56. Жанры деловой речи

Определения и обозначения

Заявление — документ, в котором человек обращается к организации или должностному лицу с просьбой, предложением или сообщением. Его составляют, когда нужно официально сообщить о своей просьбе или позиции, например обратиться к директору школы. В документе важно сразу назвать, к кому обращаются и от чьего имени он составлен. Это помогает адресату понять, кто направил обращение и чего от него ждут.

Доверенность — документ, которым одно лицо уполномочивает другое совершить от его имени определённые действия. Иными словами, автор разрешает другому человеку представлять его интересы в оговорённой ситуации. Доверенность нужна, если сам человек не может выполнить действие или получить что-либо лично. Перечень полномочий должен быть понятен, чтобы его нельзя было истолковать по-разному.

Расписка — документ, подтверждающий получение денег, вещей или документов. В ней получатель подтверждает, что ему передали конкретное имущество или определённую сумму. Расписку составляют, чтобы у передавшего и получившего осталось письменное подтверждение передачи. Точное описание полученного помогает избежать споров о том, что именно было передано.

Автобиография — краткое изложение человеком основных фактов своей жизни, составленное от первого лица. Автор сам сообщает сведения о себе, обычно излагая их последовательно и без художественных подробностей. Такой документ нужен, когда требуется представить основные данные о своей жизни в деловой ситуации. Точность здесь важнее выразительности: читатель должен легко понять, о ком и о каких фактах идёт речь.

Как это устроено

Деловые жанры служат для практических отношений между людьми и организациями, поэтому выбор документа зависит от задачи. Если нужно обратиться с просьбой, подойдёт заявление; если передать другому человеку полномочия — доверенность; если подтвердить получение — расписка. Когда требуется сообщить основные факты о себе, используют автобиографию. Сначала определите, какого результата вы ждёте от документа, и только потом выбирайте его жанр.

Для деловых документов важны точность, ясность и отсутствие двусмысленности, потому что адресату необходимо однозначно понять смысл текста. Сведения и просьбы формулируют конкретно: не ограничиваются словами «прошу помочь», если можно назвать требуемое действие. Лишние подробности могут отвлечь от главного, а эмоциональные оценки — затруднить понимание. Перед завершением проверьте, что текст можно истолковать только так, как вы задумали.

Документы часто строятся по принятому образцу: в них указывают адресата и автора, название, основной текст, дату и подпись. Такой порядок помогает быстро найти нужную информацию и понять, кто составил документ. Однако набор частей зависит от жанра и ситуации: не всякий документ требует одинакового оформления. Поэтому полезно сначала выяснить, какие сведения нужны именно для вашей цели, а затем проверить, что ни одна необходимая часть не пропущена.

В заявлении сначала обозначают, кому и от кого оно направлено, а затем формулируют просьбу или сообщение. Эта последовательность нужна, чтобы адресат сразу понял, кто к нему обращается и по какому вопросу. Просьбу стоит назвать прямо и точно: например, указать, от каких занятий и на какой срок требуется освобождение. Если действие сформулировано расплывчато, адресату придётся уточнять смысл обращения.

В доверенности и расписке особенно важны проверяемые сведения, так как документы фиксируют полномочия или факт передачи. Нужно ясно указать, кто, кому и что поручает либо передаёт; для доверенности при необходимости обозначают срок действия. В расписке называют конкретные вещи, документы или сумму, а не пишут просто «получил необходимое». Дата и подпись помогают подтвердить, когда составлен документ и кто отвечает за указанные сведения.

Сопоставление жанров деловой речи

Сравните жанры по тому, какую задачу они решают и какие сведения помогают эту задачу выполнить. Таблица подсказывает, на какие детали обратить внимание при составлении документа. Если ситуация не совпадает с описанием в одной строке, сначала уточните цель обращения, а затем выберите подходящий жанр.

Разбор задач

Задача 1. Составить заявление директору школы с просьбой освободить ученика от занятий на один день. Нужно решить, какая информация позволит директору понять просьбу и определить, кто её подаёт. Не следует заменять точное указание срока общей фразой «на некоторое время».

1. Определяем жанр: это заявление, потому что адресату направляют официальную просьбу.
2. Указываем адресата — директора школы — и автора заявления. Затем в основном тексте прямо просим освободить ученика от занятий и называем конкретный день.
3. Проверяем, что просьба не допускает разных толкований, после чего ставим дату и подпись.

