§ 4. Официально-деловой стиль речи

Определения и обозначения

Официально-деловой стиль — функциональный стиль речи, обслуживающий отношения между людьми, организациями и государством. Он нужен для того, чтобы сообщать официальные сведения, устанавливать правила и фиксировать договорённости. Поэтому его используют в документах, законах и деловой переписке, где важно точно понимать права, обязанности и решения.

Подстиль — разновидность стиля, связанная с определённой сферой общения. Законодательный подстиль применяется при формулировании правовых норм, дипломатический — в отношениях между государствами, административно-канцелярский — в работе учреждений и организаций. Разделение помогает учитывать разные задачи официального общения и выбирать подходящие языковые средства.

Жанр официально-деловой речи — тип документа или речевого произведения с устойчивой целью и формой. К жанрам относятся закон, заявление, доверенность и деловое письмо. Знание жанра подсказывает, зачем создаётся текст и какие части в нём обычно должны быть.

Реквизит документа — обязательный или предусмотренный элемент его оформления. К реквизитам относятся, например, дата, адресат, подпись и заголовок. Они помогают определить, кто составил документ, кому он направлен и каково его назначение; без нужных реквизитов документ может быть трудно понять или использовать.

Как это устроено

Официально-деловая речь нужна там, где отношения следует не просто обсудить, но и закрепить. Устная договорённость может быть понята участниками по-разному или забыта, а документ сохраняет сведения и позволяет к ним вернуться. Законы, заявления и деловые письма поэтому становятся способом сообщить решение, установить порядок действий или подтвердить обращение. Чем важнее последствия сообщения, тем нужнее его точная фиксация.

Документы могут влиять на права и обязанности людей, поэтому формулировки в них должны допускать как можно меньше разных толкований. Отсюда возникают требования к точности и однозначности, а также устойчивые образцы построения текста. Стандартизация — использование принятой модели оформления и формулировок — помогает автору не упустить нужные сведения, а адресату быстрее найти их. Клише вроде «на основании» или «прошу предоставить» экономят время и задают ожидаемый официальный тон.

Сфера общения определяет, какие задачи решает текст, а значит, и какие жанры в ней востребованы. В законодательной сфере формулируют общие правила, в дипломатической — оформляют официальные отношения между странами, в административно-канцелярской — решают организационные и служебные вопросы. Поэтому закон, дипломатическое обращение и заявление имеют разные цели и особенности. Чтобы правильно назвать подстиль, нужно учитывать прежде всего сферу и задачу, а не только отдельное слово.

Нейтральная лексика, термины и речевые клише помогают передать содержание без личного отношения автора. Эмоциональная оценка может отвлечь от сути или изменить впечатление от требования, а разговорное слово иногда допускает несколько толкований. Термин точнее называет понятие, если употреблён в своём значении; клише помогает оформить мысль привычным способом. Вместе эти средства делают сообщение официальным и понятным для адресата.

Структуру документа выбирают с учётом его жанра и назначения: адресату важно быстро понять, кто обращается, по какому вопросу и какого действия ожидают. Реквизиты дают сведения об авторе, адресате, дате и подтверждении документа, а последовательность частей связывает эти сведения с основным текстом. Поэтому нельзя механически переносить оформление одного жанра на другой. Перед составлением документа полезно выяснить, какие элементы обязательны именно для него.

Подстили официально-деловой речи

Пользуясь таблицей, сначала определите сферу и цель текста, а затем сопоставьте их с жанром и особенностями речи. Один признак сам по себе не всегда позволяет установить подстиль. Например, наличие официального обращения ещё не делает текст дипломатическим: важны ситуация общения и назначение документа.

Разбор задач

Задача 1. Определите стиль и подстиль фрагмента закона, укажите языковые признаки, которые помогли сделать вывод. Текст может содержать обязательные правила и термины, но сначала нужно понять, для чего он создан. Решение строим по цели, сфере общения и языковому оформлению.

1. Установите цель: закон задаёт правила и регулирует общественные отношения.
2. Определите сферу: текст относится к созданию и изложению правовых норм.
3. Найдите признаки: термины, точные формулировки, конструкции со значением обязанности или запрета.
4. Сопоставьте признаки: сфера и задача указывают на законодательный подстиль официально-делового стиля.

Ответ: фрагмент относится к официально-деловому стилю, законодательному подстилю. Вывод подтверждают правовая цель текста, термины и предписывающие формулировки. Не следует делать вывод только по серьёзности темы: решающими являются назначение и особенности речи.

