§ 6. Официально-деловой стиль речи

Определения и обозначения

Официально-деловой стиль — стиль речи, который используют в деловых отношениях и официальных ситуациях. Он помогает людям, организациям и учреждениям обмениваться важными сведениями. К нему относятся, например, тексты документов. Этот стиль нужен, чтобы просьбы, решения и договорённости были понятны участникам общения.

Документ — текст, который фиксирует сведения или просьбу и может иметь юридическое или практическое значение. Он помогает сохранить информацию и при необходимости подтвердить, что именно было сообщено или сделано. Например, документ может удостоверять получение вещи. Поэтому в нём особенно важны точные сведения.

Заявление — официальный документ, в котором человек обращается с просьбой или сообщением. В нём понятно указывают, кому и от кого оно написано, а затем формулируют обращение. Заявление нужно, чтобы официально сообщить о своей просьбе. Его содержание помогает адресату понять, какое решение от него ожидают.

Расписка — документ, подтверждающий получение денег, вещи или другого имущества. В ней называют, что именно и от кого получил человек. Расписка нужна, чтобы зафиксировать факт передачи и получения. Если возникнет спор, она поможет вспомнить или подтвердить обстоятельства.

Как это устроено

Официально-деловой стиль используют граждане, организации и государственные учреждения, когда решают практические вопросы. В такой ситуации участникам нужно одинаково понимать, о чём они договорились или что просят сделать. Поэтому в документе особенно важны точность и однозначность: неясная фраза может привести к недоразумению. Чёткое изложение помогает адресату правильно понять сообщение и действовать по нему.

Назначение текста определяет и то, что в него включают, и то, как его оформляют. Если нужно сообщить о событии, документ фиксирует факт; если требуется действие, в нём формулируют просьбу. Когда человек принимает на себя обязанность, её описывают так, чтобы было ясно, кто и что должен сделать. А подтверждение должно прямо называть то, что уже произошло.

Для официально-делового стиля характерны точность, краткость и нейтральность. Точность нужна, чтобы слова обозначали конкретные сведения, а краткость позволяет не отвлекаться от главного. Нейтральный тон подходит для общения, где важны факты, а не чувства автора. Поэтому эмоционально-оценочные слова и восклицания могут помешать ясному восприятию документа.

В документах используют устойчивые формулировки — привычные выражения, которые помогают одинаково оформлять сходные обращения. Сведения обычно располагают в определённом порядке: сначала указывают адресата и автора, затем название документа и основной текст, а в конце — дату и подпись. Такой порядок помогает быстро найти нужную информацию. Он также подсказывает читателю, кто обращается, с какой целью и когда составлен текст.

Заявление и расписка похожи тем, что оба относятся к документам, но их назначение различается. В заявлении человек обращается к адресату с просьбой или сообщением, поэтому в центре текста находится обращение. Расписка не просит о действии, а удостоверяет уже состоявшееся получение. Чтобы выбрать подходящую форму, сначала нужно определить, что именно требуется: попросить или подтвердить факт.

Документы официально-делового стиля

Сравните назначение документа с целью своего текста: это поможет выбрать нужную форму. Затем проверьте, какие сведения необходимо указать, и не пропустили ли вы важные части.

Разбор задач

Условие: нужно определить стиль краткого обращения к директору с просьбой освободить ученика от занятий. Сначала выясним, в какой ситуации создан текст и чего хочет автор. Одна только небольшая длина обращения ещё не позволяет определить его стиль.

1. Определяем участников: автор обращается к директору, то есть к человеку, который может принять официальное решение.
2. Устанавливаем цель: автор просит освободить ученика от занятий, а не просто рассказывает знакомому о событии.
3. Сопоставляем цель и стиль: просьба адресована в официальной ситуации, поэтому тексту нужны точные и нейтральные формулировки.

Ответ: это обращение относится к официально-деловому стилю. Решение основано на ситуации общения и цели просьбы, а не на краткости текста. Чтобы оформить такое обращение документом, нужно также указать необходимые сведения о его авторе и адресате.

