Деловые бумаги

Определения и обозначения

Деловые бумаги — документы, которыми оформляют официальные отношения между людьми и организациями. Они нужны, чтобы передать просьбу, зафиксировать важный факт или поручить действие. В отличие от личной переписки, такой документ составляют по определённой форме и для конкретной практической цели.

Заявление — официальная просьба или сообщение, обращённые к должностному лицу. В нём сообщают, кто обращается, к кому и чего просит или о чём уведомляет. Эти сведения помогают адресату понять, от кого поступил документ и какое решение требуется.

Расписка — документ, подтверждающий получение денег или вещи. В ней точно называют полученное и указывают, от кого оно принято. Благодаря этому можно установить, какой именно предмет или какая сумма были переданы.

Доверенность — документ, которым один человек поручает другому действовать от своего имени. Она подтверждает право представителя выполнить конкретные действия, например получить документ. Ясное описание полномочий помогает понять, что именно разрешено представителю.

Как это устроено

В деловой бумаге особенно важны точность, краткость и отсутствие двусмысленности. Если одну фразу можно понять несколькими способами, адресат может принять не то решение или участники по-разному истолкуют договорённость. Поэтому каждое слово должно передавать нужные сведения, а лишние подробности, не относящиеся к делу, лучше убрать. Перед подачей полезно проверить, можно ли по документу однозначно понять, кто участвует, что произошло или требуется и при каких условиях.

У заявления есть типичный состав: адресат, автор, название, содержание просьбы, дата и подпись. Адресат показывает, кому направлено обращение, а сведения об авторе позволяют понять, от кого оно поступило. Название обозначает вид документа, а конкретная просьба объясняет, какое действие или решение требуется. Дата помогает определить, когда заявление составлено, подпись подтверждает авторство; если пропустить один из этих элементов, документ может оказаться непонятным или его будет трудно обработать.

Расписка нужна не просто для сообщения о передаче, а для точной фиксации факта. В ней называют, кто передал и кто получил деньги или вещь, а также описывают сам предмет передачи. Если речь о деньгах, сумму указывают цифрами и, при необходимости, прописью: две записи помогают сверить размер и уменьшают риск разночтения. Когда деньги нужно вернуть, срок тоже следует назвать прямо, чтобы было ясно, к какому времени получатель обязуется это сделать.

В доверенности важно ясно обозначить доверителя — человека, который поручает действие, — и представителя, который будет его выполнять. Затем перечисляют переданные полномочия, то есть действия, которые представитель вправе совершить от имени доверителя. Если написать только «решать мои вопросы», объём поручения останется неясным, а нужное действие может оказаться за его пределами. Конкретная формулировка помогает и представителю, и организации понять границы разрешённого.

Форму документа и набор сведений выбирают с учётом речевой задачи. Чтобы попросить о решении, составляют заявление; чтобы подтвердить получение, нужна расписка; чтобы поручить действие, оформляют доверенность. Если включить неподходящие сведения или не указать то, что требуется для цели документа, он не выполнит свою задачу. Поэтому перед составлением стоит ответить на вопрос: что именно нужно попросить, подтвердить или разрешить?

Назначение и основные элементы деловых бумаг

Сначала выбери в таблице документ, который соответствует твоей задаче: просьбе, подтверждению получения или поручению. Затем проверь, включены ли в него необходимые сведения и реквизиты. Таблица помогает увидеть, что похожие по форме документы выполняют разные функции.

Разбор задач

Заявление директору школы

Условие. Нужно попросить директора разрешить отсутствие на занятиях в указанные даты. Важно не просто сообщить, что ученик не придёт, а сформулировать просьбу о разрешении. Для этого понадобятся сведения об адресате и авторе, сами даты, дата составления и подпись.

1. В верхней части укажи адресата — директора школы, затем автора заявления. Так станет понятно, кому направлено обращение и от кого оно исходит.
2. Напиши название «Заявление» и коротко сформулируй просьбу: разрешить отсутствие на занятиях с одной указанной даты по другую. Конкретный период исключает догадки о том, какие дни имеются в виду.
3. Добавь дату составления и подпись автора. Проверь, что указанные даты отсутствия не перепутаны с датой заявления.

Ответ. Получится заявление с понятным адресатом и автором, конкретной просьбой и указанным периодом отсутствия. Завершают документ датой и подписью. Перед подачей перечитай просьбу и убедись, что её можно понять только одним способом.

