§ 21. Правила заполнения таблицы

Определения и обозначения

Таблица — способ представления данных в строках и столбцах. В месте пересечения строки и столбца находится ячейка со значением. Такое расположение помогает увидеть, какие сведения относятся к одному объекту, и сравнить объекты между собой.

Поле — столбец таблицы, содержащий однотипные сведения об объектах. Например, в столбце «Год издания» указывают годы, а не названия книг. Заголовок поля подсказывает, какой именно признак описывает этот столбец, поэтому читателю не приходится угадывать смысл значений.

Запись — строка таблицы с набором сведений об одном объекте. Например, в одной строке можно разместить название книги, её автора и год издания. Поля задают признаки, а значения этих полей вместе образуют запись об объекте.

Заголовок таблицы — название, которое указывает, какие сведения представлены и к каким объектам они относятся. Например, название «Книги школьной библиотеки» понятнее, чем просто «Список». Заголовок помогает определить тему таблицы, даже если её читают отдельно от текста вокруг.

Как это устроено

Сначала определяют, какие объекты описывает таблица и какие сведения о каждом объекте нужны. Например, для списка книг объектами будут книги, а полезными признаками — название, автор и год издания. Такой выбор задаёт состав полей: если добавить лишние признаки, таблица станет сложнее, а если забыть нужные, данных для задачи не хватит.

Каждое поле размещают в отдельном столбце и обозначают коротким понятным заголовком. Заголовок должен точно называть признак: «Автор» информативнее, чем «Данные». В столбце значения относятся к одному признаку, потому что иначе их трудно сравнивать и использовать для поиска или сортировки.

Каждый объект помещают в отдельную строку-запись, а значения в ней располагают под нужными заголовками. Если строка описывает кружок, его название записывают в столбец «Кружок», день занятий — в столбец «День», а кабинет — в столбец «Кабинет». Такое соответствие позволяет понять, какое значение относится к каждому признаку.

Внутри заполненных данных не оставляют пустых строк и столбцов, а в одном поле не смешивают сведения разных типов. Пустая строка может выглядеть как конец таблицы, поэтому программа или человек способны не заметить данные ниже неё. А столбец, где вперемешку записаны, например, цены и названия товаров, нельзя правильно отсортировать как единый набор значений.

Перед использованием таблицу проверяют: можно ли понять её название и заголовки, правильно ли заполнены записи, нет ли непонятных обозначений и пропусков. Такая проверка нужна, потому что даже аккуратно оформленные данные могут быть неоднозначными. Если значение отсутствует, это обозначают понятным и единообразным способом, не подменяя его выдуманными сведениями.

Правила заполнения таблицы

Пользуйся таблицей как проверочным списком: сначала уточни название и заголовки, затем проверь каждую строку и каждый столбец. Если правило не выполняется, исправь структуру или обозначь отсутствующее значение понятным способом. Такой просмотр помогает заметить ошибки до поиска, сортировки или другой обработки.

Разбор задач

1. Таблица книг школьной библиотеки

Условие: нужно составить таблицу для списка книг школьной библиотеки и указать название и столбцы. Сначала решаем, что именно будет отдельным объектом: одна строка должна описывать одну книгу. Затем выбираем признаки, которые помогут узнать книгу и отличить её от других.

1. Определяем объект: книга.
2. Выбираем признаки: название книги, автор и год издания. Каждый признак относится к отдельному столбцу.
3. Подбираем название «Книги школьной библиотеки», чтобы было ясно, какие объекты описаны.
4. Называем столбцы «Название», «Автор», «Год издания» и записываем сведения о каждой книге в отдельную строку.

Проверяем результат: в столбце «Автор» стоят имена авторов, а в столбце «Год издания» — годы. Ответ: таблица «Книги школьной библиотеки» с полями «Название», «Автор» и «Год издания»; одна книга занимает одну строку.

2. Таблица расписания кружков

Условие: нужно заполнить таблицу «Расписание кружков» по сведениям о названии кружка, дне занятий и кабинете. Здесь названия признаков уже заданы, поэтому важно не перепутать, куда вносить каждое значение. Одна запись должна описывать занятия одного кружка.

