"Информатика", Поляков К.Ю., Еремин Е.А.
Многостраничный документ — это текст, расположенный на нескольких страницах: доклад, реферат или отчёт. Чтобы такой документ было удобно читать и печатать, заранее настраивают размер и ориентацию страниц, поля, разрывы, колонтитулы и нумерацию. Разрыв страницы помогает начинать новый материал с нужного места, а автоматические колонтитулы и номера сохраняют единообразие оформления даже после редактирования текста.
Текст подготовлен нейронной сетью по теме параграфа и не заменяет учебник — важные факты и формулировки сверяйте с ним.
Многостраничный документ — документ, текст которого занимает несколько страниц. Его страницы должны быть оформлены единообразно: с одинаковыми правилами для полей, заголовков и повторяющихся сведений. Это помогает читателю не терять место чтения и быстро находить нужную часть.
Разрыв страницы — команда, которая начинает следующую часть текста с новой страницы, не заполняя остаток текущей. Он нужен, например, чтобы основная часть начиналась после титульного листа. В отличие от пустых строк, разрыв сохраняет это правило после изменений текста.
Колонтитул — область вверху или внизу страницы для повторяющихся сведений. В неё можно поместить название работы, фамилию автора или дату. Один раз заданный колонтитул появляется на подходящих страницах автоматически.
Нумерация страниц — автоматическое обозначение порядкового номера страницы. Номер вставляется как специальное поле, а не как обычные символы. Поэтому он изменяется сам, если страницы добавляются, удаляются или меняют порядок.
Размер страницы, поля и ориентацию настраивают заранее, потому что эти параметры влияют на весь документ. Например, узкие поля оставляют больше места для текста, а альбомная ориентация удобна для широких таблиц. Если изменить настройки поздно, строки и абзацы перераспределятся сразу на многих страницах, поэтому последующая проверка займёт больше времени.
Разрыв страницы отделяет начало нового материала от предыдущего содержимого. Несколько нажатий Enter создают пустые абзацы, и их количество зависит от длины текста выше. При редактировании пустые абзацы сдвигаются, а команда разрыва продолжает указывать, что следующий фрагмент должен начаться с нового листа.
Колонтитул позволяет один раз задать сведения, которые должны повторяться на страницах. Если вводить фамилию или название вручную в каждом месте, при исправлении придётся искать и менять все копии. Колонтитул уменьшает число таких действий и сохраняет одинаковое расположение текста вверху или внизу листа.
Нумерацию вставляют специальной командой текстового редактора, обычно выбрав верхнюю или нижнюю область страницы. Программа связывает номер с положением страницы, поэтому сама определяет, какой номер показать. Набранные вручную цифры такой связи не имеют и быстро становятся неверными после изменения документа.
При добавлении или удалении текста меняется количество строк на страницах, поэтому границы страниц могут переместиться. Это нормальное поведение, но отдельные заголовки, таблицы и разрывы иногда оказываются в неудобных местах. После редактирования нужно просмотреть документ целиком, чтобы обнаружить пустые листы, потерянные колонтитулы или неправильное начало разделов.
Таблица показывает, какую задачу решает каждый элемент оформления. Сначала определите, что именно нужно исправить: общий вид страницы, начало раздела или повторяющиеся сведения. Затем используйте соответствующую команду, а после изменений проверьте результат в режиме просмотра документа.
| Элемент | Назначение | Где располагается или как задаётся |
|---|---|---|
| Размер и ориентация страницы | Определяют формат листа и направление размещения текста | Задаются в параметрах страницы; бывают книжными или альбомными |
| Поля страницы | Оставляют свободное место между текстом и краями листа | Настраиваются в параметрах страницы для верхнего, нижнего, левого и правого краёв |
| Разрыв страницы | Начинает следующий фрагмент с нового листа | Вставляется командой разрыва в месте окончания текущей части |
| Верхний и нижний колонтитулы | Повторяют название, автора, дату или другие сведения | Располагаются в специальных областях сверху или снизу страницы |
| Нумерация страниц | Показывает порядковый номер каждого листа | Вставляется как автоматическое поле, обычно в колонтитул |
Документ должен начинаться с титульного листа, а основной текст — со следующей страницы. Пустые строки здесь ненадёжны, потому что объём титульного листа может измениться. Нужно задать не расстояние, а правило перехода к новому листу.
