Настоящее Техническое задание (ТЗ) определяет требования к комплексу работ по подготовке и проведению 3-й церемонии вручения Международной премии ЮНЕСКО-России имени Д.И. Менделеева за достижения в области фундаментальных наук. Цель ТЗ – обеспечить организацию и безупречное проведение мероприятия на высочайшем международном уровне, соответствующем статусу ЮНЕСКО и Российской Федерации. Ожидаемый бизнес-результат – успешное освещение достижений российской науки, укрепление международного имиджа России как лидера в фундаментальных исследованиях, а также повышение престижа Премии. Исполнитель должен продемонстрировать высокий уровень экспертизы и управленческих компетенций для достижения поставленных целей.
Целью данного ТЗ является обеспечение профессиональной организации и проведение 3-й церемонии вручения Международной премии ЮНЕСКО-России имени Д.И. Менделеева. Основной бизнес-эффект заключается в повышении международного престижа российской науки и укреплении имиджа Российской Федерации на мировой арене.
В объем работ входит полный цикл подготовки и проведения церемонии: от разработки концепции и программы до логистики, технического обеспечения, работы с VIP-гостями и пост-мероприятийной отчетности. Не входит в объем работ: финансовое обеспечение премиального фонда, участие в процессе отбора номинантов и присуждения премии.
Создание уникальной и соответствующей статусу мероприятия концепции, включая сценарий, тематическое оформление и программу.
Планирование и обеспечение трансфера, проживания, питания для участников, гостей и членов оргкомитета.
Обеспечение высококачественного звукового, светового, видеооборудования, а также оборудования для синхронного перевода.
Организация протокольного сопровождения, трансфера и пребывания официальных лиц и почетных гостей.
Разработка и реализация информационной кампании, аккредитация СМИ, подготовка пресс-материалов.
Разработка дизайна, печать полиграфической продукции, оформление площадки в соответствии с фирменным стилем Премии.
Режиссура, координация всех служб, контроль выполнения сценария в режиме реального времени.
Подготовка финального отчета о мероприятии, включая фото- и видеоматериалы, сбор обратной связи.
Финализированная концепция, программа мероприятия и бюджет.
Запуск работ по логистике, дизайну, техническому обеспечению.
Подтверждение всех бронирований, готовность технического оборудования.
Успешное проведение 3-й церемонии вручения Премии.
Передача финальных отчетов и артефактов.
Предварительная оценка общего срока реализации проекта составляет 6 месяцев, с финальным проведением мероприятия в ноябре 2024 года.
Бюджет на организацию и проведение мероприятия определяется в диапазоне от 10 до 15 миллионов рублей.
Снижение: Формирование запасных планов, постоянный мониторинг ситуации, гибкость в логистике и коммуникациях.
Снижение: Разработка комплексной PR-стратегии, привлечение медиа-партнеров, организация эксклюзивных интервью.
Снижение: Резервное оборудование, тестирование систем заранее, наличие квалифицированной технической поддержки на площадке.
Снижение: Усиленная коммуникация с гостями, проработка протокола замены, наличие резервных выступлений.
Снижение: Формирование резервного фонда (10-15% от бюджета), тщательное планирование, контроль закупок.
Координация работ, утверждение ключевых решений, контроль бюджета и сроков.
Управление техническим обеспечением, координация с площадкой, контроль качества.
Разработка и реализация медиа-стратегии, взаимодействие со СМИ.
Организация приема и сопровождения VIP-гостей, взаимодействие с дипломатическими миссиями.
Выполнение всего комплекса работ по подготовке и проведению мероприятия согласно ТЗ.
Отвечает за общее управление проектом, взаимодействие с заказчиком, контроль сроков, бюджета и качества выполнения работ.
Отвечает за техническое обеспечение мероприятия, поиск и управление подрядчиками, контроль процесса монтажа и демонтажа.
Организует транспортировку, проживание, питание и перемещение участников и гостей мероприятия.
Разрабатывает и реализует коммуникационную стратегию, координирует работу со СМИ и обеспечивает информационную поддержку.
Отвечает за разработку и детальную проработку сценария мероприятия, координацию ведущих и артистов.
Прямое взаимодействие с техническими службами ЮНЕСКО, службами безопасности, государственными органами РФ, партнерами и спонсорами мероприятия.
Соблюдение стандартов безопасности ЮНЕСКО, применение шифрования для обмена конфиденциальной информацией, обеспечение конфиденциальности персональных данных всех участников.
Планируется комплексное тестирование всей техники и сценария (техническая репетиция, генеральная репетиция) под контролем представителей заказчика. Валидация будет проходить на основании соответствия техническим требованиям, сценарию и протоколу.
Гарантийный период на предоставленные технические решения составляет 30 дней после мероприятия. SLA для оперативной поддержки во время мероприятия – 24/7.
Требуется привлечение команды опытных event-специалистов, технических подрядчиков, логистических служб, а также использование специализированного программного обеспечения для управления проектами и коммуникациями.
Выполнил: ФИО
