§ 2. Официально-деловой стиль

Определения и обозначения

Официально-деловой стиль — функциональный стиль речи, который используют для общения в официальных ситуациях. Он нужен, чтобы сообщать сведения, оформлять решения и обращаться с просьбами в отношениях между людьми, организациями и государством. Поэтому для него важны точность, ясность и принятый порядок изложения.

Документ — текст, который фиксирует сведения, решение, просьбу или договорённость и имеет официальное значение. К его содержанию и оформлению предъявляют особые требования, потому что документ должны одинаково понимать разные люди и учреждения. Правильная форма помогает быстро найти нужную информацию и при необходимости подтвердить, кто и когда её сообщил.

Реквизит документа — обязательный элемент его оформления. К реквизитам относятся, например, адресат, дата, подпись или название документа; конкретный набор зависит от того, что именно составляют. Реквизиты помогают понять, кому направлен документ, когда он составлен и кто за него отвечает.

Речевое клише — устойчивое выражение, которое регулярно употребляют в похожих деловых ситуациях. Например, просьбу можно начать словами «Прошу предоставить…», а причину указать оборотом «в связи с…». Клише помогает придерживаться принятого образца и не тратить время на поиск необычных формулировок.

Как это устроено

В официальной ситуации информация может повлиять на решение, права или обязанности людей, поэтому её нужно передавать без неточностей. Если в документе не указано, к какому дню относится срок или о ком идёт речь, адресат может понять написанное иначе, чем предполагал автор. Однозначные формулировки уменьшают риск ошибок: вместо «в ближайшее время» лучше назвать точную дату, если она известна. Перед отправкой полезно проверить, можно ли истолковать каждое важное предложение по-разному.

Сфера общения определяет, зачем создают текст, а цель задаёт его содержание и форму. Сообщение о факте должно ясно указывать, что произошло, где и когда; документ о решении — называть принятое действие и тех, кого оно касается. В просьбе нужно обозначить адресата, само действие и, если это требуется, его причину. Так читатель быстрее находит главное и понимает, какого ответа или действия от него ждут.

Документы часто имеют стандартную композицию, то есть привычный порядок частей, и набор реквизитов. Это нужно не только для аккуратного вида: единый образец помогает адресату быстро найти автора, дату, тему и основное содержание. Если сведения расположены в ожидаемом порядке, документ проще проверить и зарегистрировать. Поэтому при составлении заявления недостаточно написать просьбу: нужно также оформить её как положено.

Нейтральная лексика называет факты и действия, не выражая личного отношения автора. Устойчивые обороты поддерживают привычную форму документа, а отсутствие эмоциональных оценок не отвлекает от сути. Слова вроде «ужасный» или «замечательный» обычно не помогают принять решение и могут звучать субъективно. Вместо них указывают проверяемые обстоятельства и формулируют просьбу прямо.

Разновидности официально-деловых текстов отличаются задачами и языковыми особенностями. Законодательные тексты устанавливают правила и права, поэтому в них особенно важны точные определения и формулировки, которые подходят для разных случаев. Административно-канцелярские документы помогают управлять работой организаций и оформлять повседневные вопросы: в них часто встречаются заявления, приказы и деловая переписка. Дипломатические тексты регулируют официальные отношения между государствами, поэтому для них важны не только точность, но и особенно тщательно выбранный уважительный тон.

Основные особенности официально-делового стиля

Пользуясь таблицей, сначала определите цель и сферу общения, а затем проверьте лексику и оформление текста. Один признак сам по себе не всегда достаточен: вывод лучше делать по нескольким особенностям сразу. Например, нейтральная лексика встречается и в других стилях, но сочетание её с официальной целью и реквизитами указывает на деловой стиль.

Разбор задач

Задача 1. Определите стиль короткого текста с сообщением о времени и месте проведения школьного собрания. Укажите признаки, по которым вы сделали вывод.

Чтобы распознать стиль, недостаточно заметить, что речь идёт о школе: важны цель сообщения и способ изложения. В условии нет самого текста, поэтому рассмотрим типичный вариант: «Собрание родителей состоится 15 октября в 18:00 в кабинете 12». Проверим его по шагам, не приписывая стилю только тему сообщения.

1. Определяем цель: текст сообщает участникам конкретные сведения о событии.
2. Проверяем точность: названы дата, время и место, а не расплывчатые «вечером» или «в одном из кабинетов».
3. Оцениваем язык: формулировка нейтральная, без разговорных слов и эмоциональных оценок.
4. Сопоставляем признаки: официальная цель и точные сведения позволяют отнести такой текст к официально-деловому стилю.

Ответ: текст относится к официально-деловому стилю, если он предназначен для официального уведомления и содержит конкретные сведения, изложенные нейтрально. Если же это личное сообщение другу с разговорными выражениями, одной темы собрания будет недостаточно для такого вывода.

