Практическая работа 5.1 Сортировка и поиск данных в электронных таблицах

Определения и обозначения

Сортировка данных — упорядочивание строк таблицы по значениям одного или нескольких столбцов. Она нужна, чтобы быстро сравнить записи и увидеть их в удобной последовательности, например расположить фамилии по алфавиту или баллы от меньшего к большему. При сортировке меняется порядок строк, а не смысл хранящихся в них сведений.

Поиск данных — обнаружение отдельного значения или отбор строк, подходящих под заданное условие. Например, можно найти конкретную фамилию либо вывести только записи с оценкой выше заданной. Поиск отдельного значения отвечает на вопрос «где находится это?», а поиск по критерию — «какие записи подходят?».

Критерий поиска — условие, которому должны отвечать искомые данные. Это может быть равенство определённому числу, принадлежность диапазону или совпадение текста. Чёткий критерий помогает получить именно нужные строки и не включить в результат лишние.

Многоуровневая сортировка — упорядочивание по нескольким столбцам, при котором следующий столбец используется, если значения в предыдущем совпадают. Например, товары сначала располагаются по категории, а внутри каждой категории — по цене. Такой способ нужен, когда одного признака недостаточно для удобного порядка.

Как это устроено

Строка таблицы обычно содержит сведения об одном объекте: например, фамилию ученика и его оценку. Поэтому при сортировке нужно выделять весь диапазон с этими данными, а не один столбец. Если переставить только значения в столбце с фамилиями, оценки останутся на месте и станут относиться не к тем ученикам. Целостность строк сохраняет смысл таблицы.

Сначала выбирают столбец, по которому будут располагаться записи, — это ключ сортировки. Затем задают направление: по возрастанию или по убыванию. Для чисел это обычно означает от меньшего к большему или наоборот, для текста — от А до Я или от Я до А, а для дат — от ранних к поздним или в обратном порядке. Учитывайте тип данных, иначе порядок может оказаться не таким, как вы ожидаете.

При сортировке по нескольким столбцам пользователь задаёт последовательность ключей. Основным становится первый столбец: программа группирует записи по его значениям. Если в группе есть одинаковые значения, порядок внутри неё определяет следующий столбец, а затем, если нужно, третий. Поэтому приоритеты нужно выбирать в соответствии с задачей: сначала категория, потом цена — не то же самое, что сначала цена, потом категория.

Чтобы найти нужные записи, можно выполнить поиск отдельного значения либо задать условие отбора. Например, запросить все результаты не ниже 70 баллов. Критерий должен соответствовать типу данных: число сравнивают с числом, дату — с датой, текст — с текстом или условием совпадения. Если число сохранено как текст, программа может сравнить его иначе, чем ожидается.

После сортировки или поиска результат проверяют по нескольким признакам. Убедитесь, что заголовки остались на месте, а сведения в каждой строке по-прежнему относятся к одному объекту. Для поиска просмотрите найденные строки и проверьте каждую по исходному условию. Такая проверка помогает заметить неправильный диапазон, направление сортировки или критерий.

Сравнение сортировки и поиска данных

Сначала определите, нужно ли изменить порядок всей таблицы или только найти подходящие записи. Затем выберите строку таблицы, соответствующую вашей задаче, и проверьте, верно ли задано действие. Особенно внимательно задавайте столбец и направление сортировки, а для отбора — условие.

Разбор задач

Упорядочить записи по фамилии

В таблице с фамилиями и оценками нужно расположить записи от А до Я. Фамилия — ключ сортировки, но оценка связана с фамилией и должна перемещаться вместе с ней. Поэтому выбираем всю таблицу, а не только столбец с фамилиями.

1. Выделите все строки с данными и столбцы с фамилиями и оценками.
2. Проверьте, что строка заголовков распознана как заголовок или не включена в диапазон сортируемых записей.
3. Выберите столбец с фамилиями и направление по возрастанию, то есть от А до Я.
4. После выполнения просмотрите несколько строк: фамилии должны идти по алфавиту, а оценки — оставаться в тех же строках, что и соответствующие фамилии.

