"Русский язык (в 2 частях)", Баранов М.Т., Ладыженская Т.А., Тростенцова Л.А. и др.
Официально-деловой стиль помогает людям и учреждениям точно сообщать сведения, оформлять просьбы и устанавливать правила. Его используют в заявлениях, расписках, объявлениях, инструкциях и других документах. Чтобы текст был понятен всем адресатам, в нём соблюдают принятый порядок, выбирают нейтральные слова и избегают эмоций. Разберём, как определить этот стиль, чем отличаются его жанры и как составить короткий официальный текст.
Текст подготовлен нейронной сетью по теме параграфа и не заменяет учебник — важные факты и формулировки сверяйте с ним.
Официально-деловой стиль — разновидность литературного языка, используемая в сфере деловых и официальных отношений. Он помогает составлять понятные и точные тексты для учреждений, организаций и людей, которые обращаются друг к другу по делу. У такого текста есть определённая задача: например, сообщить факт, попросить о чём-либо или установить правило. Поэтому его слова и оформление выбирают не случайно.
Сфера употребления — это области жизни, в которых люди используют определённый стиль речи. Официально-деловой стиль нужен в государственных учреждениях, организациях, деловом общении и при оформлении документов. Это понятие помогает понять, почему один и тот же человек разговаривает с другом свободно, но пишет в учреждение более сдержанно и по установленной форме. Ситуация общения влияет на выбор слов.
Жанр официально-деловой речи — конкретный вид документа или высказывания, например заявление, расписка, объявление или инструкция. Каждый жанр нужен для своей цели и имеет привычный способ построения. Если нужно попросить об освобождении от занятий, составляют заявление, а если нужно сообщить многим людям о событии — объявление. Знание жанра подсказывает, какие сведения включить и в каком порядке.
Документ — письменный текст, составленный по установленным правилам и имеющий официальное назначение. Такие правила нужны, чтобы адресат мог быстро понять, кто обратился, о чём идёт речь и какое действие требуется. В документе сведения располагают последовательно и не заменяют точные формулировки намёками или эмоциями. Поэтому при его составлении важно проверить и содержание, и оформление.
Официально-деловой стиль используют в документах, законах, заявлениях и сообщениях учреждений, потому что они связаны с действиями людей и организаций. Адресат должен понимать, какие права, обязанности, просьбы или условия указаны в тексте. Если документ составлен неясно, люди могут по-разному истолковать его содержание. Принятый порядок и нейтральные формулировки помогают избежать такой путаницы.
Цель этого стиля — точно передать сведения и регулировать отношения, то есть сообщать, что нужно сделать или как следует поступить. Поэтому в тексте указывают необходимые факты, даты, условия и участников, а не рассчитывают на догадку читателя. Например, просьба становится понятнее, когда в ней названы действие и срок, если он важен. Чем яснее сформулирована цель документа, тем легче выбрать нужные сведения и слова.
Точность, краткость, стандартность и последовательность делают официальную речь удобной для чтения и применения. Точность помогает не спутать факты, краткость убирает лишние подробности, а стандартность означает использование привычных формулировок. Последовательное изложение позволяет проследить, как связаны сведения и что требуется от адресата. Эмоциональные оценки и образные выражения здесь не помогают выполнить задачу, поэтому их избегают.
В официально-деловых текстах встречаются термины — слова с точным значением в определённой области, устойчивые обороты и формы повелительного наклонения, выражающие приказ или требование. Например, выражения «на основании» и «в соответствии с» показывают, на каком правиле или документе строится сообщение. Безличные конструкции называют действие, не указывая его исполнителя: «Необходимо представить документы». Такие средства помогают передать содержание нейтрально и привычным для делового общения способом.
Содержание и назначение документа определяют его жанр, композицию — порядок частей текста — и выбор языковых средств. Объявлению нужны сведения, важные для многих читателей, например место, дата и условия события. В заявлении на первом месте стоит обращение человека с конкретной просьбой или сообщением. Если сначала определить адресата и цель, проще выбрать подходящий жанр и не включать сведения, которые не относятся к делу.
Таблица показывает, как цели общения связаны с признаками текста и его жанрами. Примеры — это подсказки, а не готовые тексты для любой ситуации. При проверке документа пройдите по строкам: определите сферу и цель, затем оцените точность слов, построение предложений и нейтральность тона.
| Признак | Как проявляется | Пример или жанр |
|---|---|---|
| Сфера употребления | Официальные отношения между гражданами, организациями и государственными учреждениями | Заявление, расписка, приказ |
| Цель | Сообщить точные сведения, попросить, обязать или установить порядок действий | Инструкция, объявление |
| Точность и стандартность | Использование готовых формулировок и слов с определённым значением | «Прошу предоставить…», «Довожу до сведения…» |
| Лексика | Нейтральные слова, термины и устойчивые деловые выражения | «На основании», «в соответствии с», «заявитель» |
| Синтаксис | Распространённые предложения, перечисления, безличные и неопределённо-личные конструкции | «Необходимо представить документы» |
| Эмоциональность | Отсутствие образных и разговорных выражений | Нейтральное изложение фактов |
Задача 1. Определить стиль текста: «Прошу освободить меня от занятий 15 октября по семейным обстоятельствам». Нужно выяснить, какова цель высказывания и в какой ситуации оно может употребляться. Затем проверим, есть ли у него признаки делового документа. Так мы сможем обосновать ответ, а не опираться только на отдельное слово.
Определяем цель: автор просит освободить его от занятий в указанный день. Это не рассказ о впечатлениях и не объяснение научного явления, а обращение с просьбой.
Проверяем сферу и форму: такую просьбу можно адресовать учителю или руководителю учреждения в заявлении. Формулировка сдержанная и достаточно точная, в ней указана дата.