Задача 2. Прочитайте заявление с пропущенными элементами и определите, каких реквизитов не хватает и где их следует расположить.

Представим, что в заявлении есть только просьба, но не указано, кому и от кого она направлена, а в конце нет даты и подписи. Реквизиты проверяют по функции: читатель должен понять адресата, автора и момент составления документа. Порядок может зависеть от принятого в организации образца, поэтому при наличии такого образца нужно ориентироваться на него.

1. Найдите адресата и автора: обычно их указывают в верхней части заявления.
2. Проверьте основную часть: название документа и текст просьбы должны быть понятны и расположены после сведений об адресате и заявителе.
3. Посмотрите на завершение: дату и подпись обычно ставят после текста, в нижней части документа.
4. Сверьте расположение с образцом школы и убедитесь, что пропущенные сведения можно однозначно определить.

Ответ: если отсутствуют адресат, данные заявителя, дата и подпись, их следует добавить в соответствующие места стандартной формы. Не нужно угадывать обязательный порядок, если для конкретной организации предусмотрен свой образец.

Задача 3. Составьте заявление директору школы с просьбой освободить ученика от занятий на один день по семейным обстоятельствам.

В заявлении требуется не рассказать о семейной ситуации подробно, а ясно сформулировать, о чём просят. Сначала обозначим адресата и заявителя, затем изложим просьбу и укажем конкретную дату. В качестве образца можно использовать такую форму, предварительно уточнив правила оформления в школе.

1. В верхней части укажите директора школы и сведения о заявителе — например, родителя или законного представителя.
2. По центру или в принятом для школы месте напишите название документа: «Заявление».
3. Сформулируйте просьбу нейтрально: «Прошу освободить моего ребёнка, ученика 9 класса [фамилия, имя], от занятий [дата] по семейным обстоятельствам».
4. В конце укажите дату составления и поставьте подпись заявителя; проверьте, что дата отсутствия названа точно.

Ответ: заявление составлено, если адресат и заявитель обозначены, просьба сформулирована ясно, указана конкретная дата, а документ завершён датой и подписью. Квадратные скобки в примере нужно заменить настоящими сведениями.

Типичные ошибки

Считать официально-деловым любой текст на серьёзную тему — ошибка: стиль определяется не темой, а сферой общения, целью и языковыми признаками. Такую путаницу допускают, потому что серьёзность содержания кажется главным признаком. Проверьте, кому адресован текст и для чего он создан. Если это личное рассуждение без официальной задачи, одной серьёзной темы недостаточно.

Использовать эмоциональные оценки и разговорные слова в документе неуместно: они нарушают нейтральность и могут заслонить факты. Часто автор так пишет, когда переносит в заявление привычную манеру общения с близкими. Перечитайте текст и найдите слова, которые выражают отношение вместо сведений. Замените их конкретным описанием обстоятельств и ясной просьбой.

Пропускать реквизиты или располагать их как попало — значит отступать от формы, принятой для документа. Это может произойти, если сосредоточиться только на главной просьбе и забыть об оформлении. Проверьте наличие адресата, данных заявителя, даты и подписи, а затем сравните расположение с образцом. Нужный набор реквизитов зависит от вида документа.

Заменять точные сведения расплывчатыми выражениями опасно, потому что читатели могут понять их по-разному. Причина обычно в том, что автор не проверил дату, срок или место перед тем, как написать текст. Найдите слова «скоро», «позже», «в ближайшее время» и подумайте, можно ли вместо них указать конкретные данные. Если точных сведений пока нет, не выдавайте предположение за факт.

Связь с другими темами

Чтобы распознавать официальный стиль, нужно знать о функциональных стилях речи и понимать, что цель общения влияет на выбор языковых средств. Сравнение цели, адресата и признаков языка помогает отличать деловой текст от личного сообщения или рассуждения.

Знания об официально-деловом стиле пригодятся при составлении заявлений, объяснительных записок и других документов. Умение выбрать речевое клише и проверить реквизиты помогает изложить просьбу понятно и оформить её по принятому образцу.

Точность формулировок связана с культурой речи: важно не только подобрать подходящие слова, но и соблюдать нормы языка. Эти навыки нужны и при подготовке официальных выступлений, где слушатели должны правильно понять факты и выводы.

Что запомнить

• Официально-деловой стиль обслуживает официальные отношения между людьми и организациями.
• Главные требования к деловой речи — точность, ясность и однозначность.
• Документы часто строятся по стандартной форме.
• Реквизиты — необходимые элементы оформления документа.
• Для деловой речи характерны нейтральная лексика и устойчивые выражения.
• Эмоциональные и разговорные формулировки обычно неуместны в официальном документе.