§ 4. Структуризация информации

Определения и обозначения

Структурирование информации — упорядочение сведений по выбранному основанию, чтобы их было легче понимать, сравнивать и находить. Основанием может быть, например, алфавитный порядок или общий признак объектов. Благодаря такому порядку проще увидеть нужные данные, а не просматривать всё подряд. Без ясного основания сведения могут оказаться в случайном порядке.

Структура информации — способ организации частей и связей между ними. Она показывает, какие элементы входят в состав материала и как они соотносятся друг с другом. Например, можно расположить сведения списком или показать, что одни объекты входят в другие. Понимание структуры помогает выбрать подходящую форму представления.

Таблица — форма представления информации, в которой сведения размещают по строкам и столбцам. Она нужна, когда объекты требуется сопоставить по одинаковым признакам. В строке обычно помещают данные об одном объекте, а в столбце — сведения об одном признаке. Такое расположение помогает сравнивать значения, не перечитывая длинное описание.

Схема — наглядное представление объектов и связей между ними с помощью условных обозначений. Она нужна, если важно увидеть не только сами объекты, но и то, как они связаны или в каком порядке расположены. Например, линии и стрелки могут показывать последовательность или подчинение. Схема выделяет главное, поэтому часть подробностей исходного описания может не попасть в неё.

Как это устроено

Сначала нужно понять, что именно предстоит сделать с информацией: найти отдельный элемент, сравнить объекты или разобраться в их связях. От цели зависит форма представления, потому что разные способы делают заметными разные свойства. Для быстрого поиска может хватить упорядоченного перечня, а для сравнения по нескольким признакам удобнее таблица. Если нужно увидеть, какие части подчинены другим, яснее будет схема.

При структурировании сведения распределяют по выбранным признакам, то есть решают, какие элементы будут рядом и по какому правилу. Основание должно подходить задаче: например, названия можно расположить по алфавиту, а кружки — сгруппировать по направлениям. Один и тот же материал можно организовать по-разному, потому что у объектов бывает несколько признаков. Выбор основания меняет то, что легко заметить, поэтому перед упорядочиванием полезно спросить себя, какую информацию требуется получить.

Таблица особенно удобна, когда объекты можно описать одним и тем же набором характеристик. В строках размещают объекты или записи, а столбцы отводят под их признаки, поэтому значения одного признака оказываются рядом. Это позволяет сравнить, например, время занятий нескольких кружков, не смешивая его с местом проведения. Если в одном столбце собраны сведения о разных признаках, сравнение становится ненадёжным и таблицу труднее читать.

Схема помогает увидеть отношения между объектами, которые трудно передать одним перечнем. Перечень может назвать школу, направления и кружки, но сам по себе не показывает, какие кружки относятся к какому направлению. На схеме расположение блоков и соединяющие их линии делают такие связи заметными. Иерархическая схема особенно полезна, когда части вложены друг в друга: она показывает порядок подчинения от общего к частному.

Словесное описание удобно, когда нужно передать подробности и объяснить причины, но сравнивать отдельные сведения в длинном тексте бывает сложно. Таблица делает заметными одинаковые признаки разных объектов, а схема — связи и порядок между элементами. Поэтому нельзя объявить одну форму лучшей для всех случаев: нужно решить, какие свойства информации важны именно сейчас. Иногда способы можно сочетать, например описать объект словами, а данные для сравнения свести в таблицу.

Формы структурированного представления информации

Чтобы пользоваться таблицей, сначала прочитай заголовки столбцов: они объясняют, какие признаки сравниваются. Затем найди нужный объект в строке и сопоставь его значения с данными других строк. Если требуется проследить связи или подчинение, таблица может оказаться менее наглядной, чем схема.

Разбор задач

Кабинеты по алфавиту

Условие. Нужно расположить названия школьных кабинетов по алфавиту и найти кабинет информатики. Здесь цель состоит и в упорядочивании, и в быстром поиске. Значит, достаточно перечня, если каждый элемент записан одинаково и порядок букв соблюдён.

1. Запишем названия кабинетов и сравним первые буквы.
2. Если первые буквы совпали, сравним следующие, пока порядок слов не станет ясен.
3. Переставим названия по алфавиту и просмотрим упорядоченный перечень.

