Настоящее Техническое задание (ТЗ) определяет требования к разработке и внедрению единой информационной системы для эффективного учёта всех договоров и дополнительных соглашений, заключаемых производственной компанией. Система предназначена для унификации процессов управления договорной документацией в условиях распределенной структуры с тремя обособленными офисами. Основная цель – обеспечить централизованное хранение, быстрый доступ, контроль сроков и исполнений, а также прозрачность договорной деятельности. Ожидаемый бизнес-результат – снижение операционных рисков, повышение исполнительской дисциплины, оптимизация затрат на управление документацией и ускорение утверждения договоров.
Целью данного ТЗ является формализация требований к созданию комплексной системы учёта договоров и дополнительных соглашений, обеспечивающей централизованное управление договорными процессами. Внедрение системы позволит существенно повысить эффективность работы с документами, минимизировать риски, связанные с утерей или просрочкой исполнения обязательств, и улучшить контроль над финансовыми и юридическими аспектами договорной деятельности.
В объём работ по данному ТЗ входит разработка и внедрение программного обеспечения для учёта договоров и дополнительных соглашений, включая модули создания, хранения, поиска, согласования и отслеживания статуса документов. Система будет поддерживать авторизацию пользователей с различными ролями и правами доступа. Вне рамок данного ТЗ остаётся интеграция с существующими ERP-системами компании (если применимо) и разработка мобильного приложения.
Система должна позволять регистрировать новые договоры с заполнением всех обязательных полей: контрагент, сумма, срок, предмет договора, ответственный.
Возможность прикрепления и учёта дополнительных соглашений к основному договору, с сохранением истории изменений.
Надёжное хранение электронных версий договоров и доп. соглашений в единой базе данных с возможностью сканирования и загрузки бумажных документов.
Мощный механизм поиска по различным атрибутам (название, контрагент, дата, сумма, статус) с гибкими настройками фильтрации.
Система должна отслеживать статус договора (черновик, на согласовании, действует, завершён, расторгнут) и уведомлять о приближении сроков.
Гибкая система управления ролями и правами доступа пользователей к информации и функциям системы.
Ведение журнала всех изменений, внесённых в данные по договорам и доп. соглашениям.
Автоматические уведомления ответственным сотрудникам о предстоящих сроках, необходимости согласования и других событиях.
Утверждение архитектуры системы, детальное проектирование основных модулей и пользовательского интерфейса.
Реализация функциональных модулей, разработка базы данных, начальное тестирование.
Функциональное, нагрузочное и приёмочное тестирование, исправление выявленных ошибок.
Установка системы на продакшн-сервер, миграция данных (при необходимости), обучение пользователей.
Мониторинг работы системы, сбор обратной связи, финальная доработка.
Ориентировочный срок реализации проекта составляет 6 месяцев, включая этапы анализа, проектирования, разработки, тестирования, внедрения и опытной эксплуатации.
Оценочный бюджет проекта находится в диапазоне от 1.5 до 2.5 млн рублей, в зависимости от финального объёма функциональности и сложности интеграций.
Снижение: Детальное согласование и утверждение ТЗ со всеми ключевыми стейкхолдерами, гибкое управление требованиями на этапе разработки.
Снижение: Разбивка проекта на мелкие итерации, регулярный контроль прогресса, использование гибких методологий разработки (Agile).
Снижение: Проведение обучения, демонстрация преимуществ новой системы, вовлечение пользователей в процесс тестирования.
Снижение: Регламентация API, проведение пилотных интеграций, привлечение экспертов по смежным системам.
Снижение: Чёткое бюджетирование на каждом этапе, возможность поэтапного внедрения функционала.
Определение бизнес-целей, утверждение ключевых решений, контроль сроков и бюджета.
Контроль соответствия системы требованиям законодательства, участие в разработке требований к договорной части.
Контроль учёта сумм, сроков, финансовых обязательств по договорам, участие в разработке требований к финансовым аспектам.
Обеспечение технической инфраструктуры, контроль интеграции с существующими системами, управление командой разработки.
Предоставление обратной связи, участие в тестировании, активное использование системы.
Отвечает за детальное исследование бизнес-процессов заказчика, сбор, анализ и формализацию функциональных и нефункциональных требований к системе, а также за взаимодействие с заказчиком.
Проектирует общую архитектуру системы, определяет технологический стек, обеспечивает масштабируемость, надежность и безопасность решения.
Отвечает за написание программного кода, реализацию бизнес-логики, разработку пользовательского интерфейса и интеграцию компонентов системы.
Разрабатывает тестовые сценарии, проводит тестирование системы, выявляет и документирует дефекты, контролирует их исправление.
Управляет командой проекта, координация работ, контроль сроков, бюджета и качества, управление рисками, обеспечение коммуникации с заказчиком.
Предполагается интеграция с корпоративной электронной почтой для отправки уведомлений. Возможно рассмотрение интеграции с существующей CRM/ERP системой через API при необходимости и выделении дополнительного бюджета.
Система должна соответствовать требованиям Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных». Доступ к конфиденциальной информации должен быть защищён аутентификацией и авторизацией. Передача данных должна осуществляться по защищённым протоколам (HTTPS).
Будут проведены функциональное, интеграционное, нагрузочное и приёмочное тестирование. Ответственность за приёмку возлагается на представителей заказчика, включая ключевых пользователей и руководителей отделов.
Предусмотрен гарантийный период поддержки в течение 6 месяцев после завершения опытной эксплуатации. Возможно заключение договора на постгарантийное сопровождение с SLA.
Для реализации проекта потребуются ресурсы команды разработки (аналитики, программисты, тестировщики, UI/UX дизайнер), а также активное участие представителей заказчика (бизнес-аналитики, руководители отделов, IT-специалисты).
Выполнил: ФИО
