§ 23. Деловая графика. Условная функция

Определения и обозначения

Деловая графика — представление числовых данных в наглядной графической форме для сравнения и анализа. Она помогает быстрее заметить, какие значения больше, как меняются показатели и чем отличаются группы данных. Такой способ представления удобен в отчётах, где таблица с числами может быть трудна для быстрого обзора.

Диаграмма — графическое представление данных электронной таблицы. Ряд данных — это значения, которые изображены на диаграмме; оси помогают понять, к каким категориям относятся значения и какова их величина. Заголовок обозначает тему, а легенда объясняет, какой цвет или условное обозначение соответствует каждому ряду.

Условная функция — функция табличного процессора, которая выбирает результат в зависимости от истинности заданного условия. Она нужна, когда в таблице следует автоматически присвоить результат по правилу: например, определить «зачёт» или «незачёт». Благодаря формуле не приходится проверять каждую строку вручную.

Условие — выражение, результатом которого является истина или ложь. В нём часто сравнивают числа или текст с помощью знаков =, >, <, >= и <=. Например, B2>=60 проверяет, равно ли значение ячейки B2 числу 60 или больше него. Результат такой проверки определяет, какую ветвь условной функции выбрать.

Как это устроено

Табличные данные можно представить диаграммой, потому что длина столбца или положение линии воспринимаются быстрее, чем длинный список чисел. По графику легко заметить, где показатель вырос, где снизился и насколько отличаются значения. Перед построением выбирают не только числа, но и нужные заголовки: без них категории могут остаться непонятными. Например, названия месяцев показывают, к каким периодам относятся продажи.

Тип диаграммы подбирают под вопрос, на который должен ответить график. Если нужно сравнить отдельные значения, например продажи за несколько месяцев, удобно использовать столбчатую диаграмму: высоты столбцов легко сопоставить. Круговая подходит, когда нужно показать, из каких частей состоит целое и какую долю занимает каждая часть. Линейная диаграмма помогает проследить изменение показателя по порядку, например его рост или снижение со временем.

При построении табличный процессор связывает категории с соответствующими значениями и размещает их на диаграмме. Обычно подписи категорий располагаются вдоль одной оси, а числовая шкала — вдоль другой, чтобы можно было оценить величины. Если в таблице несколько рядов данных, программа показывает их отдельно, а легенда помогает различать ряды по цветам или обозначениям. Заголовок нужен, чтобы читатель сразу понял, что сравнивается.

Условная функция сначала проверяет условие, а затем выбирает один из двух результатов. В записи ЕСЛИ первым аргументом указывают условие, вторым — значение, которое нужно вернуть при истине, третьим — значение при лжи. Аргументы разделяются точкой с запятой: например, =ЕСЛИ(B2>=60;"зачёт";"незачёт"). Если балл в B2 не меньше 60, результатом будет «зачёт», иначе — «незачёт».

В условии и результатах функции могут использоваться ссылки на ячейки, поэтому формула подходит для многих строк таблицы. Например, при копировании формулы вниз ссылка B2 обычно меняется на B3, B4 и далее, и каждый результат рассчитывается по данным своей строки. Если изменить исходное число или текст, табличный процессор пересчитает формулу автоматически. Диаграмма тоже может обновить отображаемые значения, если изменились данные, на которые она опирается.

Части условной функции

Читайте таблицу сверху вниз: сначала проверяется условие, затем выбирается один из двух результатов. В формуле аргументы идут в том же порядке, что и части записи. Текстовые результаты заключают в кавычки, а адрес ячейки указывают без кавычек.

Разбор задач

Задача 1. По таблице продаж за три месяца постройте столбчатую диаграмму, чтобы сравнить продажи по месяцам. Нужно показать не доли общего объёма, а отдельные значения для трёх категорий. Поэтому столбчатая диаграмма позволяет наглядно сопоставить продажи.

1. Найдите в таблице столбцы или строки с названиями месяцев и величинами продаж.
2. Выделите весь диапазон вместе с заголовками, чтобы месяцы стали подписями категорий.
3. Выберите тип «столбчатая диаграмма» и проверьте, что каждому месяцу соответствует своё значение.

Ответ. Постройте столбчатую диаграмму по диапазону с месяцами и продажами. По высоте столбцов можно сравнить показатели января, февраля и марта, а подписи позволяют определить, какому месяцу принадлежит каждый столбец.

