§ 43. Финальное форматирование и редактирование текста документа

Определения и обозначения

Редактирование текста — исправление содержания документа: ошибок, неточностей, повторов и лишних фрагментов. При редактировании можно удалить ненужное предложение, заменить слово или переставить части текста. Оно нужно, чтобы документ был точным, понятным и содержательно завершённым.

Форматирование текста — изменение внешнего вида символов, абзацев и страниц без изменения смысла текста. К нему относятся выбор шрифта, выравнивание, настройка отступов и полей. Форматирование помогает читателю легче воспринимать материал и быстро находить его части.

Финальное форматирование — завершающая настройка оформления всего документа перед сохранением, печатью или публикацией. На этом этапе проверяют, одинаково ли оформлены заголовки, правильно ли расположены страницы и нет ли лишних элементов. Такая проверка помогает получить аккуратный и готовый к использованию результат.

Колонтитул — повторяющаяся область вверху или внизу страницы, где размещают номер страницы, название документа или сведения об авторе. Он автоматически появляется на нужных страницах и не требует повторного ввода. Колонтитулы делают многостраничный документ более удобным для чтения.

Как это устроено

Редактирование выполняют до финального форматирования, потому что содержание влияет на расположение текста. После добавления предложения может появиться новая страница, а после удаления фрагмента изменятся переносы и нумерация. Если сначала тщательно оформить документ, такую работу иногда придётся повторять.

Форматирование зависит от того, какой объект выбран. Для символов задают шрифт, размер, начертание и цвет, потому что эти параметры относятся к буквам и словам. Для абзаца настраивают выравнивание, отступы, интервалы и списки, а для страницы — поля, ориентацию и размер бумаги.

Единообразие документа лучше обеспечивать стилями, а не ручным изменением каждого заголовка. Стиль объединяет несколько параметров оформления и позволяет применить их к разным фрагментам одним действием. Если оформление нужно изменить, достаточно исправить стиль, и связанные с ним элементы обновятся согласованно.

Перед завершением работы проверяют не только орфографию, но и всю разметку. Нужно посмотреть интервалы между абзацами, переносы, заголовки, нумерацию страниц и положение рисунков или других объектов. Такая последовательная проверка помогает обнаружить ошибки, которые не связаны непосредственно с написанием слов.

Предварительный просмотр показывает документ примерно так, как он будет выглядеть на бумаге или при публикации. В обычном режиме можно не заметить пустую страницу, обрезанный край текста, неудачный разрыв или сместившийся объект. Поэтому после исправлений следует просмотреть все страницы и убедиться, что их внешний вид ожидаем.

Объекты документа и основные операции финального оформления

Таблица показывает, какой объект оформляют и какие параметры для этого используют. Двигаясь от первой строки к последней, можно проверить оформление отдельных фрагментов, абзацев, страниц и всего документа. Такой порядок помогает не смешивать настройки разных уровней.

Разбор задач

Задача 1

В документе из двух абзацев нужно исправить опечатки, удалить лишний пробел между словами, установить один шрифт и выровнять текст по ширине. Сначала устраняют ошибки в содержании, потому что после этого длина строк может измениться. Затем выполняют форматирование символов и абзацев.

1. Прочитать оба абзаца и исправить найденные опечатки.
2. Удалить лишний пробел между словами, используя поиск вручную или команду замены.
3. Выделить текст и выбрать один шрифт с подходящим размером.
4. Для абзацев включить выравнивание по ширине.
5. Просмотреть результат и убедиться, что слова не слились, а строки распределены равномерно.

Ответ: содержание исправлено, лишний пробел удалён, текст оформлен единым шрифтом и выровнен по ширине.

Задача 2

Нужно оформить реферат из трёх страниц: задать поля, выделить заголовок, настроить интервалы между абзацами и добавить номера страниц. Здесь используются разные уровни форматирования, поэтому действия выполняют по объектам. Это позволяет не менять случайно весь текст при настройке одного элемента.

1. Открыть параметры страницы и установить подходящие поля.
2. Выделить заголовок и изменить его начертание, размер или применить стиль заголовка.
3. Выделить основной текст и задать одинаковые интервалы между абзацами.
4. Вставить номера страниц в верхнюю или нижнюю область документа.
5. Проверить все три страницы в предварительном просмотре.

Ответ: реферат имеет заданные поля, заметный заголовок, равномерные интервалы и последовательную нумерацию страниц.

Задача 3

Многостраничный доклад нужно подготовить к печати: заменить повторяющееся сокращение, проверить правописание, унифицировать заголовки, вставить колонтитул и убрать пустую последнюю страницу. Работа требует полного финального контроля, поэтому отдельные исправления выполняют до окончательного просмотра. После каждого существенного изменения разметку нужно проверять заново.

1. С помощью поиска и замены найти сокращение и заменить его во всём документе.
2. Запустить проверку правописания, а затем самостоятельно перечитать текст.
3. Применить один стиль ко всем заголовкам одинакового уровня.
4. Добавить в колонтитул нужные сведения и номера страниц.
5. Включить отображение непечатаемых знаков, удалить лишний разрыв или пустые абзацы и снова открыть предварительный просмотр.

Ответ: доклад приведён к единому виду, повторяющееся сокращение исправлено, колонтитул добавлен, а пустая последняя страница устранена.

Типичные ошибки

Оформление до исправления текста. После добавления или удаления фрагментов меняются переносы и границы страниц, поэтому раннюю настройку приходится повторять. Проверить себя можно так: сначала перечитать и исправить содержание, а финальные параметры страниц задавать в конце.

Выравнивание пробелами и пустыми строками. Такой способ кажется быстрым, но при смене шрифта или размера страницы текст смещается. Если положение фрагмента зависит от цепочки пробелов, нужно заменить её отступом, интервалом или табуляцией.

Разное ручное оформление одинаковых заголовков. Ошибку допускают, когда каждый заголовок изменяют отдельно и забывают о части документа. Проверка проста: сравните заголовки между собой или примените к ним один стиль.

Доверие только автоматической проверке. Программа может пропустить правильное по написанию, но неподходящее по смыслу слово, ошибку в имени или факте. После автоматической проверки текст нужно прочитать самостоятельно, обращая внимание на смысл и знаки препинания.

Связь с другими темами

До этой темы нужно уметь вводить и редактировать текст, выделять фрагменты, копировать и перемещать их, настраивать шрифт и абзац. Эти действия являются основой финального оформления. Без них будет трудно быстро исправлять и перестраивать документ.

Навык пригодится при подготовке рефератов, докладов, заявлений, проектов и документов для печати. В каждом случае требуется сначала сделать текст точным, а затем привести его к аккуратному и понятному виду. Предварительный просмотр помогает убедиться, что результат соответствует назначению документа.

Дальше эти умения используются при работе со стилями, оглавлением, таблицами, изображениями и многостраничными публикациями. Единые стили упрощают создание оглавления и изменение оформления. Понимание разметки страниц помогает правильно размещать таблицы и изображения.

Что запомнить

• Редактирование изменяет содержание, а форматирование — внешний вид документа.
• Сначала исправляют текст, затем выполняют его окончательное оформление.
• Символы, абзацы и страницы имеют разные параметры форматирования.
• Одинаковые элементы документа следует оформлять единообразно.
• Перед завершением работы проверяют правописание, разметку страниц и нумерацию.
• Предварительный просмотр позволяет оценить документ так, как он будет выглядеть при печати.
• Финальный документ должен быть содержательным, аккуратно оформленным и удобным для чтения.