§ 32. Деловой стиль

Определения и обозначения

Деловой стиль — функциональная разновидность литературного языка, которую используют в официальных отношениях. Он нужен, чтобы оформлять просьбы, решения, договорённости и другие сведения, значимые для людей и организаций. Поэтому такой текст должен быть понятным и уместным в конкретной ситуации.

Официально-деловая речь обслуживает отношения между учреждениями, организациями и гражданами. В бытовом общении участники часто опираются на общий опыт, эмоции и неформальные слова, а официальное сообщение должно быть понятно без таких подсказок. Это помогает точно установить, кто, к кому и по какому вопросу обращается.

Документ — письменный текст, который фиксирует сведения и имеет практическое или юридическое значение. Он может сообщать информацию, подтверждать факт, выражать просьбу или закреплять решение. Документ нужен, чтобы содержание обращения или договорённости можно было сохранить и использовать в дальнейшем.

Реквизиты документа — обязательные для его оформления сведения, помогающие установить содержание, автора и обстоятельства составления. К ним могут относиться адресат, автор, название, дата и подпись. Реквизиты позволяют понять, кому направлен текст, кем он составлен и когда его создали.

Как это устроено

Официальные отношения требуют, чтобы важные сведения передавались без потерь и не меняли смысла при пересказе. Поэтому деловой стиль стремится к точным формулировкам и фиксирует, кто обращается, чего просит или о чём сообщает. Такая точность нужна не только для понимания текста, но и для того, чтобы участники могли действовать на его основании.

Деловой стиль используют в государственных учреждениях, организациях и при официальном общении граждан с ними. В этих ситуациях текст часто адресован человеку, который не знаком с автором и не может уточнить смысл сразу. Поэтому сообщение должно содержать сведения, необходимые адресату, и учитывать правила соответствующего общения.

Документы стандартизируют, то есть оформляют по общим, повторяющимся правилам. Благодаря этому адресат быстрее замечает важные части: кто обращается, в чём просьба, когда составлен текст. Единообразие также снижает риск того, что одну и ту же фразу разные читатели поймут по-разному.

Точность, краткость и нейтральность проявляются в выборе слов и построении текста. Вместо эмоциональных оценок автор называет факты, а вместо расплывчатых выражений указывает конкретные сведения. Такая подача помогает сосредоточиться на сути и не отвлекаться на отношение автора к ситуации.

Цель документа и его жанр определяют композицию — порядок частей текста, а также набор реквизитов и языковые формулы. Например, просьбу нужно сформулировать так, чтобы адресат мог понять, чего именно от него ожидают. Если выбрать неподходящий жанр или пропустить важные сведения, документ может не выполнить свою функцию.

Признаки делового стиля и их проявление в тексте

В таблице собраны признаки, по которым можно распознать деловой текст и понять назначение его особенностей. Сначала определите ситуацию и цель общения, затем проверьте языковое оформление и устройство документа. Не делайте вывод только по одному слову: признаки действуют в совокупности.

Разбор задач

Короткое сообщение гражданина в учреждение

Условие. Гражданин отправил в учреждение короткое сообщение с просьбой уточнить порядок получения справки. Нужно определить, относится ли оно к деловому стилю. Ориентироваться только на длину текста или наличие официальных слов нельзя.

1. Определяем сферу общения: автор обращается в учреждение, значит, ситуация официальная. Это первый признак делового стиля.
2. Уточняем цель: сообщение содержит просьбу получить информацию, а не просто поддержать разговор. Такая цель характерна для официального обращения.
3. Проверяем, помогает ли формулировка понять, что именно нужно уточнить. Если сообщение ясно и нейтрально, оно соответствует деловой речи; если в нём только официальные слова, но нет конкретной цели, этого недостаточно.

Ответ. Сообщение относится к деловому стилю, если оно направлено учреждению по официальному вопросу и ясно выражает просьбу. Краткость сама по себе не определяет стиль.

Выбор жанра по ситуации

Условие. Нужно сообщить руководителю, почему ученик отсутствовал на занятии. Выберите подходящий жанр: заявление, объяснительная записка или деловое письмо. Для решения важно понять не только адресата, но и задачу текста.

1. Определяем цель: требуется объяснить причину уже произошедшего отсутствия. Это не просьба о разрешении и не обмен деловой информацией.
2. Сравниваем цель с назначением жанров. Заявление обычно содержит просьбу или официальное обращение, а деловое письмо используют для передачи информации между адресатами.
3. Выбираем объяснительную записку, потому что её назначение — изложить и объяснить обстоятельства события. Затем уточняем, какие сведения и реквизиты нужны в конкретной ситуации.

Ответ. Подходящий жанр — объяснительная записка. Она соответствует цели: сообщить руководителю причину отсутствия.

Редактирование черновика заявления

Условие. В черновике заявления есть разговорные слова, эмоциональная оценка и неточная просьба. Нужно исправить текст и проверить реквизиты. Само содержание просьбы при этом следует сохранить.

1. Находим разговорные выражения и оценки. Заменяем их нейтральными словами, которые описывают факты, а не отношение автора к ним.
2. Уточняем просьбу: вместо расплывчатой фразы указываем, какое действие ожидается и, если нужно, к какому сроку. Так адресату легче понять содержание обращения.
3. Проверяем оформление по жанру и ситуации: адресата, автора, название документа, дату и подпись. Если конкретные требования учреждения предусматривают дополнительные сведения, вносим и их.

Ответ. Исправленное заявление должно быть точным, нейтральным и понятно выражать просьбу. Необходимые реквизиты нужно сверить с правилами оформления для этой ситуации.

Типичные ошибки

Считать деловым любой текст с официальными словами — ошибка, потому что отдельная лексика не определяет стиль. Её допускают, когда ориентируются только на звучание фраз, а не на ситуацию. Проверьте, кто общается, где происходит общение и какова цель текста.

Использовать в документе эмоциональные оценки и разговорные выражения не стоит: они нарушают нейтральность и могут отвлечь от сути. Так происходит, когда автор переносит в заявление привычную манеру бытового общения. Перечитайте текст и замените оценку фактом, а разговорное выражение — нейтральным словом.

Расплывчатые формулировки вместо точных сведений могут привести к разному толкованию документа. Автор часто предполагает, что адресат сам догадается о подробностях, но официальное общение не всегда позволяет уточнить их. Проверьте, можно ли однозначно понять, кто, что, когда и о чём сообщает.

Игнорировать жанр и реквизиты — значит рисковать тем, что документ не подойдёт для ситуации или не выполнит свою функцию. Эту ошибку допускают, когда считают, что достаточно изложить основную мысль. Перед отправкой сверьте цель с выбранным жанром и проверьте, присутствуют ли нужные сведения оформления.

Связь с другими темами

Для изучения делового стиля нужны понятия функционального стиля, литературной нормы и речевой ситуации. Функциональный стиль выбирают с учётом сферы и цели общения, а литературная норма помогает писать грамотно и понятно. Учитывая речевую ситуацию, можно определить адресата и подходящую форму обращения.

Эти знания пригодятся при составлении заявлений, деловых писем, резюме и других документов. В каждом случае нужно соотнести цель с жанром, сформулировать мысль точно и проверить оформление. Так общие правила превращаются в практический навык официального общения.

Что запомнить

• Деловой стиль обслуживает официальные отношения.
• Выбор жанра зависит от цели общения и адресата.
• Документ должен передавать сведения точно и однозначно.
• Для деловой речи характерны нейтральность и отсутствие эмоциональной оценки.
• Стандартные формулировки помогают обеспечить единообразие документов.
• Оформление документа включает необходимые реквизиты.