Задача 2. В таблице с результатами учеников выведите «сдал», если балл в ячейке B2 не меньше 60, и «не сдал» в противном случае. Слова «не меньше» означают, что подходят и 60, и все числа выше него. Значит, условие сравнения должно включать знак равенства.

1. Запишите условие B2>=60: оно проверяет, достигнут ли пороговый балл.
2. Вызовите функцию ЕСЛИ и укажите после условия результат «сдал», а затем «не сдал».
3. Заключите оба текстовых результата в кавычки, а аргументы разделите точками с запятой.

Ответ. Формула: =ЕСЛИ(B2>=60;"сдал";"не сдал"). При значении B2, равном 60 или большем, появится «сдал», при меньшем — «не сдал».

Задача 3. Для списка заказов выведите «скидка», если сумма в B2 не меньше 5000 и в C2 указано «постоянный клиент»; иначе выведите «без скидки». Здесь должны одновременно выполниться два требования: нужная сумма и нужный статус клиента. Если хотя бы одно из них не соблюдено, скидка по условию задачи не назначается.

1. Запишите первую проверку как B2>=5000, а вторую — как C2="постоянный клиент".
2. Объедините проверки логической операцией И: И(B2>=5000;C2="постоянный клиент"). Функция И истинна, только когда истинны обе проверки.
3. Поместите выражение И в качестве первого аргумента ЕСЛИ, затем укажите результаты для истины и лжи.

Ответ. Формула: =ЕСЛИ(И(B2>=5000;C2="постоянный клиент");"скидка";"без скидки"). Она выдаст «скидка» только при выполнении обоих условий, иначе покажет «без скидки».

Типичные ошибки

Неподходящий тип диаграммы затрудняет ответ на вопрос задачи: например, круговая диаграмма неудобна для сравнения многих отдельных значений. Такую ошибку допускают, если выбирают тип по внешнему виду, а не по цели. Перед построением сформулируйте, что требуется показать: сравнение, доли целого или изменение показателя. Затем проверьте, помогает ли выбранная диаграмма быстро это увидеть.

Если выделить только числа, диаграмма может потерять подписи категорий или показать их неправильно. Это происходит, когда забывают, что значения сами по себе не сообщают, к каким месяцам или группам относятся. Включите в выделенный диапазон названия категорий и заголовки рядов. После построения проверьте подписи осей и легенду: они должны объяснять данные без догадок.

Перестановка аргументов ЕСЛИ меняет смысл формулы: результат для истины может оказаться на месте результата для лжи. Иногда один из результатов вовсе пропускают, потому что записывают функцию по памяти и не сверяют порядок. Проверяйте запись по схеме: условие; результат при истине; результат при лжи. Подставьте мысленно случай, когда условие точно истинно, и убедитесь, что формула выдаст нужный ответ.

Текст без кавычек или неверный знак сравнения может вызвать ошибку либо дать неправильный результат. Например, условие B2>60 не подходит, если требуется засчитать ровно 60: нужно B2>=60. При проверке формулы сверьте знаки с формулировкой задачи и заключите текстовые ответы в кавычки. Полезно проверить работу и на граничном значении, например на числе 60.

Связь с другими темами

Для работы с диаграммами и условными функциями нужно уметь вводить данные в электронную таблицу, выделять диапазоны и записывать формулы с адресами ячеек. Эти навыки позволяют указать программе, какие числа сравнить и откуда брать значения. Если диапазон или ссылка выбраны неверно, результат тоже будет неверным.

Деловая графика применяется при подготовке отчётов и представлении результатов наблюдений, опросов и расчётов. Диаграмма помогает сообщить выводы так, чтобы читателю не пришлось самостоятельно сравнивать все числа. Поэтому при создании отчёта важно выбрать график, который отвечает на конкретный вопрос.

Условная функция используется в дальнейших расчётах таблиц, когда результат зависит от значений или выполнения нескольких условий. На её основе можно автоматически распределять данные по категориям и применять заданные правила. Сочетание ЕСЛИ с логическими функциями позволяет проверять несколько требований одновременно.

Что запомнить

• Диаграмма помогает наглядно представить данные таблицы.
• Тип диаграммы выбирают в зависимости от цели сравнения.
• Для построения диаграммы обычно нужны и значения, и подписи категорий.
• Условная функция проверяет условие и выбирает один из двух результатов.
• В условии можно сравнивать значения ячеек.
• После изменения исходных данных результаты формул и диаграммы обновляются.