"Информатика и ИКТ (изд. "ДРОФА")", Быкадоров Ю.А.
Электронный документ можно редактировать, хранить на носителе и печатать. Чтобы не потерять изменения, его сохраняют в файл, задавая имя, папку и формат. Команда «Сохранить» обновляет текущий файл, а «Сохранить как» создаёт копию или меняет формат. Перед выводом на бумагу проверяют страницы и выбирают принтер, диапазон страниц и число копий.
Текст подготовлен нейронной сетью по теме параграфа и не заменяет учебник — важные факты и формулировки сверяйте с ним.
Электронный документ — созданный на компьютере документ, который можно редактировать, хранить и печатать. Это может быть доклад, письмо или таблица. Такое понятие нужно, чтобы отличать цифровую версию документа от его бумажной копии.
Файл документа — сохранённый на носителе документ с именем и указанием места хранения. Носителем может быть жёсткий диск, флешка или другое устройство. Знание имени и папки помогает быстро найти документ и открыть именно нужную версию.
Формат файла — способ представления данных, от которого зависит, какими программами можно открыть документ и какие элементы сохранятся. Например, один формат лучше сохраняет редактируемый текст, а другой удобен для просмотра. Формат нужно выбирать так, чтобы документ подходил для дальнейшей работы или передачи.
Вывод на бумагу — печать документа на принтере с выбранными параметрами. При этом электронная запись превращается в бумажную копию. Понятие помогает отделить подготовку файла от настройки самого процесса печати.
Пока документ открыт в программе, изменения могут находиться только в оперативной памяти. Оперативная память используется компьютером во время работы, но её содержимое не предназначено для постоянного хранения. Поэтому при отключении питания или сбое несохранённые исправления могут исчезнуть, а команда сохранения записывает их в файл на выбранном носителе.
При первом сохранении программа ещё не знает, как назвать документ и куда его поместить. Пользователь выбирает папку, вводит имя файла и указывает формат, чтобы программа правильно записала содержимое. При повторном сохранении эти сведения уже известны, поэтому новые изменения записываются в тот же файл без повторного выбора всех параметров.
Команда «Сохранить как» нужна, когда текущий файл нельзя просто обновить. Например, исходный вариант требуется оставить для сравнения, а исправленный сохранить отдельно. Поэтому пользователь задаёт новое имя, место или формат, и программа создаёт другой файл, не заменяя первоначальный.
Перед печатью полезно открыть предварительный просмотр, потому что вид документа на экране может отличаться от его размещения на листах. Длинная строка, рисунок или заголовок способны перейти на следующую страницу. Просмотр позволяет заранее изменить оформление и избежать неожиданного разрыва текста или появления пустых листов.
Настройки печати нужны, чтобы принтер получил точные указания. В них выбирают устройство, нужные страницы, число копий и при необходимости другие параметры, например ориентацию листа. После подтверждения программа передаёт подготовленный документ принтеру, который создаёт бумажные экземпляры.
Таблица показывает последовательность работы с документом и ожидаемый результат каждого действия. По столбцу «Что задают или проверяют» можно вспомнить, какие параметры нельзя пропустить. Если требуется сохранить исходную версию, выбирают строку о создании копии, а перед печатью сверяются со строками о подготовке и параметрах.
| Действие | Что задают или проверяют | Результат |
|---|---|---|
| Первое сохранение | Имя, папка, формат | Создан файл документа |
| Повторное сохранение | Внесённые изменения | Обновлён существующий файл |
| Сохранение копии | Новое имя, место или формат | Создан отдельный файл |
| Подготовка к печати | Просмотр страниц и параметры печати | Документ подготовлен к выводу |
| Печать | Принтер, страницы, число копий | Получена бумажная копия |
Созданный текстовый документ нужно сохранить в папке «Мои документы» под именем «Доклад». Нужно определить сведения, которые задают именно при первом сохранении. Формат выбирают с учётом того, как документ будут открывать и использовать дальше.
Ответ: потребуется указать папку, имя файла и формат. После подтверждения в выбранной папке появится файл документа.
В сохранённый документ внесли исправления, но исходную версию нужно оставить без изменений. Обычная команда «Сохранить» здесь не подходит, потому что она заменит содержимое текущего файла. Нужно создать новый файл на основе исправленного документа.
Ответ: следует использовать «Сохранить как» и задать новое имя или место. Исходный файл останется прежним, а исправленная версия будет сохранена отдельно.
Нужно напечатать только страницы со второй по четвёртую, в двух экземплярах. Сначала проверяют предварительный просмотр, чтобы убедиться, что номера страниц и расположение материала подходят. Затем в параметрах печати ограничивают диапазон и задают количество копий.
Ответ: нужно выбрать страницы 2–4 и две копии. Предварительная проверка помогает не напечатать лишние листы и обнаружить ошибки размещения.
Закрыть документ без сохранения последних изменений. Так поступают, потому что забывают: ранее сохранённый файл не содержит новых исправлений автоматически. Перед закрытием проверьте, нет ли запроса на сохранение, и сохраните документ, если меняли его после последней записи.
Путать команды «Сохранить» и «Сохранить как». Ошибка возникает, когда считают, что обе команды создают новую версию. Проверьте цель: для обновления текущего файла выбирают «Сохранить», а для отдельной копии — «Сохранить как».
Считать, что файл сам попадёт в нужную папку. Программа может предложить папку по умолчанию, но она не обязательно подходит для вашей работы. При первом сохранении проверьте путь и имя в окне сохранения, затем убедитесь, что файл появился в выбранном месте.
Печатать без предварительного просмотра и проверки параметров. Тогда можно получить лишние страницы, неверный диапазон или неудобное разбиение текста. Перед подтверждением просмотрите страницы, выберите принтер, диапазон и число копий.
Для сохранения и печати нужно уметь создавать и редактировать документы в текстовом редакторе. Также пригодятся навыки работы с папками и файлами: поиск, переименование и выбор места хранения помогают не потерять нужную версию.
Эти действия применяются при подготовке докладов, рефератов, писем и других материалов. Знание форматов особенно полезно при обмене файлами, потому что у получателя должна быть программа, способная открыть документ и правильно показать его содержимое.
Чем команда «Сохранить как» отличается от команды «Сохранить»?
Команда «Сохранить» записывает новые изменения в уже существующий файл. «Сохранить как» позволяет задать другое имя, папку или формат и создать отдельный файл, оставив исходный без изменений.
Можно ли изменить имя и место хранения уже сохранённого документа?
Да, для этого используют команду «Сохранить как». В её окне выбирают новую папку и вводят другое имя, после чего создаётся файл с указанными параметрами.
Зачем выбирать формат файла при сохранении?
Формат определяет, как записаны данные и какие программы смогут открыть файл. От него также зависит, сохранятся ли оформление, изображения и другие элементы документа.
Как напечатать не весь документ, а только нужные страницы?
В настройках печати нужно выбрать печать заданного диапазона страниц и указать, например, страницы со второй по четвёртую. Перед подтверждением следует проверить число копий и выбранный принтер.
Почему перед печатью рекомендуется просмотреть страницы?
Предварительный просмотр показывает, как текст и изображения распределены по страницам. Он помогает заметить лишние страницы, неудобные разрывы и другие ошибки до расходования бумаги.
§ 42. Сохранение электронного документа и вывод на бумагу
