5.3. Использование таблиц

Определения и обозначения

Таблица — способ представить сведения в виде строк и столбцов, чтобы их было удобно сопоставлять и находить. В ней данные расположены не сплошным текстом, а в ячейках на пересечениях. Это помогает быстро отыскать нужное значение и сравнить его с другими.

Строка таблицы — горизонтальный ряд ячеек, обычно содержащий сведения об одном объекте или случае. Например, одна строка может описывать конкретный урок: его время, предмет и кабинет. Такое расположение позволяет прочитать все относящиеся к объекту данные вместе.

Столбец таблицы — вертикальный ряд ячеек, содержащий сведения одного вида об объектах. Если в столбце указаны кабинеты, то значение каждой его ячейки сообщает кабинет для соответствующего урока. Благодаря этому можно сопоставлять данные одного признака.

Ячейка — элемент на пересечении строки и столбца, в который помещают отдельное значение или текст. Её содержание читают с учётом заголовков строки и столбца. Поэтому даже короткое число или слово в ячейке получает понятный смысл.

Как это устроено

Таблица помогает упорядочить сведения: строки задают объекты или записи, а столбцы — признаки, по которым эти объекты описываются. Такое разделение нужно, чтобы информацию об одном объекте можно было прочитать целиком по строке. Одновременно столбец собирает вместе значения одного признака и упрощает сравнение. Например, в таблице моделей одна строка соответствует модели, а столбцы могут содержать цену и массу.

Заголовки строк и столбцов позволяют понять смысл данных в каждой ячейке и сравнивать значения одного вида. Без них число или слово часто нельзя истолковать однозначно: неизвестно, к какому объекту и признаку оно относится. Точный заголовок действует как короткое пояснение ко всем данным в соответствующей строке или столбце. Поэтому названия должны быть понятными и не слишком общими.

Перед созданием таблицы определяют, какие сведения нужно представить, и выбирают число строк и столбцов; лишние поля затрудняют чтение. Сначала полезно перечислить объекты и признаки, которые действительно понадобятся читателю. Затем для каждого признака выделяют отдельный столбец, а для каждого объекта — строку. Если добавить поля «на всякий случай», таблица станет шире и в ней будет сложнее находить главное.

Объединение или разделение ячеек и изменение размеров строк и столбцов помогают оформить таблицу, но не должны мешать пониманию её структуры. Объединённая ячейка может служить общим заголовком для нескольких связанных столбцов. Однако если из-за объединения непонятно, к какой записи относится значение, оформление мешает чтению. Размеры выбирают так, чтобы текст помещался и строки с одинаковыми данными оставались сопоставимыми.

Границы, заливка и выравнивание текста выделяют заголовки и важные данные; оформление должно поддерживать содержание, а не отвлекать от него. Границы помогают проследить строку или столбец, а спокойная заливка отделяет заголовки от основной части. Единое выравнивание облегчает сравнение значений и делает таблицу аккуратнее. Если разные цвета и линии перетягивают внимание, оформление стоит упростить.

Элементы таблицы и их назначение

Чтобы прочитать значение, сначала найдите заголовок строки и заголовок столбца, а затем посмотрите на ячейку на их пересечении. При составлении таблицы проверьте, что каждый столбец имеет понятное название, а строки относятся к отдельным объектам или случаям. Границы и оформление используйте так, чтобы связь между данными и заголовками оставалась очевидной.

Разбор задач

Расписание пяти уроков

Условие. Нужно представить расписание пяти уроков на день так, чтобы были видны время, предмет и кабинет. Важно, чтобы ученик мог быстро узнать все сведения об одном уроке и сравнить время занятий. Поэтому сначала определим, какие записи и признаки понадобятся.

1. Считаем каждый урок отдельным случаем: значит, для расписания понадобятся пять строк с данными. Отдельная строка позволит не смешивать сведения о разных занятиях. Заголовок таблицы можно указать над ней.
2. Выбираем три столбца: «Время», «Предмет» и «Кабинет». Каждый столбец отвечает только за один вид сведений. Тогда время уроков можно просмотреть отдельно от названий предметов и номеров кабинетов.
3. Заполняем каждую строку сведениями об одном уроке: временем, предметом и кабинетом. Проверяем, что эти три значения относятся к одной записи, а не сдвинуты в соседнюю строку. Если время или кабинет неизвестны, не подменяем их догадкой.

Ответ. В таблице нужны три столбца — «Время», «Предмет», «Кабинет» — и пять строк для уроков. Заголовки помогают понять значение каждой ячейки, а строка объединяет сведения об одном занятии. Само расписание можно расположить по порядку времени.

