятное правило сортировки, а несколько ключей позволяют уточнить его.

Поиск данных — нахождение в таблице ячеек, содержащих заданный текст, число или фрагмент записи. Например, можно найти ячейку с названием товара или отыскать все записи, где встречается часть фамилии. Поиск удобен, когда нужно быстро перейти к конкретным данным, не просматривая строки по одной.

Автофильтр — средство отбора строк, удовлетворяющих заданному условию, без удаления остальных данных. Например, можно временно оставить на экране записи только об одном товаре или об оценках выше заданного значения. Он нужен, чтобы сосредоточиться на подходящих строках и при необходимости снова увидеть всю таблицу.

Как это устроено

При сортировке следует выбирать диапазон всей таблицы, а не отдельный столбец. Значения в строке обычно описывают одну запись: например, фамилия, класс и оценка относятся к одному ученику. Если переместить только фамилии, остальные сведения останутся на месте и окажутся связаны не с теми людьми. Поэтому включайте в сортируемый диапазон все столбцы с данными, относящимися друг к другу.

Сортировка по возрастанию и убыванию задаёт противоположные направления порядка. Числа по возрастанию располагаются от меньшего к большему, а по убыванию — наоборот; текст обычно упорядочивается от начала алфавита к концу или в обратном направлении. Для дат возрастание означает движение от более ранних к более поздним. Выбирая направление, учитывайте тип данных и проверяйте результат: так легче заметить, если даты распознаны как текст.

Многоуровневая сортировка нужна, когда одного правила недостаточно. Сначала строки распределяются по главному ключу, например по отделам, поэтому записи одного отдела оказываются рядом. Если значения главного ключа совпадают, порядок внутри этой группы задаёт следующий ключ — например, зарплата. В результате сотрудники сгруппированы по отделам, а в каждой группе могут располагаться от большей зарплаты к меньшей.

Чтобы найти значение, задают текст, число или фрагмент записи и запускают поиск по таблице. Программа проверяет содержимое ячеек и перемещает выделение к найденному совпадению, поэтому его можно отличить от окружающих данных. Если совпадений несколько, их обычно можно просматривать по очереди. Поиск удобен для перехода к записи, но сам по себе не собирает подходящие строки в отдельный список.

Автофильтр применяет условие к одному или нескольким столбцам и показывает только строки, которые ему соответствуют. Например, при выборе товара «Принтер» строки о других товарах временно исчезнут с экрана, а подходящие останутся. Эти записи не удаляются: программа лишь скрывает их, чтобы не отвлекать от отбора. Когда условие снимают или меняют, скрытые строки снова становятся видимыми.

Операции сортировки, поиска и фильтрации данных

Сравнивайте строки таблицы, чтобы выбрать подходящий инструмент для задачи. В столбцах таблицы ниже указано, что задают для каждой операции и какой результат получают.

Если нужно изменить порядок всех записей, выбирайте сортировку, а если требуется временно оставить на экране часть строк — фильтр. Для перехода к конкретной ячейке используйте поиск. При сортировке проверьте, что диапазон охватывает всю связанную таблицу.

Разбор задач

Упорядочить записи по фамилиям

Условие. В таблице записаны фамилии учеников и их оценки. Нужно расположить записи по фамилиям в алфавитном порядке, сохранив соответствие между учеником и его оценками. Поскольку значения в строке относятся к одной записи, одной сортировки столбца с фамилиями недостаточно.

1. Выделяем всю таблицу вместе с фамилиями и оценками: так строки будут переставляться целиком.
2. Открываем сортировку и выбираем столбец с фамилиями как ключ.
3. Указываем направление по возрастанию и проверяем, что фамилии идут по алфавиту, а оценки остались рядом со своими учениками.

Ответ. Таблица упорядочена по фамилиям по возрастанию, связанные данные в каждой записи сохранены. Проверка результата помогает убедиться, что сортировка применилась к нужному столбцу и всему диапазону. Если оценки перестали соответствовать ученикам, нужно отменить действие и отсортировать полный диапазон.

