§ 6. Официально-деловой стиль

Определения и обозначения

Официально-деловой стиль — функциональный стиль речи, который используют в ситуациях официального общения. Он помогает оформлять отношения между людьми и организациями, передавать сведения и сообщать о решениях. К нему относятся тексты, для которых важны точность и понятное оформление.

Документ — текст, составленный по установленным правилам для фиксации сведений, просьб, решений или обязательств. Его содержание можно использовать как подтверждение того, о чём договорились или что произошло. Документ составляют так, чтобы читатель ясно понял его цель и содержание.

Заявление — документ, в котором человек официально обращается с просьбой, предложением или сообщением. Его пишут, например, когда просят принять ученика в кружок, предоставить справку или разрешить участие в мероприятии. Заявление помогает изложить обращение в понятной и принятой форме.

Расписка — документ, подтверждающий получение чего-либо или принятие обязательства. В ней обычно указывают, кто получил предмет или деньги, что именно получено и когда это произошло; при необходимости обозначают обязательство вернуть вещь. Такие сведения позволяют установить, о чём именно свидетельствует расписка.

Как это устроено

Официально-деловой стиль нужен, потому что при общении о важных делах недостаточно просто передать общее впечатление. Нужно точно указать, кто обращается, чего просит или что подтверждает. Ясные сведения помогают людям и организациям действовать согласованно и уменьшают риск недоразумений.

Официально-деловая речь встречается в заявлениях, расписках, объявлениях, справках и других документах. У каждого вида текста своя задача: справка подтверждает сведения, заявление передаёт обращение, а расписка фиксирует получение или обязательство. Поэтому вид документа подсказывает читателю, какую информацию в нём искать.

Цель общения определяет, что именно нужно включить в документ. Если человек просит зачислить его в кружок, достаточно назвать адресата, автора и ясно сформулировать просьбу. Сведения, не помогающие решить это дело, только отвлекают и могут затруднить понимание.

В официальном тексте важны точность, краткость и однозначность: слова должны передавать именно тот смысл, который требуется. Эмоциональные оценки и образные выражения не нужны, потому что они выражают отношение автора, а не добавляют точных сведений. Нейтральное изложение помогает читателям одинаково понять документ.

Стандартные слова и устойчивые формулировки упрощают составление документов: привычное выражение легче распознать и истолковать. Установленный порядок частей помогает быстро найти адресата, автора, просьбу, дату или подпись. При этом готовая форма не отменяет необходимости проверить, подходят ли сведения цели документа.

Признаки официально-делового стиля

Пользуйся таблицей как проверочным списком: сначала определи ситуацию и цель текста, затем посмотри на его формулировки и оформление. Один признак сам по себе ещё не доказывает, что текст относится к официально-деловому стилю. Лучше оценивать их вместе.

Разбор задач

Определяем стиль текста с просьбой выдать справку

Условие. Дан короткий текст, в котором человек просит выдать справку. Нужно определить стиль и назвать признаки, по которым это можно установить. Для ответа недостаточно заметить, что текст короткий.

1. Сначала определяем ситуацию общения: человек обращается с официальной просьбой, связанной с документом. Такая цель характерна для официально-делового стиля.
2. Затем проверяем содержание: в тексте ясно сказано, какую справку просят выдать, и нет сведений, не относящихся к просьбе.
3. Ищем языковые признаки: нейтральные слова, точную формулировку и отсутствие эмоциональных оценок. Краткость здесь помогает изложить просьбу без лишних подробностей.

Ответ. Это текст официально-делового стиля, потому что он используется в официальной ситуации и содержит просьбу. Его признаки — точность, нейтральность и краткость; вывод основан не только на длине текста.

Сравниваем два сообщения об одном событии

Условие. Один текст нейтрально сообщает о событии для документа, другой рассказывает о нём эмоционально и образно. Нужно выяснить, какой из них относится к официально-деловому стилю. Содержание события может совпадать, поэтому сравниваем способ изложения.

1. Отмечаем, что текст для документа сообщает нужные сведения прямо и без выражения личного отношения автора. Такой способ помогает зафиксировать событие точно.
2. В эмоциональном рассказе ищем оценочные слова, образные выражения и подробности, создающие впечатление. Они делают рассказ выразительным, но не подходят для нейтральной фиксации факта.
3. Сопоставляем цель каждого текста: документ сообщает сведения для дела, а рассказ стремится поделиться впечатлением. Именно цель вместе с языковыми признаками помогает определить стиль.

Ответ. К официально-деловому стилю относится нейтральное сообщение для документа. Эмоциональный рассказ отличается образностью и оценками, хотя оба текста описывают одно событие.

Составляем заявление о зачислении в кружок

Условие. Нужно написать заявление с просьбой зачислить ученика в школьный кружок. Перед составлением уточняем, кому направляется обращение и кто его пишет. Затем располагаем части в принятом порядке.

1. Указываем адресата — например, руководителя кружка или директора школы, если так принято в заданной ситуации. Ниже пишем имя автора заявления.
2. Формулируем просьбу прямо: прошу зачислить меня в школьный кружок с указанием его названия. Не добавляем разговорных слов и не заменяем просьбу расплывчатым описанием.
3. В конце ставим дату и подпись. Перед тем как закончить, проверяем, понятны ли адресат и просьба и не пропущена ли обязательная часть.

Ответ. Заявление составлено, если в нём есть адресат, автор, ясная просьба, дата и подпись в принятом порядке. Конкретные имена и название кружка нужно вписать по ситуации.

Типичные ошибки

Ошибка — считать любой короткий и строгий текст официально-деловым. Так думают, потому что краткость заметнее, чем цель и ситуация общения. Проверь себя: выясни, решает ли текст официальное дело и кому он адресован, а не суди только по его длине.

Ошибка — добавлять в документ образные выражения, разговорные слова и эмоциональные оценки. Их используют, когда хочется выразить отношение или сделать речь ярче, но они могут затруднить точное понимание. Перечитай текст и замени такие слова нейтральными, если они не помогают делу.

Ошибка — включать лишние сведения или расплывчато формулировать просьбу. Иногда автор добавляет подробности, чтобы объяснить ситуацию, и забывает ясно назвать нужное действие. Проверь, можно ли однозначно ответить, что требуется сделать, и оставь только важную для решения дела информацию.

Ошибка — нарушать порядок частей заявления или забывать дату и подпись. Это случается, когда автор сосредоточен на просьбе и не сверяется с видом документа. Перед подачей проверь адресата, автора, просьбу, дату и подпись, а также их расположение.

Связь с другими темами

До изучения официально-делового стиля полезно знать, что такое функциональные стили речи: это разновидности речи, которые выбирают в зависимости от цели и ситуации общения. Это помогает не путать официальный документ с рассказом или объяснением. Тема связана с изучением других стилей, потому что сравнение показывает, как цель меняет выбор слов и способ изложения.

На практике умение составлять заявления и расписки пригодится в школе и повседневной жизни. Для работы с документами нужно находить главную информацию, строить связный текст и соблюдать нормы русского языка. Эти навыки помогают сделать обращение понятным и правильно оформленным.

Что запомнить

• Официально-деловой стиль используют в официальных ситуациях общения.
• Его главная задача — точно передать сведения или оформить просьбу, решение и обязательство.
• Для него характерны точность, краткость и однозначность.
• В официально-деловом тексте обычно нет эмоциональных оценок и образных выражений.
• В документах используют стандартные формулировки и установленный порядок частей.
• При составлении документа нужно учитывать его вид и цель.