Результаты соревнования

Условие. Требуется составить таблицу результатов участников по трём дисциплинам и указать итог. Нужно сохранить возможность сравнить результаты и не перепутать отдельные оценки с общим результатом. Для этого назначим строкам участников, а столбцам — показатели.

1. Записываем каждого участника в отдельную строку. Такое решение связывает результаты одного человека в одну запись. Оно также позволяет сравнивать участников, просматривая соответствующие столбцы.
2. Создаём столбцы с названиями трёх дисциплин и отдельный столбец «Итог». Заголовок каждой дисциплины должен быть точным, чтобы читатель знал, какой результат указан в ячейке. Итог выделяем отдельно, потому что это не результат ещё одной дисциплины.
3. Заполняем ячейки и проверяем расположение данных по заголовкам. Если итог вычисляется по правилам соревнования, применяем именно эти правила; не предполагаем способ подсчёта без условия. Затем убеждаемся, что в строке каждого участника все показатели стоят на своих местах.

Ответ. Участники располагаются в строках, три дисциплины и итог — в столбцах. Однозначные заголовки позволяют отделить результаты отдельных дисциплин от общего показателя. Перед использованием таблицы нужно проверить соответствие значений строкам участников.

Сравнение характеристик моделей

Условие. Нужно оформить сравнение нескольких моделей устройств и выделить общие заголовки для групп параметров. Для читателя важно увидеть как каждую характеристику отдельно, так и её принадлежность к группе. Поэтому можно использовать несколько уровней заголовков, если они не запутают структуру.

1. Сначала помещаем модели в строки, а характеристики — в столбцы. Затем распределяем характеристики по смысловым группам, например по размерам и производительности. Так читателю проще перейти от общего типа данных к конкретному параметру.
2. Над названиями отдельных характеристик размещаем общие заголовки групп. При необходимости объединяем ячейки общего заголовка над столбцами одной группы. Объединение допустимо только тогда, когда понятно, к каким именно столбцам относится название.
3. Проверяем таблицу по каждой строке и каждому столбцу. Для каждой ячейки должно быть ясно, какая модель и какой параметр определяют её значение. Если заголовок приходится угадывать или объединение мешает проследить строку, упрощаем оформление.

Ответ. Модели располагаются в строках, характеристики — в столбцах, а общие заголовки обозначают группы параметров. Объединять ячейки можно для наглядного группирования столбцов, если связь с ними очевидна. Понятность каждой строки и столбца важнее сложного оформления.

Типичные ошибки

Записывать разные виды сведений в один столбец — ошибка, потому что значения перестают быть однородными и их трудно сравнивать. Так делают, когда пытаются уместить всё в меньшее число полей. Проверьте столбец: если в одних ячейках указано время, а в других предмет, разделите данные по разным признакам.

Если не указать заголовки строк или столбцов, читатель может не понять, что означают значения. Обычно заголовки пропускают, когда смысл кажется очевидным автору таблицы. Проверьте себя: сможет ли другой человек объяснить, к чему относится любая выбранная ячейка, не задавая вопросов?

Объединять ячейки без необходимости не стоит: структура становится неоднозначной, а строки труднее сравнивать. Так оформляют таблицу ради внешнего вида или пытаются скрыть отсутствие продуманной структуры. Проверьте, можно ли понять, какие столбцы входят в объединение и к каким данным относится заголовок; если нет, отмените объединение.

Перегружать таблицу границами, заливкой и разным выравниванием — значит отвлекать внимание от содержания и ухудшать читаемость. Это случается, когда оформление принимают за украшение и добавляют слишком много способов выделения. Проверьте, помогают ли линии и цвета найти заголовки и сопоставить данные; лишнее оформление уберите.

Связь с другими темами

Чтобы спроектировать таблицу, полезно уметь упорядочивать данные и различать объект, его характеристику и значение характеристики. Объект становится записью, характеристики задают признаки, а их конкретные значения попадают в ячейки. Если эти понятия смешать, строки и столбцы будет трудно распределить осмысленно.

Таблицы применяются при подготовке текстовых документов, представлении результатов вычислений и организации данных для дальнейшей обработки. В каждом случае понятная структура помогает читателю сопоставлять сведения, а программе — распознавать, где находятся записи и признаки. Поэтому таблицу продумывают не только ради внешнего вида, но и для удобства работы с данными.

Что запомнить

• Строка обычно описывает один объект или один случай.
• Столбец содержит сведения одного вида.
• Ячейка находится на пересечении строки и столбца.
• Заголовки поясняют содержание строк и столбцов.
• Структуру таблицы продумывают до заполнения.
• Оформление должно помогать читать и сравнивать данные.