Найти и показать продажи принтера

Условие. В журнале продаж нужно найти строки с названием товара «Принтер», а затем оставить на экране только продажи этого товара. Поиск и автофильтр решают здесь разные задачи: первый помогает найти совпадение, второй отбирает строки для просмотра. Поэтому удобно применить их по очереди.

1. Выполняем поиск текста «Принтер» по таблице и проверяем, что найденное совпадение находится в столбце с названием товара.
2. Включаем автофильтр для диапазона таблицы и задаём в столбце товара условие, равное «Принтер».
3. Проверяем оставшиеся на экране строки: в каждой из них должно быть указано название этого товара.

Ответ. Поиск помогает обнаружить ячейки с нужным названием, а фильтр показывает строки продаж принтера. Записи о других товарах скрыты, а не удалены. Чтобы снова отобразить весь журнал, нужно снять условие фильтра.

Отсортировать сотрудников по отделам и зарплате

Условие. В таблице сотрудников требуется сгруппировать записи по отделам, а внутри каждого отдела расположить зарплаты от большей к меньшей. Главным правилом должны быть отделы: иначе записи разных отделов могут перемешаться из-за зарплат. Второе правило нужно применять только при совпадении значений первого ключа.

1. Выделяем весь диапазон таблицы сотрудников, чтобы строки оставались целостными.
2. В настройках многоуровневой сортировки задаём отдел первым ключом и выбираем для него нужное направление.
3. Добавляем зарплату вторым ключом и указываем сортировку по убыванию, затем проверяем порядок внутри отделов.

Ответ. Сотрудники расположены группами по отделам, а в каждой группе зарплаты идут от большей к меньшей. Если первым ключом сделать зарплату, получится другой порядок: сотрудники будут сгруппированы не по отделам. Порядок ключей задаёт приоритет правил.

Типичные ошибки

Ошибка — сортировать только один столбец, например фамилии, не перемещая связанные значения той же строки. Её допускают, потому что кажется, будто нужно упорядочить лишь видимые фамилии. После этого оценка или другой показатель может оказаться рядом не со своей записью. Проверьте несколько строк по исходным данным и при сомнении отмените действие, затем сортируйте весь диапазон.

Иногда путают сортировку по возрастанию и убыванию, особенно для дат и текста. Направление кажется очевидным, но даты могут быть записаны как текст, а порядок текста не похож на числовой. Проверьте первые и последние значения: даты должны идти в нужную сторону, а фамилии — в заданном алфавитном порядке. Если порядок неверный, уточните направление и формат данных.

При многоуровневой сортировке вторичный столбец могут ошибочно назначить главным. Тогда записи группируются по зарплате, а отделы оказываются вперемешку, хотя требуется обратный приоритет. Перед запуском проверьте последовательность ключей: первым должен стоять признак, по которому нужно сгруппировать всю таблицу. Затем убедитесь, что дополнительное правило действует внутри групп.

Скрытые автофильтром строки иногда принимают за удалённые. Это происходит потому, что после задания условия записи исчезают с экрана и их не видно в таблице. Снимите фильтр или очистите его условие: если строки появились снова, значит, они были только скрыты. Фильтрация меняет отображение данных, а не удаляет сами записи.

Связь с другими темами

Чтобы сортировать и фильтровать данные, нужно знать строение электронной таблицы, адреса ячеек и диапазоны, а также уметь выделять нужные данные. При выборе ключа важно понимать, где находятся текстовые, числовые значения и даты; поэтому пригодятся навыки их ввода и редактирования. Эти операции особенно полезны при работе с большими таблицами, списками, журналами и базами данных: они помогают упорядочивать записи и быстро находить нужное.

Что запомнить

• Сортировка изменяет порядок строк, а не значения в ячейках.
• При сортировке следует выбирать весь диапазон связанной таблицы.
• Ключ сортировки определяет, по какому столбцу упорядочиваются записи.
• Многоуровневая сортировка позволяет уточнять порядок при совпадении значений.
• Поиск находит ячейки с заданным содержимым.
• Автофильтр скрывает строки, не соответствующие условию, но не удаляет их.