Условие: в образце заявления нужно найти сведения, по которым можно определить адресата, автора и содержание просьбы. Для этого будем смотреть не только на смысл целиком, но и на назначение каждой части. Так легче проверить, не перепутаны ли участники обращения.

1. Ищем, кому направлено заявление: это адресат, например директор учреждения.
2. Находим, кто написал документ: это автор заявления, его сведения размещают отдельно от текста просьбы.
3. Читаем основную часть и формулируем её смысл своими словами: так определяем, о чём именно просит автор.

Ответ: адресат — тот, к кому обращаются, автор — тот, кто составил заявление, а содержание просьбы находится в основном тексте. Затем следует проверить наличие даты и подписи. Не нужно додумывать детали, которых в образце нет: достаточно точно назвать найденные сведения.

Условие: составить расписку о получении учебника и проверить, указаны ли предмет, факт получения, дата и подпись. Такая расписка должна ясно подтверждать, что учебник действительно получен. Поэтому сначала определим, какие сведения делают подтверждение однозначным.

1. Называем предмет точно: пишем, что получен учебник, а не просто «вещь».
2. Прямо сообщаем факт получения и указываем, от кого получен учебник, если это известно.
3. В конце ставим дату и подпись получившего человека, затем проверяем, все ли сведения можно понять однозначно.

Ответ: расписка составлена правильно, если в ней указан учебник, прямо подтверждено его получение и стоят дата и подпись. Если какой-то из этих элементов отсутствует, добавьте его до передачи документа. Не включайте неточные или эмоциональные слова: они не заменяют необходимые сведения.

Типичные ошибки

Ошибка — считать любой короткий текст официально-деловым. Так думают, потому что документы часто бывают краткими, но длина сама по себе не определяет стиль. Проверьте ситуацию общения, цель текста и его языковые особенности: короткая записка другу не становится документом только из-за своего размера.

Ошибка — включать в документ эмоциональные выражения или разговорные слова. Их могут использовать по привычке, чтобы передать настроение, однако в официальном тексте это часто звучит неуместно и может сделать смысл менее точным. Перечитайте текст и спросите себя, помогает ли каждое слово сообщить факт или просьбу нейтрально.

Ошибка — пропускать важные сведения, например дату или подпись. При спешке автор может сосредоточиться только на основной просьбе и забыть проверить оформление. Сверьте документ с его назначением и проверьте, указаны ли все нужные части: без них текст может не выполнить практическую функцию.

Ошибка — путать заявление и расписку. Оба текста являются документами, поэтому их можно принять за одно и то же, если не подумать об их целях. Проверьте, что делает текст: заявление обращается с просьбой или сообщением, а расписка подтверждает получение денег, вещи или имущества.

Связь с другими темами

Чтобы разобраться в официально-деловом стиле, нужно уметь различать ситуации общения. Подумайте, кто говорит или пишет, кому адресован текст и какой результат нужен автору. Ответы на эти вопросы помогают понять цель высказывания и выбрать подходящий стиль.

Тема связана с изучением функциональных стилей речи — способов выбирать язык в зависимости от ситуации и задачи. Она также помогает различать книжную лексику, уместную в письменной и официальной речи, и разговорные слова, привычные в повседневной беседе. Понимание этих различий позволяет подбирать выражения к месту.

Знание официально-делового стиля пригодится в практической жизни. Оно помогает составлять заявления, расписки и другие документы, где важно ясно выразить обращение или подтвердить факт. Умение проверить точность сведений снижает вероятность недоразумений.

Что запомнить

• Официально-деловой стиль используют в официальном общении.
• Текст документа должен быть точным, кратким и понятным.
• В официальной речи избегают эмоциональных и разговорных выражений.
• Заявление выражает просьбу или обращение.
• Расписка подтверждает получение денег, вещи или имущества.
• У документа есть определённые части и необходимые сведения.