§ 6. Официально-деловой стиль речи

Определения и обозначения

Официально-деловой стиль речи — это стиль, который используют в официальных отношениях и документах. Он помогает общаться с учреждениями и оформлять решения так, чтобы их понимали одинаково. Такой стиль нужен не только большим организациям: с ним сталкивается каждый, кто пишет заявление или получает справку. Его отличает деловая, нейтральная манера изложения.

Документ — это текст, который фиксирует сведения, просьбу, решение или факт и может служить подтверждением. Например, документ помогает установить, о чём договорились или кто обратился в организацию. Чтобы сведения не приходилось угадывать, их записывают ясно и в установленной форме. Поэтому в документе важны и содержание, и его оформление.

Заявление — это письменная просьба или сообщение, адресованное официальному лицу либо организации. В нём автор сообщает, чего он просит или о чём хочет уведомить. Ясно сформулированное заявление помогает адресату понять, какое действие от него ожидают. В нём неуместны туманные намёки и лишние подробности.

Расписка подтверждает, что человек получил что-либо, например деньги или вещь. Доверенность, напротив, передаёт другому человеку право совершить определённое действие от имени доверителя. Эти документы нужны для разных ситуаций: расписка фиксирует получение, а доверенность — предоставление полномочия. Различать их важно, чтобы документ подтверждал именно то, о чём договорились.

Как это устроено

Официально-деловой стиль используют, когда общаются с учреждениями, оформляют деловые отношения и составляют документы. В таких ситуациях участникам нужно не просто обменяться впечатлениями, а зафиксировать просьбу, сведения или договорённость. Письменная форма помогает сохранить сообщение и при необходимости к нему обратиться. Именно цель общения объясняет выбор этого стиля.

Главная цель официально-деловой речи — сообщить информацию точно и однозначно. Если просьбу можно понять несколькими способами, адресат может выполнить не то, что имел в виду автор. Поэтому формулировки делают конкретными: называют действие, срок или предмет, если это необходимо. Так документ становится понятным и пригодным для использования.

Деловая речь отличается точностью, краткостью и нейтральностью, в ней нет эмоционально-оценочных выражений. Эти качества помогают сосредоточиться на сути, а не на настроении автора. Например, вместо жалобы на «ужасно неудобное расписание» можно указать конкретную просьбу о его изменении. Нейтральный тон делает текст уместным для официального общения.

В языке документов используют стандартные формулировки и слова в прямом значении, то есть в их обычном, буквальном смысле. Благодаря этому читателю не нужно разгадывать образные выражения или разговорные обороты. Важно также выбрать подходящую форму обращения к адресату. Общие языковые правила помогают составлять тексты, которые выглядят деловыми и воспринимаются однозначно.

У документов есть устойчивое оформление, потому что каждая часть выполняет свою задачу. Адресат показывает, кому направлен текст, а автор — кто его составил; название помогает определить вид документа. Основной текст сообщает суть, дата указывает, когда документ создан, а подпись подтверждает авторство. Если эти сведения пропущены, адресату может быть сложнее понять происхождение и назначение бумаги.

Официально-деловой стиль и его особенности

Таблица помогает проверить, действительно ли текст относится к официально-деловому стилю: учитывайте не только тему, но и цель с языковыми признаками. Для проверки документа пройдите по строкам и посмотрите, достаточно ли он точен, нейтрален и правильно оформлен. Отсутствие одной особенности само по себе не всегда решает вопрос, поэтому важно оценивать текст целиком.

Разбор задач

Задача 1. Определить стиль сообщения с просьбой выдать справку

Короткий текст адресован организации и содержит просьбу выдать справку. Нужно определить его стиль и назвать признаки, на которые опирается решение. Одной темы «справка» недостаточно: важны также цель и способ изложения.

1. Определяем цель: автор обращается к организации и просит выполнить конкретное действие.
2. Проверяем форму речи: сообщение письменное, краткое и рассчитано на официального адресата.
3. Сопоставляем признаки: просьба выражена прямо, а эмоциональных или разговорных слов нет.

