§ 19. Характеристика делового стиля

Определения и обозначения

Официально-деловой стиль — стиль речи, который используют в официальных отношениях между людьми и организациями. Он нужен, чтобы понятно и точно передавать просьбы, сведения и договорённости. Его можно встретить в учреждениях, организациях и документах, которыми люди оформляют свои отношения.

Документ — письменный текст, составленный по установленным правилам и имеющий официальное значение. К документам относятся, например, заявления и расписки. Точность в них нужна, чтобы сведения нельзя было понять по-разному, а оформление помогает сразу найти нужную информацию.

Заявление — документ, в котором человек официально обращается с просьбой или сообщением. В нём обычно указывают адресата и автора, название документа, саму просьбу или сообщение, дату и подпись. Эти части помогают понять, кто обращается, к кому и по какому вопросу.

Расписка — документ, подтверждающий получение денег или вещи. В ней указывают, кто получил и от кого, что именно получено, дату и подпись. Такие сведения нужны, чтобы можно было точно установить, какой факт подтверждён и кем.

Как это устроено

Деловой стиль появляется там, где людям нужно официально решить вопрос или оформить отношения. Поэтому его используют в учреждениях и организациях, а также в случаях, когда один человек передаёт другому деньги или вещь и важно подтвердить это. Обычной беседы для такой цели может быть недостаточно: её содержание трудно сохранить и проверить. Документ позволяет зафиксировать нужные сведения в письменном виде.

Цель текста помогает выбрать его жанр, то есть вид документа. Если человек хочет обратиться с просьбой, он составляет заявление, а если подтверждает получение вещи или денег — расписку. При сообщении сведений выбирают такой документ, который соответствует ситуации и правилам организации. Поэтому сначала нужно спросить себя, что именно требуется сделать: попросить, сообщить или подтвердить.

У документов есть стандартная композиция — порядок, в котором располагают части текста. Он помогает адресату сразу увидеть, кто обратился, к кому и с каким вопросом. Если сведения поставлены в ожидаемом порядке, читателю не приходится искать их по всему тексту. В заявлении, например, сначала обозначают адресата и автора, а затем излагают просьбу и ставят дату с подписью.

Точность и краткость нужны потому, что документ должен однозначно передавать информацию. Расплывчатые слова могут вызвать разные толкования: читатель не поймёт, о каком предмете, сроке или действии говорится. Лишние подробности затрудняют поиск главного, поэтому в документе оставляют только необходимые сведения. Перед тем как закончить текст, полезно проверить, можно ли понять его иначе, чем задумал автор.

Нейтральная лексика — слова без разговорной окраски и яркого выражения чувств — подходит официальной ситуации. Устойчивые выражения и вежливое обращение помогают выдержать деловой тон. Разговорные слова могут звучать слишком непринуждённо, а эмоциональная оценка отвлекает от сути просьбы или сообщения. Поэтому в документе выбирают спокойные и точные формулировки.

Характеристика официально-делового стиля

Пользуйся таблицей как проверочным списком: сначала определи ситуацию и цель текста, затем посмотри, подходит ли ей выбранный документ. После этого проверь порядок частей и языковые особенности. Если текст соответствует этим признакам, он, скорее всего, относится к официально-деловому стилю.

Разбор задач

1. Определяем стиль сообщения

Условие. Человек написал короткое сообщение с просьбой выдать справку. Нужно определить стиль и назвать признаки. Одной темы недостаточно: важны также цель сообщения и ситуация, в которой оно используется.

1. Определяем цель: автор официально просит выдать справку.
2. Учитываем ситуацию: обращение связано с учреждением и требует делового общения.
3. Проверяем форму: просьба выражена точно и нейтрально, без разговорных слов и эмоциональных оценок.

Ответ. Это сообщение относится к официально-деловому стилю, потому что содержит официальную просьбу и рассчитано на обращение в учреждение. Его признаки — точность, нейтральный тон и соответствие цели общения.