Ответ: вся таблица упорядочена по фамилии от А до Я, связи между фамилиями и оценками сохранены.

Расположить товары по категории и цене

В списке товаров нужно сначала сгруппировать одинаковые категории, а внутри каждой категории поставить более дешёвые товары раньше. Здесь важен порядок приоритетов: если первым указать цену, товары разных категорий могут перемешаться. Поэтому категория будет основным ключом, а цена — дополнительным.

1. Выделите весь список товаров вместе со связанными столбцами и сохраните строку заголовков.
2. Откройте настройки многоуровневой сортировки и добавьте первым ключом столбец с категориями.
3. Установите для категории нужный порядок, затем добавьте второй ключ — цену — и выберите направление по возрастанию.
4. Проверьте, что категории идут отдельными группами, а внутри каждой группы цены увеличиваются.

Ответ: товары упорядочены по категории, а в каждой категории — от меньшей цены к большей.

Найти результаты не менее 70 баллов

Нужно выбрать участников, набравших не менее 70 баллов, и расположить найденные записи по убыванию результата. Слова «не менее» означают, что подходят значения, равные 70 или превышающие его. Сначала применяем числовое условие к столбцу результатов, а затем сортируем подходящие строки.

1. Выберите столбец с результатами и задайте критерий «больше или равно 70».
2. Просмотрите отобранные строки и убедитесь, что у каждой участника результат составляет 70 баллов или больше.
3. Отсортируйте найденные записи по столбцу результатов по убыванию.
4. Проверьте начало и конец списка: первым должен быть наибольший результат, а значений меньше 70 быть не должно.

Ответ: получен список участников с результатом не менее 70 баллов, расположенный от наибольшего результата к наименьшему.

Типичные ошибки

Сортировать только один столбец. Так делают, когда выделяют на экране только нужные значения и не замечают, что остальные данные строки с ними связаны. После сортировки фамилии могут перестать соответствовать оценкам или адресам. Проверьте несколько записей по исходным данным и при сомнении отмените действие, затем сортируйте всю таблицу.

Включить заголовок в сортируемые данные как обычную запись. Это случается, если программа не распознала первую строку как названия столбцов. В результате заголовок перемещается среди записей, и становится сложнее понять, где какие данные. Перед запуском убедитесь, что указан режим заголовков, или выделите диапазон без строки заголовков.

Выбрать неверное направление или не учесть тип данных. Например, перепутать возрастание и убывание либо ожидать, что даты и числа будут обработаны как текст. Ошибку допускают, когда выбирают направление, не сверяясь с задачей и форматом ячеек. Проверьте крайние значения и убедитесь, что числа и даты распознаны правильно.

Задать неполный или неверный критерий. Если условие не учитывает границу диапазона или применено не к тому столбцу, часть нужных строк потеряется, а лишние попадут в результат. Такое бывает, когда условие формулируют приблизительно или не уточняют, включается ли граничное значение. Сверьте критерий с задачей и проверьте каждую найденную строку.

Связь с другими темами

Для практической работы нужны навыки ввода данных в электронную таблицу и выделения диапазонов. Также важно различать строки, столбцы и заголовки: строка хранит сведения об одной записи, а столбец — значения одного признака. Эти знания помогают правильно выбрать весь диапазон и не потерять связь между данными при сортировке.

Сортировка и поиск полезны при работе с большими таблицами, списками и базами данных. Они помогают быстро находить записи и сравнивать значения, например результаты измерений. После отбора данных проще заметить нужные закономерности и подготовить сведения для дальнейшего анализа.

Что запомнить

• Сортировка меняет порядок записей, но не должна нарушать их целостность.
• При сортировке выделяют всю таблицу вместе со связанными столбцами.
• Порядок сортировки выбирают с учётом типа данных.
• В многоуровневой сортировке каждый следующий ключ уточняет порядок при совпадении предыдущего.
• Поиск или отбор выполняют по явно заданному критерию.
• После операции нужно проверить, что результат соответствует условию.