Ответ: это официально-деловой стиль речи. На него указывают официальная ситуация общения, просьба к учреждению и нейтральная краткая формулировка. Если бы текст только рассказывал о справках, его стиль следовало бы определять по другим признакам.

Задача 2. Составить заявление директору школы

Ученик просит освободить его от занятий на один день и адресует заявление директору школы. Нужно включить необходимые части документа и изложить просьбу без лишних эмоций. Дату отсутствия следует указать точно, чтобы просьбу можно было понять однозначно.

1. Записываем адресата и автора, чтобы было ясно, кому направлен документ и кто его составил.
2. Указываем название «Заявление», затем формулируем просьбу и конкретную дату освобождения от занятий.
3. Добавляем дату составления документа и подпись автора; при необходимости заявление подписывает родитель.

Ответ: заявление может содержать адресата, сведения об авторе, название, просьбу, дату составления и подпись. Формулировка должна прямо сообщать, на какой день ученик просит освободить его от занятий. Не следует придумывать обстоятельства, которых нет в условии.

Задача 3. Выбрать документ для двух ситуаций

В первой ситуации человек получил деньги в долг, во второй — поручает другому забрать посылку. Нужно подобрать документ для каждого случая и определить, какие сведения помогут понять его содержание. Сравнивать следует по назначению документов, а не только по тому, кто их составляет.

1. При получении денег выбираем расписку, потому что она подтверждает факт получения.
2. В расписке указываем, кто, от кого и какую сумму получил, а также дату и подпись; если оговорён возврат, записываем его срок.
3. Для получения посылки выбираем доверенность: в ней указывают доверителя, человека, которому поручено действие, само полномочие и дату, затем ставят подпись.

Ответ: для денег в долг нужна расписка, а для получения посылки другим человеком — доверенность. В первом случае фиксируется получение денег, во втором предоставляется право действовать от имени другого. Чем точнее названы участники и действие, тем меньше риск неверного понимания.

Типичные ошибки

Ошибка — считать официально-деловым любой текст о работе учреждения. Её допускают, потому что судят только по теме, забывая о цели общения и языковых особенностях. Проверьте себя: текст должен выполнять официальную задачу и иметь характерные черты деловой речи.

Разговорные, эмоциональные и неопределённые слова могут сделать документ неуместным или двусмысленным. Их используют, когда хотят выразить отношение, но документ должен прежде всего передавать сведения или просьбу. Перечитайте текст и замените оценку конкретным фактом или ясной формулировкой.

Расписку иногда принимают за поручение действовать от имени другого человека. Путаница возникает потому, что оба документа связаны с отношениями между людьми, но назначение у них разное. Спросите себя, что нужно зафиксировать: получение чего-либо — расписка, передача полномочия — доверенность.

Пропуск адресата, автора, даты или подписи затрудняет понимание того, кому направлен документ и кем он составлен. Часть сведений могут забыть, если сосредоточиться только на основном тексте. Перед тем как закончить документ, проверьте наличие каждой необходимой части и убедитесь, что данные можно установить однозначно.

Связь с другими темами

Перед изучением официально-делового стиля полезно уметь различать разговорную и книжную речь. Для этого нужно обращать внимание на цель общения и особенности языка, а не только на тему текста. Также помогает умение определять тему и основную мысль: оно позволяет отделить главное сообщение от подробностей.

Эти знания пригодятся при составлении заявления, расписки и других документов, где важны ясность и соблюдение формы. Понимание деловой речи помогает также изучать функциональные стили — разновидности языка, которые используют в разных ситуациях общения. Сравнивая их, можно выбирать подходящую манеру речи для конкретной задачи.

Что запомнить

• Официально-деловой стиль используют в официальных отношениях и документах.
• Главные требования к деловой речи — точность, ясность и краткость.
• Официальный документ должен быть нейтральным по тону.
• Устойчивые формулировки помогают одинаково понимать документы.
• Расписка подтверждает получение чего-либо.
• Доверенность даёт право действовать от имени другого человека.