§ 15. Создание отчетов

Определения и обозначения

Отчёт — объект базы данных, предназначенный для представления данных в удобном для просмотра и печати виде. В отличие от простого списка записей, он может содержать заголовки, разделы и итоги. Поэтому отчёт помогает превратить данные в документ, который легко прочитать и распечатать.

Источник данных отчёта — таблица или запрос, из которых отчёт получает записи и поля. Источник определяет, какие сведения вообще доступны при оформлении документа. Если выбрать таблицу или запрос без нужного поля, добавить его в отчёт не получится.

Макет отчёта — расположение полей, заголовков и других элементов на страницах отчёта. Он определяет, как данные будут выглядеть: например, в одну колонку или в несколько. Продуманный макет помогает уместить сведения на странице и не затрудняет чтение.

Группировка записей — объединение записей с одинаковым значением выбранного поля для их совместного отображения. Например, записи о товарах можно разделить по категориям. Группы позволяют воспринимать большой список как несколько связанных разделов и размещать для каждого раздела отдельные сведения.

Как это устроено

Отчёт строится на основе таблицы или запроса, потому что ему нужны готовые записи и поля, которые база данных будет выводить. Выбранный источник задаёт границы содержимого: из запроса с отбором в отчёт попадут только найденные им записи. Поэтому источник выбирают, исходя из вопроса, на который должен отвечать документ, а не просто по названию таблицы.

После выбора источника отмечают поля, которые нужны читателю, и задают их расположение и внешний вид. Если включить слишком много столбцов, они могут не поместиться на странице; если оставить только нужные, сведения проще сравнивать. Настройка макета нужна, чтобы название каждого поля было понятно, а значения читались без лишних переносов и тесноты.

Мастер отчётов ведёт пользователя по основным настройкам: сначала предлагает источник, затем поля, а далее сортировку, группировку и макет. Такая последовательность снижает вероятность пропустить важный выбор и позволяет сразу получить рабочий черновик. Однако мастер не знает, насколько удобен результат для конкретной задачи, поэтому после создания макет обычно проверяют и при необходимости меняют.

Сортировка и группировка решают разные задачи. Сортировка задаёт последовательность вывода: например, товары можно расположить по алфавиту, не разделяя их на отдельные блоки. Группировка, напротив, собирает записи с одинаковым значением поля вместе; сочетание этих настроек помогает сначала разделить отчёт по категориям, а внутри каждой категории упорядочить записи.

В отчёте есть области для заголовков и примечаний отчёта, групп и страниц, поэтому названия и итоги можно расположить рядом с теми данными, к которым они относятся. Например, название группы уместно в начале её раздела, а общий итог — в конце всего отчёта. Предварительный просмотр нужен, чтобы оценить результат на страницах: в нём заметны обрезанные поля, неудачные разрывы и смещённые итоги, которые трудно обнаружить по отдельным настройкам.

Элементы и настройки отчёта

Пользуйся таблицей как контрольным списком: сначала проверь источник и состав полей, затем порядок и объединение записей. После этого оцени заголовки, итоги и макет, чтобы все элементы выполняли понятную задачу. Примеры показывают типичные варианты, но настройки выбирают под конкретный документ.

Разбор задач

Задача 1. Нужно создать отчёт со списком учеников, включив фамилию, имя и класс из таблицы. Цель — получить лаконичный список без других сведений из базы. Поэтому сначала проверяем, что все три поля есть в таблице-источнике.

1. Выбираем таблицу «Ученики» как источник данных: в ней должны находиться записи об учащихся.
2. Отмечаем поля «Фамилия», «Имя» и «Класс», не добавляя ненужные данные.
3. Создаём простой макет и проверяем, что названия полей и значения видны на странице.

Ответ: отчёт содержит фамилию, имя и класс каждого ученика. Если значения не помещаются, нужно изменить ширину полей или макет, а не удалять необходимые данные.

