7.3. Менеджмент и его функции

Определения и обозначения

Менеджмент — управление организацией и её ресурсами для достижения поставленных целей. Он отличается от простого административного воздействия тем, что включает не только приказы и надзор, но и планирование, распределение работы, мотивацию и анализ результатов. Поэтому менеджмент помогает выстроить согласованную систему действий, а не просто заставить людей выполнить отдельные распоряжения.

Планирование — определение целей организации и способов, сроков и ресурсов для их достижения. Руководитель заранее решает, какого результата нужно добиться, какие действия потребуются и по каким признакам успех будет оцениваться. Это нужно, чтобы работа имела направление и чтобы ресурсы не использовались случайно.

Организация — распределение задач, полномочий и ресурсов между участниками работы и создание условий для согласованных действий. Каждый должен понимать, что именно он делает, за что отвечает и какие решения может принимать. Благодаря этому общий план превращается в конкретную систему совместной работы.

Мотивация — побуждение работников к достижению целей организации с учётом их интересов и потребностей. Она может опираться на оплату и премии, но также на признание, возможности развития, интересную работу и доверие. Мотивация нужна, чтобы формально назначенные обязанности поддерживались реальной заинтересованностью людей.

Как это устроено

Менеджмент необходим организации, потому что в совместной работе участвуют разные люди, а ресурсы всегда ограничены. Без управления сотрудники могут действовать несогласованно, дублировать задачи или стремиться к разным результатам. Менеджмент соединяет цели организации, действия работников и использование ресурсов в единую систему.

Планирование является отправной точкой управления, поскольку сначала нужно определить желаемый результат и оценить условия деятельности. Руководитель учитывает спрос, время, возможности работников, оборудование и другие ресурсы, а затем выбирает последовательность действий. Критерии результата позволяют позже понять, достигнута ли цель и насколько эффективно использованы средства.

Функция организации превращает общий план в распределённую работу. Задачи закрепляются за конкретными участниками, для них устанавливаются ответственность и полномочия, а также выделяются необходимые ресурсы. Такое распределение уменьшает неопределённость: работники знают свои обязанности, порядок взаимодействия и границы самостоятельных решений.

Мотивация поддерживает заинтересованность работников в выполнении поручений и достижении общего результата. Если человек понимает смысл работы, видит справедливую связь между усилиями и результатом и получает подходящие стимулы, он обычно действует ответственнее. Контроль сопоставляет фактические результаты с планом, поэтому помогает обнаружить не только успех, но и отставание, перерасход ресурсов или другие отклонения.

Функции менеджмента работают не изолированно, а образуют цикл управления. Если контроль показал слабый результат, руководитель выясняет причины и может изменить план, перераспределить обязанности или подобрать другие стимулы. Так новые решения снова проходят через организацию и мотивацию, а управление приспосабливается к изменившимся условиям.

Основные функции менеджмента

Чтобы пользоваться таблицей, сначала определите, какой управленческий вопрос решается в ситуации. Затем найдите функцию, которая отвечает на этот вопрос, и проверьте, какой результат должна дать работа руководителя.

Например, выбор цели и сроков относится к планированию, а назначение ответственных — к организации. Если после выполнения работы сравнивают полученный результат с планом, действует функция контроля.

Разбор задач

Увеличение заказов в пекарне

Небольшая пекарня хочет увеличить число заказов к празднику. Нужно определить, какие действия руководителя относятся к планированию, а не к организации или мотивации. Искомые действия должны задавать будущий результат и путь к нему.

1. Сформулировать цель: например, увеличить число заказов на определённое количество или процент.
2. Спрогнозировать спрос: изучить прошлые продажи, предпочтения покупателей и ожидаемое число заказов.
3. Выбрать действия: расширить ассортимент, запустить рекламу, принять предварительные заказы или изменить график работы.
4. Определить ресурсы и сроки: рассчитать продукты, упаковку, оборудование, работников и время выполнения заказа.

Ответ: к планированию относятся постановка цели, прогнозирование спроса, выбор способов увеличения заказов и расчёт необходимых ресурсов. Распределение смен между пекарями уже будет организацией, а премия за дополнительные заказы — мотивацией. Такое различение показывает, какую именно задачу решает руководитель.

