§ 9. Некоторые жанры официально-делового стиля речи

Определения и обозначения

Заявление — документ с официальной просьбой или сообщением, адресованный организации или должностному лицу. В нём автор прямо указывает, чего он просит или о чём сообщает. Такой жанр нужен, чтобы официально обратиться к руководителю, учреждению или другой организации.

Автобиография — последовательное описание основных событий жизни автора в официальной форме. Обычно сведения располагаются в хронологическом порядке: образование, работа, важные этапы жизни. Документ помогает организации получить краткие и упорядоченные сведения о человеке.

Доверенность — документ, предоставляющий другому лицу право действовать от имени доверителя. В ней точно обозначают представителя и перечисляют разрешённые действия. Это нужно, чтобы полномочия были понятны самому представителю, организации и другим участникам ситуации.

Расписка — документ, подтверждающий получение денег, вещей или документов и обязательство вернуть их при необходимости. В ней фиксируют, что именно получено, от кого и на каких условиях. Расписка служит письменным доказательством факта передачи и ответственности получателя.

Как это устроено

Жанр официально-делового документа определяется не только темой, но прежде всего целью, адресатом и ситуацией общения. Одна и та же тема, например деньги или поездка, может потребовать разных документов: просьба оформляется заявлением, а факт получения денег — распиской. Адресат подсказывает, насколько официальным должен быть текст и какие сведения ему необходимы. Поэтому выбирать жанр нужно по действию, которого ожидают от документа.

Реквизиты — это обязательные элементы оформления документа, расположенные в принятом порядке. Адресат показывает, кому направлен текст, автор позволяет установить ответственное лицо, а название сразу обозначает жанр. Содержание передаёт просьбу, сведения или полномочия, дата фиксирует момент оформления, подпись подтверждает волю автора. Вместе эти элементы связывают текст с конкретным человеком, временем и обстоятельствами.

Содержание разных жанров строится по разным моделям, потому что документы выполняют неодинаковые действия. В заявлении последовательно называют адресата, автора и просьбу; в автобиографии излагают события жизни по времени. Доверенность перечисляет полномочия одного лица, а расписка фиксирует получение определённого предмета и обязанность получателя. Если смешать эти модели, документ перестанет ясно выполнять свою функцию.

Точность, стандартность, отсутствие двусмысленности и нейтральность делают документ юридически значимым. Точные данные позволяют установить лиц, предмет и действие, а стандартные формулировки уменьшают риск разного понимания. Нейтральная речь исключает эмоции, которые не помогают определить права и обязанности. Если срок, сумма или полномочие можно истолковать по-разному, документ становится ненадёжным доказательством.

Для деловых документов характерны клише, то есть устойчивые готовые формулы: прошу предоставить, настоящей доверенностью уполномочиваю, получил от. Отглагольные существительные называют действие как официальный факт: предоставление, получение, оформление. Нейтральная лексика сохраняет деловой тон, а инфинитивные и повелительные формы выражают поручение или требование: получить документы, прошу разрешить, обязуюсь вернуть. Такие средства делают текст кратким, единообразным и понятным.

Основные жанры официально-делового стиля

Таблицу удобно использовать как проверочный алгоритм: сначала определите цель, затем сравните содержание и реквизиты. Если документ не соответствует цели или в нём нет ключевых сведений, жанр выбран неверно либо текст нужно дополнить.

Разбор задач

Задача 1

Гражданин просит предоставить ему академический отпуск. Нужно определить жанр по цели и назвать основные реквизиты. Здесь важно отличить просьбу от подтверждения получения или описания жизненного пути.

1. Определяем действие: гражданин обращается к организации с просьбой принять решение.
2. Соотносим действие с жанром: официальная просьба оформляется заявлением.
3. Проверяем реквизиты: указываем адресата, автора, название документа, просьбу, дату и подпись.

Ответ: это заявление. В тексте можно использовать формулу: Прошу предоставить мне академический отпуск с указанием причины и предполагаемого срока.

Задача 2

Нужно составить заявление директору школы с просьбой разрешить участие в учебной поездке. Документ должен быть кратким, вежливым и пригодным для официального рассмотрения. Поэтому сначала определяем адресата и автора, затем формулируем одно конкретное действие.

1. В верхней части указываем директора школы и сведения об ученике.
2. По центру записываем название Заявление.
3. В основном тексте пишем: Прошу разрешить мне участие в учебной поездке в составе класса с указанием даты или маршрута.
4. В конце ставим дату и личную подпись.

Ответ: заявление построено по стандартной модели и содержит просьбу, адресата, автора, дату и подпись.

Задача 3

В доверенности и расписке пропущены сведения о лицах, срок действия, дата и подпись. Нужно исправить документы и объяснить последствия пропусков. Проверяем каждый текст не по внешнему виду, а по вопросу: кто, что, кому, когда и на каких условиях передал или поручил.

1. В доверенности восстанавливаем данные доверителя и представителя, конкретные полномочия, срок действия, дату и подпись.
2. В расписке указываем данные сторон, предмет или сумму получения, дату, обязательство вернуть и подпись получателя.
3. Уточняем сроки и действия так, чтобы их нельзя было истолковать по-разному.

Ответ: без этих сведений трудно доказать личность участников, момент оформления, объём полномочий или факт обязательства, поэтому документы становятся юридически ненадёжными.

Типичные ошибки

Неверно выбран жанр. Просьбу иногда оформляют как расписку или автобиографию, потому что смотрят на тему, а не на цель документа. Проверить себя можно вопросом: автор просит, рассказывает о жизни, передаёт полномочия или подтверждает получение?

Пропущены реквизиты. Адресат, дата, подпись или сведения об авторе могут казаться формальностью, но без них не всегда ясно, кто и когда составил документ. Перед подачей нужно сверить текст с перечнем обязательных элементов выбранного жанра.

Используется разговорная речь. Слова вроде очень хочу, пожалуйста, штука или заберу потом передают эмоции, но не задают точного содержания. Заменяйте их нейтральными формулами и проверяйте, одинаково ли поймёт текст посторонний читатель.

Формулировка двусмысленна. Неуказанные сроки, полномочия, предмет передачи или конкретные действия позволяют толковать документ по-разному. Для проверки задайте к тексту вопросы кто, что, кому, когда, сколько и до какого момента.

Связь с другими темами

До изучения жанров нужно знать признаки официально-делового стиля, понятие речевого жанра и правила оформления реквизитов. Эти знания помогают понять, почему документ строится по устойчивой модели. Без них легко принять внешне похожие тексты за один жанр.

Тема пригодится при написании заявлений, доверенностей, расписок, резюме и других документов в учебной и повседневной жизни. Умение выбрать жанр экономит время и помогает защитить свои интересы. Особенно важны точные сведения о лицах, сроках и действиях.

Дальше тема связана с деловой перепиской, деловым этикетом, редактированием текста и подготовкой официальных документов. При редактировании проверяют не только орфографию, но и полноту реквизитов, ясность полномочий и нейтральность формулировок. Так языковые знания превращаются в практический навык.

Что запомнить

• Жанр документа определяется его целью, адресатом и типовой формой.
• Официально-деловой текст должен быть точным, нейтральным и однозначным.
• Заявление содержит официальную просьбу или сообщение.
• Автобиография представляет основные события жизни в хронологическом порядке.
• Доверенность закрепляет полномочия одного лица, действующего от имени другого.
• Расписка подтверждает факт получения чего-либо и связанные с этим обязательства.
• Дата и подпись подтверждают оформление и ответственность автора документа.