§ 9. Официально-деловой стиль речи

Определения и обозначения

Официально-деловой стиль речи — стиль общения в официальных отношениях между людьми и организациями. Его назначение — помогать передавать важные сведения, обращаться с просьбами и оформлять договорённости. Благодаря общим правилам участники общения понимают, что от них требуется.

Документ — текст, составленный по установленным правилам и подтверждающий или сообщающий важные сведения. Его точность нужна, чтобы читатели одинаково поняли содержание и могли опереться на него. Единая форма помогает быстро находить нужную информацию и понимать, кто и к кому обращается.

Заявление — документ, в котором человек официально обращается с просьбой или сообщением. Его адресуют тому, кто может рассмотреть обращение или принять решение: например, руководителю учреждения. В заявлении важно ясно назвать свою просьбу, чтобы адресат понял, о чём его просят.

Объявление — краткий официальный текст, который сообщает важные сведения определённому кругу людей. В нём обычно указывают, что произойдёт, где и когда, а при необходимости — условия участия и способ узнать подробности. Такой порядок помогает читателю быстро найти нужную информацию.

Как это устроено

Официально-деловой стиль нужен в учреждениях и организациях, когда людям требуется обменяться важной информацией. Он подходит для обращения с просьбой, сообщения о событии или оформления договорённости. Обычная беседа не всегда оставляет точную запись, а документ помогает сохранить содержание и передать его другим. Поэтому у такого общения есть установленные формы.

Точность и однозначность формулировок помогают читателю понять документ без догадок. Если указать только «в ближайшее время», не назвав конкретную дату, адресат может понять эти слова иначе, чем автор. Важные сведения лучше называть прямо: тогда сообщение можно исполнить или проверить. Так снижается вероятность недоразумений.

Краткость помогает не отвлекать читателя от главного, а последовательность — увидеть, как связаны сведения. Например, сначала называют событие, затем его время и место, а после — условия участия. Если перемешать эти данные или добавить лишние подробности, важную информацию будет труднее найти. Поэтому деловой текст должен сообщать необходимое, но не перегружать читателя.

В официальных текстах используют нейтральные слова и привычные для документов формулировки. Они подходят для общения с разными людьми и не выражают личного отношения автора. Разговорные выражения могут быть непонятны адресату, а образные обороты — отвлечь от смысла или сделать его неясным. Поэтому в заявлении или объявлении лучше выбирать простые и точные слова.

Документ часто состоит из частей, у каждой из которых своя задача. Адресат показывает, кому направлено обращение, сведения об авторе — от кого оно поступило, а основной текст раскрывает цель. Название, дата и подпись помогают определить вид документа, время составления и автора. Состав и порядок частей зависят от вида документа, поэтому перед написанием нужно понять, что именно требуется составить.

Особенности официально-делового стиля и их проявление в документах

Чтобы воспользоваться таблицей, сначала определи, для чего создан текст и кому он адресован. Затем проверь, соответствуют ли его слова и порядок частей нужной цели. Так можно заметить, каких сведений не хватает и что стоит исправить.

Разбор задач

1. Определяем стиль текста с просьбой

Условие. Нужно определить стиль короткого текста, в котором ученик просит разрешить ему участвовать в школьном мероприятии, и объяснить выбор. Важно учитывать не только то, что речь идёт о школе, но и цель обращения. Проверим, кому оно направлено и как сформулирована просьба.

1. Определяем цель: автор официально просит о разрешении.
2. Уточняем адресата: обращение предназначено человеку, который может разрешить участие.
3. Проверяем язык: просьба выражена ясно, без разговорных слов и лишних эмоций.

Ответ. Если эти признаки есть, текст относится к официально-деловому стилю. Такой вывод основан на цели, адресате и нейтральной форме, а не только на школьной теме.

2. Составляем заявление директору

Условие. Нужно составить заявление на имя директора школы с просьбой освободить ученика от занятий на один день. В документе должны быть понятны адресат, автор и сама просьба. Причину или дополнительные сведения указывают только тогда, когда они известны и нужны для рассмотрения обращения.

1. В начале называют адресата, затем указывают сведения об авторе.
2. По центру пишут название «Заявление».
3. В основном тексте точно формулируют просьбу и называют день, на который она относится.
4. В конце ставят дату и подпись автора.

Ответ. Части расположены так, что сразу видно, кому и от кого поступило обращение, а затем — о чём просят. Нейтральная формулировка без разговорных слов помогает директору правильно понять просьбу.

3. Исправляем объявление об экскурсии

Условие. В объявлении о школьной экскурсии есть разговорные и неясные выражения, а некоторые сведения пропущены. Нужно сделать текст кратким и понятным для учеников и их родителей. Представим, что в нём написано: «Классно едем гулять скоро, приходите туда, где обычно!».

1. Убираем разговорное «классно» и заменяем его нейтральным названием события.
2. Проверяем, сообщены ли дата, время и место сбора; вместо «скоро» и «там» нужны конкретные сведения.
3. При необходимости добавляем условия участия и указываем, к кому обратиться за подробностями.

Ответ. После правки читатель должен понимать, что это за экскурсия, когда и где она начнётся и что нужно сделать для участия. Неизвестные данные нельзя придумывать: их нужно уточнить у организатора и внести в объявление.

Типичные ошибки

Ошибка — считать официально-деловым любой текст о школе или учреждении. Так думают, потому что связывают стиль только с темой, но о школьных событиях можно рассказывать и в разговорной беседе. Проверь цель и адресата: если текст не оформляет официальное обращение и не сообщает сведения по деловым правилам, одной школьной темы недостаточно.

Ошибка — добавлять в документ разговорные, эмоциональные или образные выражения. Их используют по привычке, стараясь сделать текст интереснее, но в официальном сообщении они могут звучать неуместно и отвлекать от смысла. Перечитай текст и замени такие слова нейтральными, оставив только то, что помогает понять сообщение.

Ошибка — пропускать необходимые части документа или ставить их в произвольном порядке. Автор может сосредоточиться на просьбе и забыть указать, кому она адресована или от кого поступила. Проверь, можно ли сразу найти адресата, автора и основную мысль, а затем сверь состав с видом документа.

Ошибка — формулировать просьбу расплывчато или не указывать важные сведения. Иногда автору кажется, что адресат сам догадается о сроке или обстоятельствах, но читатель не обязан знать их заранее. Проверь, названы ли конкретно предмет просьбы и нужные данные; если одну фразу можно понять по-разному, уточни её.

Связь с другими темами

Для работы с официально-деловым стилем пригодится умение определять цель и адресата текста. Также нужно находить его основную мысль и отличать нейтральные слова от разговорных. Эти навыки помогают понять, подходит ли текст для документа и какие выражения в нём лучше заменить.

Знание особенностей стиля помогает составлять заявления, объявления и другие документы в школе и за её пределами. Оно пригодится и при изучении функциональных стилей речи — способов использовать язык в разных ситуациях общения. Сравнивая их, можно понять, почему один и тот же человек говорит по-разному в беседе и в официальном обращении.

Что запомнить

• Официально-деловой стиль используют в официальном общении.
• Главные требования к такому тексту — точность, ясность и последовательность.
• Документы составляют по принятым правилам.
• Язык официального текста обычно нейтрален и лишён лишней эмоциональности.
• Разговорные и образные выражения в официальных документах обычно неуместны.
• Состав документа зависит от его вида и назначения.