Подготовка школьной ярмарки

В школьной ярмарке участвуют несколько классов, которым нужно подготовить изделия, оформление, рекламу и учёт выручки. Здесь уже известны основные направления работы, поэтому главное — превратить их в согласованный план действий. Решения относятся к организации, если они связывают задачи с конкретными людьми, полномочиями и ресурсами.

1. Назначить ответственных: один класс отвечает за изделия, другой — за оформление, третий — за рекламу, а отдельные участники — за учёт денег.
2. Уточнить обязанности и полномочия: ответственный за выручку ведёт записи и получает доступ к средствам, а рекламная группа выбирает способы объявления.
3. Распределить ресурсы: продукты и оборудование передать участникам, материалы для оформления — оформителям, место для записей — бухгалтерской группе.
4. Согласовать сроки и порядок взаимодействия, чтобы изделия, реклама и оформление были готовы одновременно.

Ответ: организацией будут назначение ответственных, закрепление задач и полномочий, распределение материалов и согласование действий. Простого списка классов недостаточно, потому что он не объясняет, кто принимает решения и чем пользуется. Хорошая организация делает общую работу управляемой.

Невыполнение плана выпуска

Предприятие установило план выпуска продукции, распределило обязанности и ввело премии, но за месяц план не выполнен. Руководителю нельзя сразу обвинять работников или автоматически увеличивать премию. Сначала нужно использовать контроль, а затем связать его выводы с другими функциями менеджмента.

1. Сравнить фактический выпуск с плановым и определить размер отклонения.
2. Выяснить причины: проверить поставки, оборудование, нормы времени, распределение обязанностей и достаточность стимулов.
3. Выбрать корректировку: изменить сроки или объём плана, перераспределить работников и ресурсы, устранить техническую проблему или пересмотреть премирование.
4. Снова установить показатели и сроки, чтобы проверить, помогли ли принятые меры.

Ответ: контроль начинается со сравнения результата с планом и анализа причин отклонения. Если проблема в нереалистичном сроке, корректируют планирование, если в перегрузке участка — организацию, а если работники не видят смысла стимула — мотивацию. Контроль поэтому не заканчивается фиксацией ошибки, а запускает новые управленческие решения.

Типичные ошибки

Сводить менеджмент только к контролю. Так ошибаются, потому что проверка результата заметнее других действий руководителя. Проверить себя можно вопросом: были ли до контроля поставлены цели, распределены задачи и созданы стимулы?

Считать планирование гарантией достижения цели. План задаёт ориентиры, но не отменяет изменений спроса, поломок, нехватки ресурсов и ошибок исполнения. Проверьте себя: предусмотрены ли в решении организация работы, мотивация и контроль выполнения?

Путать организацию с формальной схемой подразделений. Названия отделов сами по себе не показывают, кто выполняет задачу, отвечает за результат и распоряжается ресурсами. Для проверки нужно назвать конкретных исполнителей, их полномочия, ответственность и средства работы.

Отождествлять мотивацию только с денежным вознаграждением. Премия важна не всегда и не для всех одинаково, поскольку на поведение влияют признание, развитие, интерес к работе и условия труда. Спросите себя, учтены ли разные потребности работников и понятна ли связь усилий с результатом.

Связь с другими темами

До изучения менеджмента полезно знать, что такое организация, каковы её цели и ресурсы. Разделение труда объясняет, почему задачи приходится распределять между людьми и согласовывать их действия.

Функции менеджмента связаны с предпринимательством, организационной структурой фирмы и принятием управленческих решений. Эти темы показывают, как устроена деятельность фирмы и почему руководителю приходится выбирать между разными вариантами действий.

Связь со стимулами помогает понять мотивацию работников. Экономические стимулы влияют на поведение, но их действие зависит от интересов людей и условий, в которых они работают.

Что запомнить

• Менеджмент направлен на достижение целей организации.
• Планирование определяет цели и способы их достижения.
• Организация распределяет задачи, полномочия и ресурсы.
• Мотивация побуждает работников участвовать в достижении целей.
• Контроль сопоставляет результаты с планом и выявляет отклонения.
• Функции менеджмента взаимосвязаны и могут корректировать друг друга.