§ 34. Деловая речь

Определения и обозначения

Деловая речь — речь, используемая в официальных ситуациях для сообщения сведений, просьб и решений. Она нужна, когда важно не просто обменяться впечатлениями, а передать информацию, которую адресат должен понять и использовать. Поэтому в деловом сообщении особенно существенны ясность и конкретность.

Официально-деловой стиль — функциональный стиль речи, обслуживающий сферу управления, права и деловых отношений. Функциональным называют стиль, который выбирают в зависимости от цели общения. Это понятие помогает понять, почему просьбу директору школы оформляют иначе, чем разговор с другом.

Заявление — документ, содержащий официальную просьбу или обращение к конкретному лицу или учреждению. В нём должно быть понятно, кто обращается, кому адресована просьба и чего именно хочет автор. Такое построение позволяет рассмотреть обращение и дать на него ответ.

Автобиография — документ, в котором человек в хронологическом порядке сообщает основные сведения о своей жизни. Хронологический порядок означает изложение событий по времени: от более ранних к более поздним. Благодаря этому читателю проще проследить жизненный путь автора.

Как это устроено

Деловая речь требуется в ситуациях, где слова могут повлиять на решение или дальнейшие действия: например, при обращении в учреждение, сообщении сведений или оформлении документов. Точность нужна, чтобы адресат получил именно те данные, которые необходимы, а не догадки и приблизительные оценки. Однозначность исключает разные толкования просьбы или факта. Официальность помогает соблюдать принятые отношения между автором документа и его адресатом.

Выбор официально-делового стиля зависит от цели общения и адресата. Если нужно попросить разрешение, сообщить официальные сведения или направить обращение, текст строят так, чтобы его можно было понять и использовать в делах. Адресат тоже влияет на выбор: директор школы, учреждение или должностное лицо ожидают ясного и корректного сообщения. В беседе с другом та же мысль может звучать непринуждённо, потому что цель и условия общения другие.

В деловой речи используют нейтральные слова, то есть слова без ярко выраженной эмоции или оценки. Устойчивые формулировки помогают кратко и привычным способом передать типичные сведения: читатель легче узнаёт просьбу, обращение или сообщение. Эмоциональные оценки и шутки не подходят, потому что могут отвлечь от сути или прозвучать неуважительно. Нейтральный тон не означает, что документ должен быть непонятным: напротив, смысл формулируют прямо.

У делового документа обычно есть части, которые помогают определить его назначение и автора. В верхней части указывают адресата и сведения об авторе, затем помещают название документа или основной текст, а в конце — дату и подпись, если они требуются. Каждая часть отвечает на отдельный вопрос: кому направлен документ, кто его составил, что именно сообщается и кто подтверждает текст. Точный набор элементов зависит от вида документа и требований организации.

Заявление и автобиография решают разные задачи, поэтому сведения в них нельзя располагать произвольно. В заявлении сначала дают данные, позволяющие определить адресата и автора, а затем формулируют просьбу; в конце ставят необходимые дату и подпись. В автобиографии важна временная последовательность фактов, чтобы события не путались. Соблюдение требований делает документ удобным для чтения и помогает не потерять важную информацию.

Деловые документы и их особенности

Пользуйтесь таблицей, чтобы сначала определить цель документа, а затем проверить, какие сведения должны в нём быть. Если задача — попросить о чём-либо, нужен тип заявления; если нужно изложить факты жизни, составляют автобиографию. Общие требования относятся к обоим документам, но не отменяют особенностей каждого.

Разбор задач

Задача 1. Определите, где уместна деловая речь: при обращении к директору школы с просьбой или в беседе с другом. Сначала выясним, какова цель каждого высказывания, затем учтём адресата и обстановку. От этого зависит выбор стиля, а не только тема разговора.

1. Обращение к директору — официальная ситуация: автор хочет, чтобы просьбу рассмотрели.
2. Для директора важны ясная формулировка и понятные сведения, поэтому выбирают официально-деловой стиль.
3. Беседа с другом обычно проходит непринуждённо и направлена на личное общение, поэтому уместен разговорный стиль.