2. Составляем заявление

Условие. Нужно составить заявление директору школы с просьбой разрешить участие в мероприятии. Следует выбрать уместное обращение, расположить части документа и сформулировать просьбу точно. Имена и название мероприятия можно заменить подходящими данными.

1. Указываем адресата — директора школы — и автора заявления.
2. Пишем название документа: «Заявление».
3. Излагаем просьбу нейтрально и конкретно, называя мероприятие, в котором ученик хочет участвовать.
4. Ставим дату и подпись, проверяем, что просьба понятна и все части на месте.

Ответ. Получается заявление с адресатом и автором, названием, ясной просьбой, датой и подписью. Например: «Прошу разрешить мне участвовать в школьном мероприятии „День науки“». Такая формулировка краткая и прямо называет нужное действие.

3. Исправляем расписку

Условие. В расписке о получении учебника не указаны дата и сведения о получателе, а вместо точных формулировок использованы разговорные выражения. Требуется проверить документ и исправить неточности. Для этого важно сохранить подтверждаемый факт и добавить недостающую информацию.

1. Находим пропуски: нельзя установить, кто получил учебник и когда это произошло.
2. Добавляем имя получателя и дату, а также точно называем полученную вещь.
3. Заменяем разговорные выражения нейтральными словами, например пишем «получил учебник», а не разговорный вариант.
4. Проверяем, что расписка однозначно подтверждает получение и содержит подпись.

Ответ. Исправленная расписка должна указывать получателя, учебник, факт его получения, дату и подпись. Точные нейтральные слова делают содержание понятным, а полные сведения помогают установить, кто и когда получил вещь.

Типичные ошибки

Не всякий текст о работе или учреждении относится к деловому стилю. Так думают, потому что обращают внимание только на тему, но стиль зависит ещё и от цели, ситуации и особенностей речи. Чтобы проверить себя, выясни, оформляет ли текст официальную просьбу, сообщение или подтверждение и использованы ли деловые языковые средства.

Расплывчатые слова нельзя подставлять вместо точных сведений: они допускают несколько толкований. Ошибку часто допускают, когда хотят написать короче, но опускают важные детали. Перечитай документ и проверь, ясны ли читателю участники, предмет, действие и необходимые даты.

Разговорные выражения и эмоциональные оценки не подходят нейтральному тону документа. Их используют по привычке, как в обычной беседе, или чтобы выразить личное отношение. Для самопроверки замени такие слова спокойными и точными формулировками и спроси себя, останется ли смысл понятным без эмоций.

Пропуск обязательных частей или нарушение их расположения делает обращение неполным и затрудняет чтение. Иногда автор сосредотачивается на самой просьбе и забывает указать, кому она адресована, кто её написал, дату или подпись. Сверь документ с образцом его композиции: все ли нужные сведения есть и стоят ли они в понятном порядке.

Связь с другими темами

До изучения делового стиля нужно уметь различать цель, адресата и ситуацию общения. Эти понятия помогают понять, для кого создан текст, зачем он нужен и почему выбрана именно такая форма. Полезно также находить тему и основную мысль: это позволяет отделить главное содержание документа от второстепенных сведений.

Знание делового стиля пригодится в повседневной жизни, когда нужно составить заявление, расписку или другой документ. Оно помогает выбирать подходящий жанр, соблюдать порядок частей и точно выражать просьбу или сообщение. Эти умения связаны и с дальнейшим изучением функциональных стилей речи — разных способов использовать язык в зависимости от ситуации и цели общения.

Что запомнить

• Деловой стиль обслуживает официальное общение.
• Для него характерны точность, краткость и нейтральность.
• Документы составляют по установленным правилам.
• Жанр документа выбирают в соответствии с целью обращения.
• Важные сведения в документе должны быть полными и однозначными.
• Разговорные слова и эмоциональные оценки обычно неуместны.