Сопоставляем признаки: просьба, официальная ситуация и нейтральная формулировка соответствуют деловому общению. Следовательно, текст относится к официально-деловому стилю и может быть частью заявления.
Ответ: это текст официально-делового стиля, потому что он выражает просьбу в официальной форме. При оформлении полного заявления могут потребоваться дополнительные сведения и принятая для него композиция.
Задача 2. Переделать разговорную просьбу «Отпустите меня завтра пораньше, пожалуйста» в официально-деловую формулировку. Сначала определим, что именно просит автор, затем уберём разговорные слова и уточним сведения, если они известны. Нельзя придумывать причину, которой в условии нет. Нужно сохранить смысл, но сделать выражение нейтральным.
Выделяем просьбу: автор хочет уйти раньше на следующий день. Слова «пораньше» и обращение «отпустите меня» звучат разговорно и не указывают точное время.
Заменяем разговорную форму нейтральной: можно написать «Прошу разрешить мне уйти раньше». Это вежливая, принятая для делового обращения формулировка.
Если известно точное время, добавляем его, чтобы просьба была яснее: «Прошу разрешить мне уйти 16 октября в 14:00». Дату и время следует указать только тогда, когда они действительно известны.
Ответ: «Прошу разрешить мне уйти раньше». Для большей точности укажите дату и время, например: «Прошу разрешить мне уйти 16 октября в 14:00».
Задача 3. Составить объявление о школьной ярмарке, указав дату, время, место и условия участия. Объявление должно сообщить читателям, что произойдёт и как им принять участие. Сначала соберём сведения, затем расположим их так, чтобы важное было легко найти. В условии нет конкретных даты, времени и места, поэтому обозначим их как данные, которые нужно заполнить.
Выбираем жанр: объявление подходит, потому что информация адресована группе людей. Определяем, что читателю понадобятся название события, дата, время, место и условия участия.
Располагаем сведения последовательно: сначала сообщаем о ярмарке, затем указываем дату и время, после этого — место. В конце кратко добавляем, кто и на каких условиях может участвовать.
Пишем нейтрально и точно, не добавляя лишних оценок. Например: «Школьная ярмарка состоится [дата] с [время начала] до [время окончания] в [место]. Для участия необходимо [условие участия]».
Ответ: образец объявления составлен, но данные в квадратных скобках нужно заменить точными сведениями. Перед публикацией проверьте, что указаны дата, время, место и условия участия и что читателю не придётся угадывать детали.
Не всякий письменный текст относится к официально-деловому стилю: письмо другу тоже написано на бумаге или экране, но его цель и речевые особенности другие. Такую ошибку допускают, если судят только по форме записи. Проверяйте ситуацию общения, цель и языковые признаки вместе. Если нет официальной задачи и характерных формулировок, не называйте текст деловым только потому, что он письменный.
Разговорные, эмоциональные и просторечные слова нарушают нейтральность документа и могут сделать просьбу непонятной или неуместной. Их нередко выбирают по привычке, потому что человек так говорит в обычной жизни. Перечитайте текст и спросите себя, подходит ли каждое слово для обращения к учреждению. Замените фамильярные выражения точными и нейтральными, сохранив смысл.
Заявление и объявление — разные жанры, потому что у них разные адресаты и назначение. Их можно перепутать, если не подумать, кто должен прочитать текст и что ему нужно узнать. Заявление обычно передаёт личную просьбу или сообщение конкретному адресату, а объявление информирует группу людей. Перед написанием назовите жанр и проверьте, соответствует ли ему содержание.
Неточная просьба или сообщение может не дать адресату нужной информации. Например, читателю бывает неизвестно, кто обращается, какое действие требуется, когда и где оно должно произойти или на каком основании сделана просьба. Часто это случается, когда автор считает детали очевидными. Проверьте текст по вопросам «кто? что? когда? где? на каком основании?» и добавьте недостающие сведения, если они нужны для понимания.
Чтобы изучать официально-деловой стиль, нужно знать, что такое стиль речи, текст и жанр текста, а также различать нейтральную и разговорную лексику. Эти знания помогают понять, почему слова выбирают с учётом ситуации общения. Сравнение с публицистическим, научным и разговорным стилями показывает, что разные задачи требуют разных способов изложения. На практике эта тема пригодится при составлении заявлений, расписок, объявлений, объяснительных записок и других документов.
Чем официально-деловой стиль отличается от научного?
Оба стиля стремятся к точности и используют термины, но у них разные задачи. Научный стиль объясняет явления и знания, а официально-деловой оформляет отношения между людьми и организациями, сообщает правила или просьбы.
Почему заявление относится к официально-деловому стилю?
Заявление — это документ, в котором человек официально обращается с просьбой или сообщением к учреждению либо должностному лицу. Его содержание и оформление подчиняются деловым правилам, а слова должны быть точными и нейтральными.
Можно ли использовать в документе разговорные слова?
Обычно не следует: разговорные слова могут звучать неофициально или пониматься по-разному. В документе лучше использовать нейтральные и точные формулировки, подходящие его назначению.
Чем объявление отличается от заявления?
Объявление сообщает сведения группе людей: например, дату и место события или условия участия. Заявление, напротив, обычно содержит личную просьбу или сообщение, адресованное конкретному человеку или учреждению.
Какие признаки помогают определить официально-деловой стиль?
Проверьте, связан ли текст с официальным или деловым общением и какую задачу он выполняет. Для этого стиля характерны точность, краткость, стандартные выражения, последовательное изложение и отсутствие эмоциональных и разговорных слов.
§ 19. Официально-деловой стиль речи