Ответ: заявление должно содержать адресата и автора, просьбу об освобождении от занятий на названный день, дату и подпись. Конкретный день важен, потому что без него невозможно точно понять, на какой срок обращена просьба.

Задача 2. Подготовить расписку о получении учебного оборудования во временное пользование. Само слово «оборудование» не всегда позволяет установить, какой предмет передали, поэтому нужно подумать, как описать его точнее. Расписка должна подтвердить не намерение получить имущество, а уже состоявшуюся передачу.

1. Выбираем расписку: её цель — письменно подтвердить получение вещи.
2. Уточняем участников передачи: кто получил оборудование и от кого. Если это нужно для ясности, указываем наименование и количество предметов, чтобы их можно было отличить от других.
3. Фиксируем дату получения и подтверждаем текст подписью получателя. Формулировка должна ясно показывать, что оборудование получено именно во временное пользование.

Ответ: в расписке нужно назвать получателя и того, от кого он получил имущество, точно описать оборудование, указать дату и поставить подпись. По такому тексту можно установить, что именно и когда было передано.

Задача 3. Для нескольких ситуаций нужно сравнить заявление, расписку и доверенность и выбрать подходящий жанр. Например, человек просит организацию разрешить действие, подтверждает получение вещи или поручает другому человеку забрать документ. Сходство ситуаций в том, что во всех случаях нужен письменный текст, но цели у него разные.

1. Для каждой ситуации формулируем цель одним глаголом: попросить, подтвердить получение или поручить действие.
2. Сопоставляем цель с жанром: просьба относится к заявлению, подтверждение получения — к расписке, передача полномочий — к доверенности.
3. Проверяем, какие сведения требуются для выбранного жанра: адресат и просьба, точное описание полученного либо участники и содержание поручения.

Ответ: жанр выбирают не по общему впечатлению, а по задаче документа. После выбора нужно проверить, что все необходимые сведения указаны достаточно точно, чтобы смысл и участники действия были ясны.

Типичные ошибки

Ошибка — выбирать жанр по общему впечатлению, а не по цели документа. Так происходит, когда ученик замечает лишь то, что во всех случаях нужно «что-то написать», и не различает просьбу, получение имущества и передачу полномочий. Проверьте себя вопросом: что документ должен сделать — обратиться, подтвердить получение или дать право действовать? Ответ укажет на подходящий жанр.

Если в заявлении не указан адресат или автор, непонятно, кому направлено обращение и от кого оно поступило. Такая ошибка возникает, когда внимание сосредоточено только на самой просьбе, а не на оформлении документа. Перед отправкой проверьте, можно ли определить получателя заявления и человека, который его составил. Если нет — добавьте недостающие сведения.

Неопределённое описание полученного в расписке ослабляет её смысл: запись «получил вещи» не показывает, о каких именно вещах идёт речь. Это случается, когда автор считает детали очевидными для участников передачи. Проверьте, сможет ли посторонний читатель отличить полученное имущество от другого. Укажите точное название, количество или сумму, если это нужно для ясности.

Пропуск даты или подписи затрудняет установление того, когда составлен документ и кем он подтверждён. Иногда эти элементы забывают, потому что считают главным только основной текст. Перед завершением сверьте документ с его назначением и проверьте, есть ли в нём необходимые дата и подпись. Для разных жанров набор обязательных частей может отличаться, поэтому учитывайте конкретную ситуацию.

Связь с другими темами

Для понимания деловых жанров нужно знать особенности официально-делового общения и отличать его от разговорного и художественного. В разговоре допустимы привычные слова и эмоциональные реакции, а документ требует ясности и точного указания сведений. Эти знания пригодятся при составлении заявлений и других документов в школе и повседневной жизни. Тема также связана с функциональными стилями речи, речевыми ситуациями и правилами оформления письменных текстов: ситуация определяет, кому адресовано сообщение и какой жанр нужен.

Что запомнить

• Жанр документа выбирают по цели обращения.
• Деловой текст должен быть точным, ясным и нейтральным.
• Заявление содержит обращение с просьбой, предложением или сообщением.
• Доверенность подтверждает передачу полномочий.
• Расписка подтверждает получение денег, вещей или документов.
• Автобиография сообщает основные факты жизни от первого лица.
• Дату и подпись указывают там, где это требуется для оформления документа.