Задача 2. Сравните заявление в организацию и неофициальное сообщение знакомому с одной и той же просьбой. Например, человеку нужно попросить перенести встречу или изменить срок. Содержание просьбы похоже, но адресат и ситуация требуют разных способов выражения.

1. Посмотрите на адресата: заявление направлено организации, сообщение — знакомому.
2. Сравните лексику и тон: в заявлении уместны нейтральные слова и точная просьба, в личном сообщении допустима разговорная речь.
3. Сравните оформление: заявление строится как документ с предусмотренными реквизитами, сообщение обычно обходится без них.
4. Объясните различие: официальный адресат и необходимость зафиксировать обращение определяют жанр и речевые средства.

Ответ: заявление должно быть нейтральным, ясным и оформленным как документ; личное сообщение может быть свободнее и эмоциональнее. Даже если просьба одинаковая, меняются адресат, тон и форма. Это показывает, что стиль выбирают с учётом ситуации общения.

Задача 3. Составьте заявление по заданной ситуации, включив необходимые реквизиты и соблюдая официальный стиль. Допустим, ученик обращается к руководителю организации с просьбой выдать справку. Прежде чем писать, нужно определить адресата, содержание просьбы и форму документа.

1. Уточните, кому адресовано заявление и кто его подаёт; внесите эти сведения в соответствующие реквизиты.
2. Добавьте название документа и дату, а затем сформулируйте просьбу прямо и без лишних подробностей.
3. Проверьте нейтральность: замените разговорные слова и эмоциональные оценки точными формулировками.
4. Укажите подпись и проверьте, можно ли понять из документа, кто обратился, о чём просит и когда составил заявление.

Ответ: заявление должно содержать предусмотренные для него реквизиты, понятную просьбу, дату и подпись. Конкретный порядок оформления может зависеть от требований организации. Перед подачей нужно проверить и содержание, и внешний порядок документа.

Типичные ошибки

Ошибка — считать официально-деловым любой текст на серьёзную тему. Её допускают, потому что тема кажется более заметной, чем цель и форма сообщения. Однако о стиле говорят сфера общения, назначение и языковые особенности текста. Проверьте себя: документ ли это, кому он адресован и регулирует ли отношения или фиксирует решение?

Ошибка — смешивать подстиль и жанр. Это происходит потому, что оба понятия описывают разновидности официальной речи, но отвечают на разные вопросы. Подстиль связан со сферой общения, а жанр обозначает конкретный тип документа, например заявление. Для проверки спросите отдельно: «В какой сфере общаются?» и «Как называется этот документ?»

Ошибка — использовать разговорные слова, эмоциональные оценки и двусмысленные выражения. Иногда автор стремится сделать документ более выразительным или пишет так, как говорит в обычной жизни. Но такие слова мешают точности и могут привести к разному пониманию просьбы. Перечитайте текст и замените разговорные выражения нейтральными, а неясные формулировки — конкретными.

Ошибка — пропускать или неверно располагать реквизиты. Такое случается, если сосредоточиться только на основном тексте и забыть о правилах оформления. Тогда адресату может быть трудно установить автора, дату, назначение или значимость документа. Перед отправкой сверьте состав документа с требованиями к его жанру и проверьте, на месте ли все нужные элементы.

Связь с другими темами

Для изучения официально-делового стиля нужны знания о функциональных стилях речи, сфере общения, цели высказывания и языковых средствах. Эти понятия помогают объяснить, почему один и тот же смысл можно выразить по-разному для разных адресатов. Сравнение цели и языковых признаков позволяет отличать официальный документ от научного, публицистического или разговорного текста.

Тема пригодится при изучении деловой переписки и культуры речи, а также при оформлении заявлений, резюме и других документов. Умение учитывать жанр и адресата помогает передавать просьбу ясно и соблюдать принятые нормы. Оно полезно не только на уроках русского языка, но и в учёбе, работе и общении с организациями.

Что запомнить

• Официально-деловой стиль обслуживает официальные отношения и документирование.
• Для него важны точность, однозначность, нейтральность и стандартизация.
• Подстиль определяется сферой общения, жанр — видом речевого произведения.
• Речевые клише помогают создавать документы по принятой модели.
• Оформление документа зависит от его назначения и жанра.
• В официальном тексте следует избегать разговорности и эмоциональных оценок.