Задача 2. Требуется подготовить отчёт о товарах, отсортированный по названию и сгруппированный по категории. Категория отвечает на вопрос, к какому разделу относится товар, а название помогает найти товар внутри списка. Значит, нужны оба вида организации данных, но каждый решает свою задачу.

1. Выбираем источник, содержащий поля с названием товара и его категорией.
2. Устанавливаем группировку по полю «Категория», чтобы записи одной категории оказались вместе.
3. Задаём сортировку по названию товара и проверяем порядок записей внутри групп в предварительном просмотре.

Ответ: товары собраны в разделы по категориям и упорядочены по названию. Если требуется алфавитная последовательность также между самими разделами, отдельно задаём сортировку категорий.

Задача 3. Нужно составить печатный отчёт о продажах по отделам, указать итог для каждого отдела и общий итог. Одного списка продаж недостаточно: читателю важно сравнить результаты отделов и увидеть сумму по документу целиком. Поэтому кроме группировки потребуется настроить вычисление итогов и проверить их расположение на страницах.

1. Выбираем таблицу или запрос с данными о продажах, отделе и сумме продажи.
2. Группируем записи по отделу и настраиваем итог по сумме продаж для каждой группы.
3. Добавляем общий итог в примечание отчёта, затем открываем предварительный просмотр.
4. Проверяем, что итог отдела относится к нужной группе, общий итог не повторяется и разрывы страниц не отделяют его от данных.

Ответ: отчёт показывает продажи по отделам, итог каждой группы и общий итог. Если разрыв страницы мешает чтению, корректируем макет и снова просматриваем страницы перед печатью.

Типичные ошибки

Неподходящий источник данных. Тогда в отчёте может не оказаться требуемых записей или полей, хотя при настройке макета их ищут среди доступных элементов. Такую ошибку допускают, когда выбирают источник только по похожему названию. Проверь себя: убедись, что выбранная таблица или запрос содержит все нужные поля и записи.

Смешение сортировки с группировкой. Сортировка переставляет записи, но не создаёт для одинаковых значений отдельные группы. Ошибку легко допустить, потому что обе настройки визуально меняют порядок списка. Проверь результат: если требуются разделы по категории или отделу, задай именно группировку, а сортировку используй для порядка внутри списка или группы.

Непроверенная ширина полей и расположение элементов. Из-за этого значения обрезаются, переносятся неудобным образом или занимают слишком много места. Часто макет считают готовым сразу после создания мастером, не оценивая реальные данные. Открой предварительный просмотр и проверь длинные значения, заголовки, поля и переносы на каждой странице.

Использование отчёта как средства изменения исходных данных. Отчёт в первую очередь предназначен для представления сведений, а не для их редактирования. Путаница возникает, когда отчёт воспринимают как разновидность таблицы из-за того, что в нём показаны те же записи. Проверь, где нужно внести изменение: обычно исходные сведения исправляют в таблице или через предназначенную для этого форму, а отчёт используют для просмотра и печати.

Связь с другими темами

Чтобы подготовить отчёт, нужно понимать устройство таблиц и запросов: поле хранит характеристику объекта, а запись объединяет сведения об одном объекте. Без этого трудно выбрать источник и определить, какие данные должны появиться в документе. Эти знания помогают проверить, содержит ли источник нужную информацию.

Создание отчётов опирается на сортировку и группировку, изученные при работе с таблицами и запросами. Те же принципы здесь помогают упорядочивать сведения и собирать записи по общему признаку. Отличие в том, что результат оформляется как документ для чтения и печати.

Готовые отчёты используют при подготовке печатных документов и представлении результатов обработки данных. Например, по ним можно показать итоги работы отделов или вывести перечень товаров. Навык полезен, когда данные нужно не только хранить, но и понятно представить другим людям.

Что запомнить

• Отчёт предназначен для удобного представления данных, в том числе для печати.
• Источник отчёта — таблица или запрос.
• В отчёт включают только необходимые поля.
• Сортировка задаёт порядок записей.
• Группировка объединяет записи с одинаковым значением выбранного поля.
• Перед печатью отчёт следует проверить в предварительном просмотре.