1. Создаём столбцы «Название кружка», «День занятий» и «Кабинет».
2. Берём сведения об одном кружке и заносим их в одну строку: название — в первый столбец, день — во второй, кабинет — в третий.
3. Для следующего кружка заполняем следующую строку, сохраняя порядок столбцов.
4. Проверяем строки: значения должны стоять под подходящими заголовками, а названия кружков не должны попадать в столбец «Кабинет».

Такое расположение нужно, чтобы можно было, например, сравнить дни занятий разных кружков. Ответ: каждый кружок занимает отдельную строку, а название, день и кабинет записываются в свои столбцы таблицы «Расписание кружков».

3. Исправление таблицы товаров

Условие: в таблице товаров один столбец содержит и цены, и названия, запись разделена пустой строкой, а заголовок неясен. Эти недочёты мешают понять, где заканчивается одно поле и начинается другое. Исправлять их нужно так, чтобы каждая строка снова описывала товар понятным набором значений.

1. Разделяем разные признаки на отдельные столбцы, например «Название товара» и «Цена».
2. Переносим каждое значение в подходящий столбец и проверяем, что цены находятся только в поле «Цена», а названия — в поле «Название товара».
3. Убираем пустую строку из середины данных, чтобы записи шли подряд.
4. Заменяем неясный заголовок точным названием признака и просматриваем все строки на пропуски.

Мы проверяем не внешний вид сам по себе, а соответствие значений заголовкам и непрерывность записей. Ответ: в таблице должны быть отдельные поля для названия и цены, понятные заголовки и строки товаров без пустых разделителей внутри данных.

Типичные ошибки

Иногда фамилию и имя записывают вместе в одном столбце, считая их одним значением. Так делают, потому что оба слова относятся к человеку, но при раздельных полях проще искать или сортировать данные по имени и фамилии. Проверь себя: можно ли по заголовку определить, что находится в каждой части значения, и не потребуется ли разделять его для обработки?

Другая ошибка — смешивать в одном столбце данные разных типов, например дату и текстовое примечание. Это происходит, когда записи добавляют без заранее выбранных признаков, но тогда значения трудно сравнивать и сортировать. Проверь столбец: все ли его ячейки отвечают на один и тот же вопрос и записаны ли они в согласованном виде?

Пустые строки или столбцы иногда оставляют внутри таблицы, чтобы зрительно отделить части данных. Однако при обработке такой разрыв может быть принят за границу таблицы, и нижние записи останутся незамеченными. Проверь себя, просмотрев заполненные данные сверху вниз и слева направо: нет ли пустых полос между записями и полями?

Непонятные или одинаковые заголовки затрудняют чтение таблицы, хотя автору может казаться, что смысл и так ясен. Причина — привычка смотреть на данные в контексте, который не всегда доступен другому читателю. Проверь каждый заголовок отдельно: можно ли по нему понять признак и отличить столбец от остальных?

Связь с другими темами

Чтобы разобраться в таблице, нужно знать, что в электронной таблице ячейки расположены в строках и столбцах. Строки и столбцы позволяют организовать данные, а правила заполнения помогают сделать их понятными и однотипными. Если эти правила соблюдать, электронную таблицу проще использовать для ввода и обработки сведений.

Такая структура особенно полезна при сортировке и поиске: программе легче работать со столбцом, где собраны значения одного признака. Подготовленные данные также удобнее использовать для построения диаграмм. Поэтому правильное оформление таблицы — не только вопрос аккуратности, но и условие её дальнейшей обработки.

Что запомнить

• Название таблицы должно показывать, какие данные в ней собраны.
• Каждому признаку отводят отдельный столбец.
• Заголовок столбца кратко обозначает его содержимое.
• Одна строка содержит сведения об одном объекте.
• В одном столбце размещают однотипные данные.
• Внутри таблицы не оставляют пустых строк и столбцов.