Ответ: вставьте разрыв страницы. Он сохранит начало основного текста с новой страницы при дальнейших правках.
В отчёте должны повторяться фамилия автора и номер текущей страницы. Если напечатать эти сведения в основном тексте, они не будут автоматически появляться на других листах. Поэтому повторяющуюся фамилию помещают в колонтитул, а номер задают специальным полем.
Ответ: фамилию следует поместить в колонтитул, а номер вставить как автоматическое поле. Так сведения будут повторяться одинаково и обновляться вместе с документом.
После добавления абзаца часть текста перешла на следующую страницу, а набранные цифры перестали совпадать с реальными номерами. Причина в том, что ручные цифры не связаны с положением страниц. Сначала нужно заменить способ нумерации, затем проверить весь документ после перераспределения текста.
Ответ: замените ручные цифры автоматической нумерацией и проверьте страницы после перераспределения текста. Тогда номера снова будут соответствовать фактическому порядку листов.
Перенос текста большим числом нажатий Enter. Так пытаются быстро освободить место до конца страницы, но пустые абзацы зависят от длины текста выше. После правки они сдвигают раздел. Проверьте себя: если для перехода нужен длинный ряд пустых строк, используйте разрыв страницы.
Ввод номеров страниц вручную. Такой способ кажется простым, потому что цифру видно сразу. После вставки или удаления текста она не изменяется и перестаёт обозначать настоящий номер. Проверьте номер на нескольких листах после правки; при расхождении вставьте автоматическое поле.
Повторение одинакового текста вместо колонтитула. Автор может копировать фамилию или название на каждую страницу, чтобы они были заметны. При исправлении придётся менять все копии, и одну легко пропустить. Если сведения повторяются в одинаковой области, их нужно помещать в колонтитул.
Неверное представление о разрыве страницы. Иногда считают, что эта команда удаляет текст или создаёт отдельную страницу с неизменным содержимым. На самом деле она только задаёт место начала следующего фрагмента. Проверьте себя: текст не исчезает, а при изменении документа страницы могут перераспределиться.
Для работы с многостраничными документами нужны базовые навыки текстового редактора: создание и редактирование файла, выделение фрагментов и использование команд меню. Без них трудно изменить параметры страницы или вставить автоматический элемент. Поэтому сначала полезно уверенно выполнять обычные операции с текстом.
Эти приёмы применяются при подготовке докладов, рефератов, отчётов и материалов для печати. В каждом таком документе встречаются повторяющиеся сведения, разделы и несколько листов. Правильное оформление помогает сохранить структуру работы даже после исправлений.
Почему нельзя просто нажать Enter несколько раз, чтобы перейти на новую страницу?
Пустые строки зависят от объёма текста выше. Если добавить или удалить текст, они сдвинутся, и новый раздел перестанет начинаться с нужной страницы.
Что произойдёт с разрывом страницы, если текст перед ним станет длиннее?
Разрыв останется на том же месте в структуре документа, а текст после него начнётся с новой страницы. Содержимое страниц может перераспределиться, но заданное начало нового раздела сохранится.
Чем колонтитул отличается от обычного текста страницы?
Колонтитул находится в специальной верхней или нижней области страницы и повторяется автоматически. Обычный текст является частью основного содержания и не появляется на других страницах сам по себе.
Как сделать так, чтобы номера страниц изменялись автоматически?
Нужно вставить в документ специальное поле номера страницы через команду текстового редактора. Тогда при добавлении или удалении страниц номера обновятся без ручной правки.
Нужно ли проверять оформление документа после добавления или удаления текста?
Да, после редактирования текст может перейти на другие страницы. Следует проверить разрывы, колонтитулы, номера страниц и общий вид документа.
§ 31. Многостраничные документы
