Дополнительные возможности текстового процессора

Определения и обозначения

Колонтитул — область вверху или внизу страницы, предназначенная для сведений, которые повторяются в документе. Например, туда помещают название работы или фамилию автора. В отличие от основного текста, колонтитул находится отдельно от содержания страницы и обычно одинаково оформлен на многих страницах. Он нужен, чтобы повторяющуюся информацию не приходилось каждый раз вводить заново.

Номер страницы — автоматически вставляемый элемент, который показывает место страницы в документе. Его можно поместить в верхнюю или нижнюю часть страницы. Номер не является обычным набранным числом: процессор воспринимает его как поле и меняет при перестройке документа. Это помогает читателю ориентироваться, а автору — не пересчитывать страницы вручную.

Таблица — способ представить сведения, распределив их по строкам и столбцам. Ячейкой называется отдельная область на пересечении строки и столбца; в неё записывают одно значение или короткий фрагмент. Границы ячеек помогают видеть, к какой строке и столбцу относится информация. Таблица нужна, когда данные удобно сравнивать или сопоставлять по нескольким признакам.

Многоколоночный текст — текст, размещённый на странице в нескольких вертикальных колонках, как в газете. Читатель сначала проходит одну колонку, затем переходит к следующей. Процессор сам распределяет текст и организует переходы между колонками. Такой формат нужен для компактной и привычной подачи заметок, объявлений и материалов буклетов.

Как это устроено

Колонтитул создают в отведённой для него области страницы, а не в основном поле документа. Поэтому повторяющиеся сведения можно хранить в одном месте и показывать на нескольких страницах. Если автор изменит фамилию или название, ему не придётся искать и править каждую копию в тексте. Это особенно удобно в длинном документе, где ручное копирование увеличило бы риск пропустить страницу.

Нумерацию настраивают как автоматическое поле, потому что количество и порядок страниц могут меняться во время работы. После вставки текста документ способен стать длиннее, а после удаления фрагмента — короче. Если номера набраны обычными символами, они останутся прежними и перестанут показывать верный порядок. Автоматическое поле вычисляет номер по расположению страницы и обновляет его при изменениях.

Чтобы создать таблицу, сначала задают число строк и столбцов, исходя из того, какие данные предстоит разместить. Затем информацию вносят в соответствующие ячейки, а размеры строк и столбцов при необходимости подстраивают под содержимое. Такой порядок помогает заранее увидеть структуру данных и не пытаться выравнивать их на глаз. Если значения не помещаются, изменение размера ячейки обычно сохраняет связь между элементами таблицы.

Структуру таблицы можно изменить: например, объединить несколько ячеек под общий заголовок или разделить ячейку на части. Границы тоже настраивают, чтобы сделать таблицу более ясной или выделить важные данные. Но оформление должно показывать связи между сведениями, а не запутывать их: лишние линии и случайные объединения мешают сравнивать значения. Поэтому перед изменением полезно проверить, остаётся ли понятно, к какой категории относится каждая запись.

Колонки задают средствами разметки страницы или специальными настройками текстового процессора. Программа распределяет текст по заданной ширине и переносит его в следующую колонку, когда первая заполнена. Благодаря этому после редактирования процессор может заново расположить материал, не разрушая разметку. Если же создавать колонки пробелами или многократным нажатием Enter, структура будет зависеть от длины строк и легко съедет.

Дополнительные возможности текстового процессора

Сначала определите, какую задачу нужно решить: повторить сведения, пронумеровать страницы, сравнить данные или компактно расположить текст. Затем выберите соответствующий инструмент из таблицы. При оформлении проверяйте, что структура помогает быстро найти нужную информацию.

Разбор задач

Задача 1. В документе из нескольких страниц нужно повторить фамилию автора внизу каждой страницы. Нужно выбрать инструмент и определить, куда вводить фамилию. Поскольку текст должен появляться одинаково на всех страницах, отдельные копии в основном тексте не подходят.

1. Определяем, что фамилия должна повторяться, а не быть частью содержания конкретной страницы.
2. Выбираем нижний колонтитул: он расположен внизу страницы и предназначен для повторяющихся сведений.
3. Открываем область нижнего колонтитула и вводим фамилию один раз. Проверяем, что она отображается внизу остальных страниц документа.

