16.2. Фильтрация данных

Определения и обозначения

Фильтрация данных — отбор записей таблицы, удовлетворяющих заданным условиям, без удаления остальных записей. Иными словами, таблица временно показывает только подходящие строки. Это удобно, когда нужно найти нужные сведения в большом списке, не меняя исходные данные.

Критерий фильтрации — условие, по которому определяют, какие записи оставить отображёнными. Например, критерием может быть значение «Книги» в столбце «Категория» или число больше 100 в столбце «Сумма». Критерий помогает точно описать, какие строки нужны для работы.

Автофильтр — средство электронной таблицы для отбора записей по значениям или условиям в столбцах. С его помощью выбирают одно или несколько значений из списка либо задают сравнение, например «больше» или «содержит». Автофильтр подходит для быстрого отбора прямо в таблице.

Расширенный фильтр — средство отбора записей по диапазону критериев, позволяющее задавать сложные условия и при необходимости помещать результат отдельно. В диапазоне указывают названия полей и соответствующие им условия. Такой способ нужен, когда простого выбора значений недостаточно.

Как это устроено

В таблице строка обычно содержит запись об одном объекте, а столбец — поле с отдельным признаком этого объекта. Например, строка может описывать товар, а столбцы — его название, категорию и цену. Поэтому критерий привязывают к столбцу: иначе таблице было бы непонятно, с какими данными сравнивать условие.

В автофильтре для столбца можно открыть список доступных значений и отметить нужное. Программа сравнивает значение в каждой строке с выбором и оставляет видимыми совпадающие записи. Для чисел и текста можно задавать условия сравнения, чтобы отобрать не одно точное значение, а целый диапазон или группу подходящих записей.

Условия в разных столбцах обычно действуют одновременно. Так происходит потому, что при отборе нужно проверить, подходит ли запись сразу по каждому указанному признаку. Например, если выбраны класс 9 «А» и оценка не ниже 8, строка останется видимой лишь при выполнении обоих условий.

В расширенном фильтре способ расположения критериев задаёт их логическую связь. Если условия записаны в одной строке диапазона критериев, запись должна выполнить их одновременно — это сочетание И. Если критерии записаны в разных строках, достаточно соответствовать одной из строк — это сочетание ИЛИ. Так можно описать несколько вариантов отбора, не теряя ясности.

Фильтр не то же самое, что удаление или сортировка, потому что его задача — изменить отображение подходящих записей. Неподходящие строки остаются в таблице и снова появляются после снятия условий. Порядок записей фильтрация сама по себе не меняет, поэтому отбор можно использовать без перестановки строк.

Средства фильтрации данных

Чтобы выбрать средство, сначала определите, достаточно ли одного значения или требуется сочетать несколько условий. Для обычного отбора удобен автофильтр, а для сложных вариантов — расширенный. При чтении результата учитывайте, какие строки скрыты.

Разбор задач

Задача: в таблице товаров оставьте видимыми только записи с категорией «Книги». Нужно отобрать товары по одному точному значению, не меняя остальные данные. Поэтому достаточно автофильтра для столбца «Категория».

1. Включите автофильтр для таблицы с заголовками столбцов.
2. Откройте список фильтра в заголовке «Категория».
3. Снимите отметки с ненужных значений и выберите «Книги».
4. Примените выбор и проверьте видимые строки.

Ответ: отображаются записи о товарах категории «Книги», а строки других категорий временно скрыты. Если после отбора видна пустая таблица, проверьте написание выбранного значения и столбец, в котором задан фильтр.

Задача: покажите учеников, у которых оценка по информатике не ниже 8, а класс — 9 «А». Нужно выполнить оба требования одновременно: подходят только записи с нужным классом и достаточной оценкой. Это сочетание И, поэтому задаём критерии для двух столбцов.

1. В столбце с оценками задайте условие «больше или равно 8».
2. В столбце «Класс» выберите значение 9 «А».
3. Примените оба фильтра и проверьте несколько оставшихся строк.
4. Убедитесь, что у каждой видимой записи выполнены оба условия.

Ответ: видны ученики 9 «А» с оценкой по информатике 8 или выше. Оценка 8 тоже подходит, потому что выражение «не ниже 8» включает границу.

Задача: в таблице заказов отберите записи, где сумма больше 100, а дата относится к январю или сумма меньше 20. Здесь первая часть требует одновременно большой суммы и январской даты, а вторая предлагает альтернативу — маленькую сумму. Значит, условие имеет вид: (сумма больше 100 И дата в январе) ИЛИ сумма меньше 20.

1. Подготовьте диапазон критериев с заголовками, совпадающими с названиями полей исходной таблицы.
2. В первой строке критериев укажите сумму больше 100 и условие для даты — январь.
3. Во второй строке укажите сумму меньше 20, оставив поле даты без условия.
4. Примените расширенный фильтр и проверьте записи, попавшие по каждому из двух вариантов.

Ответ: будут отобраны январские заказы с суммой больше 100, а также заказы с суммой меньше 20 независимо от даты. Если записать эти условия в одну строку, получится требование выполнить их одновременно, а не выбрать один из вариантов.

Типичные ошибки

Ошибка — считать, что фильтрация удаляет неподходящие записи. Так можно подумать, потому что строки исчезают с экрана, но это только изменение отображения. Чтобы проверить себя, снимите фильтр: если строки снова появились, они были скрыты, а не удалены.

Ошибка — задать критерий не для того столбца или выбрать неверный тип сравнения. Это случается, когда названия похожи или условие понимают неточно, например путают «больше 8» и «не ниже 8». Сверьте заголовок поля, знак сравнения и граничное значение с задачей.

Ошибка — перепутать И и ИЛИ при расположении критериев расширенного фильтра. Легко решить, что соседние ячейки означают альтернативу, хотя условия в одной строке должны выполняться вместе. Проверьте логику: в одной строке задают совместные требования, в разных строках — варианты отбора.

Ошибка — принимать отфильтрованную таблицу за полный список данных. Скрытые записи не видны и потому могут быть забыты при подсчёте или анализе. Перед выводами проверьте, активен ли фильтр, и снимите его, если нужны все записи.

Связь с другими темами

Для фильтрации нужно понимать табличную организацию данных: заголовки обозначают поля, строки содержат записи, а ячейки — значения полей. Без этого трудно выбрать столбец, к которому относится критерий. Поэтому сначала полезно разобраться, как устроена таблица.

При составлении критериев нужны условия сравнения значений и логические операции И и ИЛИ. Они помогают понять, должны ли требования выполняться вместе или можно выбрать один из вариантов. Это особенно важно для расширенного фильтра.

Фильтрация пригодится при поиске и анализе записей в электронных таблицах и базах данных. Она позволяет сосредоточиться на нужной части списка, не меняя исходную таблицу. По тому же принципу можно отбирать сведения о товарах, заказах или результатах учеников.

Что запомнить

• Фильтр показывает записи, удовлетворяющие заданным критериям.
• Фильтрация обычно скрывает неподходящие строки, а не удаляет их.
• Критерий задаётся относительно значений конкретного поля.
• Условия в нескольких столбцах могут применяться одновременно.
• В расширенном фильтре расположение критериев определяет сочетание И и ИЛИ.
• Перед анализом результата убедитесь, что фильтр снят, если нужны все записи.