Ответ: директору с просьбой обращаются в деловой форме, а с другом обычно разговаривают в разговорном стиле. Если переписка с другом касается официального дела, всё равно следует учитывать цель и подбирать подходящий тон.

Задача 2. В заявлении не указаны адресат и автор, просьба сформулирована неясно, а сведения расположены произвольно. Исправим текст так, чтобы он сообщал, кто обращается, кому и с какой целью. Точные личные данные и содержание просьбы в условии не заданы, поэтому обозначим их как сведения, которые нужно подставить.

1. Добавим в верхнюю часть сведения об адресате и авторе, чтобы документ можно было направить и связать с конкретным человеком.
2. Сформулируем просьбу прямо: назовём действие, о котором просит автор, и при необходимости укажем нужные обстоятельства.
3. Расположим элементы в принятом порядке и добавим дату и подпись, если они требуются правилами учреждения.

Ответ: исправленное заявление должно содержать адресата, автора, ясную просьбу, дату и подпись в соответствующем порядке. Перед подачей нужно проверить, что из текста можно однозначно понять содержание обращения.

Задача 3. Составьте автобиографию по заданным фактам, изложив их по времени и соблюдая деловой стиль. Не следует переписывать все сведения подряд: сначала отберите те, которые нужны для рассказа о жизни. Затем установите, какие события произошли раньше, а какие позже.

1. Сгруппируйте факты: например, сведения о рождении, месте жительства и образовании.
2. Расположите их от ранних событий к поздним; не меняйте хронологию ради того, чтобы поставить более интересный факт впереди.
3. Свяжите сведения нейтральными, точными фразами и проверьте, что в тексте нет выдуманных фактов и разговорных оценок.

Ответ: автобиография представляет собой последовательное изложение отобранных фактов жизни в хронологическом порядке. Перед оформлением проверьте, что сведения относятся к автору, не противоречат друг другу и изложены официально.

Типичные ошибки

Расплывчатые формулировки. Если написать просьбу неопределённо, адресат не поймёт, что именно требуется. Так случается, когда автор рассчитывает, что смысл «и так ясен». Проверьте себя: можно ли точно назвать, кто обращается, к кому и о чём просит?

Разговорные слова и эмоции. Шутки, оценки и привычные дружеские выражения переносят в документ по привычке, но они могут звучать неуместно и заслонять содержание. Официальная речь должна оставаться нейтральной. Перечитайте текст и замените эмоциональные слова точными и спокойными.

Нарушение порядка частей или пропуск сведений. Автор может считать, что адресат сам восстановит недостающую информацию из контекста, однако это затрудняет работу с документом. Проверьте, есть ли необходимые элементы и расположены ли они в подходящем порядке. Если без догадки нельзя понять автора, адресата или цель текста, его нужно дополнить.

Путаница между заявлением и автобиографией. Оба текста официальные, поэтому их иногда принимают за документы с одинаковой задачей. Но заявление выражает просьбу или обращение, а автобиография сообщает факты жизни по времени. Перед составлением определите цель: если нужно чего-то попросить — это заявление, если изложить биографические сведения — автобиография.

Связь с другими темами

Для работы с деловой речью нужно уметь различать функциональные стили и учитывать цель, адресата и ситуацию общения. Эти знания объясняют, почему одну мысль можно выразить по-разному в дружеской беседе и в официальном обращении. Навык точного изложения пригодится при составлении заявлений, заполнении документов и деловом общении. Он помогает передавать нужные сведения без лишних слов и недопонимания.

Что запомнить

• Деловая речь обслуживает официальные отношения и практические задачи.
• Текст делового стиля должен быть точным, ясным и однозначным.
• В официальных документах избегают разговорных и эмоционально окрашенных выражений.
• Заявление содержит просьбу или обращение.
• Автобиография сообщает факты жизни в хронологическом порядке.
• Содержание и оформление документа зависят от его назначения.