Расписка о получении денег

Условие. Нужно составить расписку о получении у одноклассника определённой суммы с обязательством вернуть её к установленному сроку. Документ должен подтвердить не обещание передать деньги, а факт, что они уже получены. Поэтому особенно важны точная сумма, сведения об участниках и срок возврата.

1. Укажи, кто получил деньги и от кого, чтобы стороны передачи были названы однозначно. Не ограничивайся словами «получил деньги»: такая запись не показывает, у кого они получены.
2. Запиши сумму цифрами и прописью, например: «1500 (одна тысяча пятьсот) рублей». Сверь обе записи, чтобы они обозначали одно и то же количество.
3. Добавь прямую формулировку о получении денег и срок возврата. Укажи дату составления и подпись получателя, затем проверь, что срок назван конкретно.

Ответ. Расписка должна ясно подтверждать получение указанной суммы от названного человека. В ней также должно быть обязательство вернуть деньги к установленному сроку. Если убрать сумму или срок, содержание договорённости станет менее определённым.

Доверенность на получение документа

Условие. Нужно разрешить родственнику получить документ в организации. Для этого недостаточно назвать только родственника: должно быть ясно, чьи интересы он представляет и какое действие ему поручено. Слишком широкие слова могут оставить неясными границы поручения.

1. Отдельно укажи доверителя и представителя, чтобы не перепутать, кто поручает действие, а кто его выполняет. Проверь, что обе роли названы понятно.
2. Сформулируй полномочие конкретно: получить определённый документ в названной организации. Такая запись позволяет отличить нужное действие от других возможных поручений.
3. Укажи дату и подпись доверителя, а затем перечитай текст с точки зрения представителя и организации. Спроси себя, можно ли определить, какой документ и где разрешено получить.

Ответ. Доверенность должна связывать названного доверителя с названным представителем и разрешать именно получение документа в организации. Чем конкретнее описано действие, тем понятнее пределы поручения. Перед использованием нужно убедиться, что полномочие сформулировано без неопределённых выражений.

Типичные ошибки

В заявлении иногда забывают указать адресата или автора. Это происходит, когда внимание сосредоточено только на просьбе, но без этих сведений непонятно, кому и от кого она поступила. Проверь верхнюю часть документа: в ней должны быть названы и адресат, и автор.

Общая фраза вместо конкретной просьбы не объясняет, какого действия ждёт автор заявления. Так бывает, если человек описывает ситуацию, но не формулирует, чего просит. Перечитай текст и найди в нём точное действие или решение, о котором обращаешься.

Неточная сумма или описание предмета в расписке не позволяет установить, что именно было получено. Ошибка возникает, когда составитель считает, что участники и так помнят детали, или торопится записать факт передачи. Проверь, названы ли обе стороны и можно ли однозначно прочитать сумму либо распознать предмет.

Расплывчатое описание полномочий в доверенности делает неясным, что представитель вправе совершить. Обычно так пишут, пытаясь охватить разные возможные действия одной общей фразой. Проверь, сможет ли посторонний читатель назвать конкретное поручение и его границы; если нет, уточни формулировку.

Связь с другими темами

Чтобы составить деловую бумагу, нужно уметь строить связный текст и различать адресата и автора сообщения. Эти сведения показывают, кому направлен документ и от кого он исходит. Также необходимо соблюдать нормы русского языка, чтобы смысл формулировок не искажался.

Тема связана с официально-деловым стилем — стилем общения в официальных ситуациях. Его нейтральные и точные формулировки помогают изложить просьбу или поручение без лишних эмоций и двусмысленности. Выбор слов зависит от задачи документа.

Навык пригодится при заполнении анкет и других документов, составлении заявлений и обращений. Такие задания встречаются в учебных и повседневных ситуациях. Умение ясно обозначить цель помогает быстрее понять, какие сведения нужно включить.

Что запомнить

• Деловая бумага решает конкретную официальную задачу.
• Формулировки документа должны быть точными и однозначными.
• В заявлении указывают адресата, автора, просьбу, дату и подпись.
• Расписка подтверждает факт получения денег или вещи.
• В расписке важно точно назвать предмет или сумму передачи.
• Доверенность подтверждает право представителя действовать от имени доверителя.
• Полномочия в доверенности следует обозначать ясно и конкретно.