Ответ: фамилию следует внести в нижний колонтитул. Так она будет повторяться автоматически, и при редактировании не придётся вручную обновлять каждую страницу.

Задача 2. Нужно составить расписание на пять дней и четыре урока в день. Требуется определить число строк и столбцов, учитывая отдельные заголовки для дней и уроков. Сначала решаем, какие категории удобнее разместить по горизонтали, а какие — по вертикали.

1. Выбираем строки для дней недели: нужно пять строк с расписанием.
2. Добавляем строку заголовка, где будут указаны номера или названия уроков. Получается 5 + 1 = 6 строк.
3. Выбираем столбцы для уроков: нужны четыре столбца с данными. Добавляем столбец заголовка для названий дней, поэтому получается 4 + 1 = 5 столбцов.

Ответ: нужна таблица из 6 строк и 5 столбцов. Первая строка и первый столбец отводятся заголовкам, а остальные ячейки — расписанию на пять дней и четыре урока.

Задача 3. Газетную заметку требуется разместить на одной странице в две колонки. Нужно добиться того, чтобы текст переходил из первой колонки во вторую автоматически и не распадался при редактировании. Для этого важно выбрать способ, который задаёт именно структуру страницы, а не имитирует её набором символов.

1. Выделяем заметку или устанавливаем место, с которого должен действовать многоколоночный формат.
2. В настройках текстового процессора выбираем две колонки. Программа делит область страницы на две вертикальные части.
3. Проверяем переход текста и вносим пробные изменения. Если объём заметки меняется, процессор должен сам перераспределять строки между колонками.

Ответ: нужно задать формат страницы в две колонки средствами процессора. Не следует выравнивать текст пробелами или переносить его клавишей Enter, потому что после редактирования такие колонки сместятся.

Типичные ошибки

Ошибка — вводить повторяющиеся сведения вручную на каждой странице. Так поступают, когда колонтитул ещё незнаком или кажется, что копирование быстрее. После изменения фамилии или названия одну из копий легко забыть исправить. Проверьте, повторяется ли информация в специальной верхней или нижней области; если да, поместите её в колонтитул.

Ошибка — печатать номера страниц как обычные символы. В коротком документе это может казаться удобным, но после вставки или удаления страницы нумерация перестанет соответствовать порядку. Проверьте себя, изменив объём документа: автоматическое поле обновится, а набранные вручную числа останутся прежними. Для нумерации выбирайте специальную команду вставки номера страницы.

Ошибка — выравнивать данные в таблице пробелами вместо ячеек. Часто так делают, пытаясь быстро получить ровные столбцы без создания таблицы. При смене шрифта или ширины страницы пробелы занимают другое место, и значения съезжают. Проверьте, сохраняют ли данные ровные строки и столбцы при изменении оформления; надёжнее разместить их в ячейках.

Ошибка — создавать переход между колонками серией пробелов или нажатием Enter. Такой способ кажется понятным, пока текст не меняется, но после редактирования лишние разрывы остаются и нарушают разметку. Чтобы проверить себя, добавьте или удалите несколько слов и посмотрите, сохранился ли порядок текста. Для колонок следует включать соответствующую настройку процессора, а не имитировать её вручную.

Связь с другими темами

Для работы с дополнительными возможностями сначала нужно уметь вводить и редактировать текст, выделять фрагменты и сохранять документ. Эти базовые действия помогают выбрать область оформления и не потерять результат изменений. Например, перед применением колонок можно выделить нужный текст, а перед настройкой таблицы — продумать состав данных. Поэтому новые инструменты дополняют, а не заменяют обычную работу с текстом.

Колонтитулы и автоматическая нумерация полезны в отчётах и других многостраничных документах, где читателю важно видеть автора и порядок страниц. Таблицы подходят для расписаний и списков, в которых сведения нужно сопоставлять. Колонки используют в газетах, буклетах и информационных листках, чтобы компактно разместить материал. В каждом случае формат выбирают по тому, как читателю удобнее воспринимать информацию.

Что запомнить

• Колонтитул предназначен для повторяющихся сведений вверху или внизу страницы.
• Нумерацию страниц лучше вставлять как автоматический элемент.
• Таблица организует данные по строкам и столбцам.
• Каждое пересечение строки и столбца образует ячейку.
• Многоколоночный текст оформляют настройками страницы, а не пробелами.
• Дополнительное оформление должно делать документ понятнее.