Ответ. Перечень следует расположить по алфавиту, а затем найти в нём название кабинета информатики. Алфавитный порядок служит основанием структурирования. Если названия похожи, проверяем их буквы последовательно, а не выбираем место на глаз.

Сравнение расписаний кружков

Условие. Нужно сравнить два кружка по дням занятий, времени начала и месту проведения. У обоих объектов должны быть одинаковые признаки, иначе сравнение окажется неполным. Поэтому выберем таблицу, а не просто запишем сведения сплошным текстом.

1. Определим объекты сравнения: первый и второй кружок.
2. Создадим столбцы «Кружок», «День», «Время начала» и «Место».
3. Заполним по строке для каждого кружка и сравним значения в нужных столбцах.

Ответ. Таблица показывает, совпадают ли дни и места и в какое время начинаются занятия. Каждый столбец отвечает только за один признак, поэтому данные не смешиваются. Если какого-то значения мы не знаем, его нельзя додумывать: ячейку следует оставить незаполненной или отметить отсутствие сведений.

Структура школьных объединений

Условие. Нужно представить школу, направления, кружки и группы внутри кружков. Важно показать, какие элементы входят в состав других, а не только перечислить их. Для этого подходит иерархическая схема, в которой уровни расположены от общего к частному.

1. Разместим школу на верхнем уровне, поскольку она объединяет остальные элементы.
2. Ниже покажем направления, затем относящиеся к ним кружки.
3. Под каждым кружком разместим его группы и проверим связи между уровнями.

Ответ. Получится схема подчинения «школа — направление — кружок — группа». Проверим каждый элемент: он должен быть связан с тем объектом, к которому действительно относится. Если группа оказалась напрямую под направлением, нужно уточнить, не пропущен ли уровень кружка.

Типичные ошибки

Выбирать форму представления, не учитывая цель, — значит рисковать получить неудобный результат. Таблица хороша для сопоставления признаков, но связи между объектами могут быть понятнее на схеме. Такую ошибку допускают, когда начинают оформлять сведения, не решив, что хотят узнать. Проверь себя вопросом: нужно сравнить значения или показать отношения между элементами?

Если в одном столбце таблицы смешать, например, дни занятий и адреса, читателю будет трудно понять, что именно сравнивается. Обычно так происходит, когда столбцы добавляют без предварительного списка признаков. Проверь, можно ли назвать каждый столбец одним конкретным признаком и заполнить его данными одного типа. Если нет, таблицу следует перестроить.

Неясное основание группировки приводит к тому, что элементы могут попасть сразу в несколько групп или остаться вне всех групп. Причиной часто становится расплывчатое правило, которое каждый понимает по-своему. До распределения назови основание и проверь его на нескольких элементах. Убедись, что каждый элемент можно отнести к одной подходящей группе или объяснить, почему он не входит ни в одну.

Схема обычно показывает главное, но не обязана передавать все подробности исходного описания. Ошибочно считать, что отсутствие детали на схеме означает, будто её не было в исходных сведениях. Схемы делают краткими ради наглядности, поэтому некоторые пояснения остаются в тексте. Проверь, хватает ли схемы для поставленной задачи, и при необходимости дополни её словесным описанием.

Связь с другими темами

Чтобы структурировать сведения, нужно уметь находить в тексте объекты, их признаки и связи между ними. Объект — это то, о чём говорится, а признак — его характеристика, например название или время занятия. Если не отделить объекты от признаков, трудно решить, что станет строкой, а что столбцом таблицы. Связи между объектами помогают понять, где нужна схема и какие элементы следует соединить.

Структурирование используют при создании таблиц, схем и баз данных, а также при поиске и сравнении информации. В базе данных сведения тоже организуют так, чтобы нужные записи можно было находить и сопоставлять. Навык пригодится при работе с расписаниями, каталогами и учебными материалами. В каждом случае сначала определяют цель, а затем выбирают подходящий порядок и форму представления.

Что запомнить

• Структурирование упорядочивает информацию по выбранному основанию.
• Цель работы с информацией помогает выбрать способ её представления.
• Таблица удобна для сравнения объектов по одинаковым признакам.
• Строки таблицы содержат сведения об объектах или записях.
• Столбцы таблицы соответствуют признакам.
• Схема наглядно показывает объекты и связи между ними.
• Иерархическая схема показывает отношения подчинения.